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MRO
onderdelenbeheer
met geautomatiseerd voorraadbeheersysteem
version française
Het inkoopproces vereenvoudigen en bovendien op kostenbesparing richten, is één
van de doelstellingen van een speciaal ontwikkeld voorraadverstrekking- en
beheersysteem van elektrogroothandel Ehrbecker Schiefelbusch in het Nederlandse
Raamsdonksveer. Het is bedoeld en geschikt om bij afnemers te worden toegepast,
zodat die er het beoogde voordeel mee behalen. Dat lijkt misschien vreemd, maar
door de elektrogroothandel in de totale logistieke keten van een
productiebedrijf, assemblagebedrijf OEM of paneelbouwer op te nemen, krijgen
beide partijen een win/win-situatie.
Wat brengt een toeleverancier er toe zijn klanten aan te bieden hun
inkoopprocessen te vereenvoudigen, hun logistieke prestaties te verbeteren en
tegelijkertijd hun voorraden verbruiksmaterieel door hem te laten beheren? Om
bovendien de klant te vragen de hele verrekenprocedure ook nog eens aan de
toeleverancier over te laten? Gemakzucht of daadwerkelijke samenwerking in de
keten? “Het is dat laatste”, zegt logistiek manager Wim Schouten CPIM van
Ehrbecker Schiefelbusch (ES). Het systeem, dat Schouten omschrijft als het
‘Logistiek Maatwerk’, is samen met de automatiseringsexpert van het bedrijf, ES
Data Manager Paul Roodnat en met directeur Lammert Dijkstra van ICS Vertex in
Nieuwegein, ontwikkeld. Dijkstra heeft het ES-tweetal geholpen bij de
implementatie van de benodigde hard- en software en daarbij gekozen voor een
bepaald type handheld-terminal (de Datalogic JET). Het systeem wordt inmiddels
enkele jaren succesvol toegepast. “Wij bieden onze klanten meerwaarde aan in de
vorm van adviezen omtrent materiaalkeuze, toepassingsmogelijkheden en
automatiseringstechnische wensen in het elektro-, licht-, kabel- en
systeembeheer of gebruik en ook waar het gaat om het verbeteren van de
wederzijdse logistieke prestaties”, vat Schouten het begrip Logistiek Maatwerk
samen.
Cost of Ownership
“We spelen in op het Total Cost of Ownership, dat tegenwoordig het
inkoopbeleid van onze afnemers kenmerkt”, vervolgt hij. Binnen dat concept
kijken inkopers niet alleen meer naar de componentkosten maar naar alle
inkoopkosten in een logistiek proces en daar horen ook de prestaties van de
toeleverancier bij. “Wij gaan graag met onze afnemers om de tafel zitten voor
het uitvoerig bekijken van alle stappen in hun productie- of installatieproces”,
aldus onze gesprekspartner. “Daarbinnen nemen de zogeheten laagwaardige
verbruiksartikelen een belangrijke positie in. Het zijn de relatief weinig
kostende maar heel frequent benodigde schakelaars, stekers, bedrading,
batterijen en al die kleine en vaak met honderden tegelijk in de paneelbouw,
assemblage of elektrotechnische productie toegepaste items, die inkopers vaak
veel tijd en geld kosten om ze te verwerven. Bovendien vragen ze in het
logistiek beheer vaak veel tijd en dus geld om ze bij uitgifte te verantwoorden
om daarmee het bestelmoment in de gaten te houden. Bij ES besloot men daarom op
een bepaald moment iets aan de ingewikkelde bureaucratie te doen. Enerzijds om
daarmee de logistieke prestaties in het eigen bedrijf te verbeteren en
anderzijds om tegelijkertijd bij de klant een verlaging van de verwervingskosten
(met name de proceskosten in het kader van het Total Cost of Ownership) en van
hun fysieke proceskosten te bewerkstelligen.” Het werd een uit drie componenten
bestaand concept, dat een basisuitvoering kent (Easy Logistics), een aanvullend
gedeelte dat naar de naam Vendor Managed Inventory luistert en een component,
waarin het voorraadbeheer en volledige eigendom van deze verbruiksartikelen aan
de toeleverancier is uitbesteed. Wim Schouten legt graag uit hoe het werkt.
Easy Logistics
“Het hele systeem werkt met een 2 bakken - 2bin zoals wij dat noemen -
voorraadsysteem. Wij bekijken samen met de desbetreffende klant welke artikelen
voortdurend worden verbruikt, maar waarvan de relatief lage waarde een
uitgebreid inkoop- en beheerproces niet rechtvaardigt. We berekenen tevens op
basis van afnamecijfers hoeveel van die artikelen er in een bepaalde bak moeten
liggen om een samen vast te stellen periode te overbruggen”. Vervolgens zorgt ES
dat er altijd precies genoeg voorraad aanwezig is. “Wanneer een bin leeg is,
signaleert onze buitendienstmedewerker die de klant bezoekt dit en hij zorgt dat
nog tijdens zijn bezoek een melding over aanvulling wordt doorgegeven aan ons
ERP-systeem”, licht Schouten toe. De buitendienstmedewerker vult bij zijn
volgende bezoek de bin weer aan. “Waarschijnlijk zijn andere bins dan weer leeg,
zodat de hele procedure zich herhaalt”, vervolgt de logistiek manager van ES.
“Wij factureren de klant op basis van het daadwerkelijke verbruik en de klant is
verlost van tijd- en geldvragende inkoop- en beheerprocedures”. Door het
verstrekken van rapportage’s behoudt de klant een goed overzicht en grip op zijn
grijpvoorraad. “Het hele concept biedt de klant een uitstekende beschikbaarheid
van de voorraad tegen een minimum aan inspanning en de daarmee gepaard gaande
kosten”, concludeert de medebedenker van het systeem.
ICS Vertex en Datalogic
Het systeem werkt goed, weet Schouten inmiddels. Het draait bij tientallen
klanten in de industriële productie, bij installatiebedrijven in de
infrastructuur, weg-, water- en utiliteitsbouw en bij assemblagebedrijven, OEM’s
en paneelbouwers. Om de buitendienstmedewerker van ES niet te belasten met de
bureaucratische rompslomp, die hij juist bij zijn afnemers wegneemt, heeft
Schouten samen met Data Manager Paul Roodnat de automatisering voor dit
Logistiek Maatwerk-systeem ontwikkeld. “We geven daartoe de
buitendienstmedewerker een handheld terminal mee, die een ingebouwde
barcodescanner heeft”, legt Roodnat uit. Alle bins bij alle afnemers dragen een
barcode-etiket, waarin de artikelinformatie is opgenomen. “Deze terminal
communiceert ter plaatse via GSM/GPRS met ons ERP-systeem”, vervolgt hij. Dit
houdt in, dat wanneer de buitendienstmedewerker de code op de bins heeft
gescand, automatisch bij ES een order wordt aangemaakt alsmede de
voorraadbeheermodule van deze klant automatisch wordt bijgewerkt plus de
financiële module informatie krijgt voor de facturering. De software voor de
handterminal - de Datalogic Jet - is door de partner van deze
hardwareleverancier, ICS Vertex, speciaal aangepast voor het Logistiek
Maatwerk-concept van ES. “We zorgen bijvoorbeeld dat een bestand niet eerder uit
de terminal wordt verwijderd, dan wanneer het ERP van ES aan de terminal heeft
laten weten dat alle gegevens goed zijn aangekomen en verwerkt zijn”, legt ICS
Vertex-directeur Lammert Dijkstra uit. Hij is ook degene die ES Data op het idee
bracht om met GSM/GPRS te werken. “Je kunt wel met een PC gaan werken of de data
via cradles in de auto, bij de buitendienstmedewerker thuis of via een cradle in
één van de 14 ES-regiovestigingen verzenden, maar dan ben je zowel hard- als
softwarematig duurder uit”, weet Dijkstra, hiermee zijn aandeel in het Total
Cost of Ownership van dit systeem aangevend. Hij heeft al weer jaren ervaring
met de Datalogic-apparatuur en besloot om voor de nieuwe ‘Jet’ te kiezen, die
naar zijn mening volledig tegemoet zou komen aan de wensen van de gebruiker. Dat
deze keuze juist is geweest, bewijst het enthousiasme waarmee de logistieke
medewerkers van ES er mee werken en de inmiddels gebleken betrouwbaarheid van de
datacommunicatie. <<
La gestion des pièces détachées MRO
avec système de gestion des stocks automatisé
Simplifier le processus d’achat et, de surcroît, viser à faire des économies
dans les dépenses est un des objectifs d’un système de fourniture et de gestion
de stocks tout spécialement développé pour ce grossiste en matériel électrique
Ehrbecker Schiefelbusch, à Raamsdonksveer aux Pays-Bas. Il est destiné et
convient pour des applications chez les clients, afin que ceux-ci puissent
bénéficier des avantages. Cela peut paraître étrange, mais en l’intégrant le
grossiste en matériel électrique dans toute la chaîne logistique d’une
entreprise de production, d’assemblage OEM ou par les constructeurs de tableaux,
les deux parties sont gagnantes.
Qu’est-ce qui fait qu’un fournisseur sous-traitant propose à ses clients de leur
simplifier les procédures d’achats, d’améliorer leurs performances logistiques
et en même temps de leur faire gérer leurs stocks de matériel d’utilisation
courante ? De demander, en plus au client, de lui confier toute la procédure du
calcul ? Facilité et collaboration effective au sein de la chaîne ? «C’est la
dernière chose à faire», déclare le responsable de la logistique Wim Schouten
CPIM d’Ehrbecker Schiefelbusch (ES). Le système que Schouten décrit comme ‘le
travail à façon en logistique’, a été développé, avec l’expert de
l’automatisation de l’entreprise, Paul Roodnat, ES Data manager, et avec Lammert
Dijstra, directeur d’ICS Vertex à Nieuwegein. Dijkstra a aidé les deux
responsables d’ES lors de l’implémentation des hardware et software et pour
cela, il fut choisi pour un terminal ‘handheld’ d’un certain type (le JET
Datalogic). Maintenant, le système est utilisé depuis quelques années avec
succès. Schouten résume la notion de ‘travail à façon en logistique’ comme
suit : «Nous offrons une valeur ajoutée à nos clients sous forme de conseils en
matière de choix des matériaux, des possibilités d’applications et de désirs
d’automatisation technique dans la gestion du matériel électrique, d’éclairage,
de câblage et de système ou de leur utilisation. Nous les assistons aussi là où
s’agit d’améliorer les performances logistiques réciproques», résume Schouten
Cost of Ownership
«Nous jouons sur le Total Cost of Owernship (TCO), qui caractérise
actuellement la politique d’achat de nos clients», poursuit-il. Au sein de ce
concept, les acheteurs ne considèrent pas seulement le coût des composants, mais
tous les frais liés aux achats dans un processus logistique. Les prestations des
sous-traitants sont bien évidemment également incluses. «Nous nous mettons
volontiers à table avec nos clients pour étudier de près toutes les étapes de
leurs processus de production ou d’installation», poursuit notre interlocuteur.
«Dans ce cadre, les articles de consommation courante de petite valeur occupent
une place importante. Il s’agit d’articles peut coûteux, mais très fréquemment
utilisés comme les interrupteurs, prises de courant, fils et câbles, batteries
et tous ce petit matériel souvent utilisés par centaines dans la construction de
tableaux, dans les assemblages ou dans la production électrotechnique, qui
coûtent beaucoup de temps et d’argent aux acheteurs. Par ailleurs, dans la
gestion logistique, toutes ces démarches demandent souvent beaucoup de temps et
d’argent afin d’en justifier la dépense pour pouvoir surveiller le moment de la
commande. Pour cette raison, ES décida à un moment donné de changer quelque
chose à cette bureaucratie compliquée. D’une part d’améliorer ainsi les
performances logistiques de l’entreprise elle-même et d’autre part de contribuer
à une diminution des coûts d’acquisition (à savoir les coûts de processus dans
le cadre du Total Cost of Ownership) ainsi que leurs coûts de processus
physique.» C’est devenu un concept comprenant trois composantes, qui connaît une
réalisation de base (Easy Logistics), un partie complémentaire qui porte le nom
de Vendor Managed Inventory et un composant, dans lequel la gestion des stocks
et la propriété totale de ces articles de consommation est confiée au
sous-traitant. Wim Schouten explique volontiers le fonctionnement.
Easy Logistics
«Tout le système fonctionne avec un système de stocks de 2 bacs – nous
parlons de 2bin. Nous voyons avec le client concerné quels articles il utilise
en permanence, mais dont la valeur relativement faible ne justifie pas un
processus d’achat et de gestion très étendu. Nous calculons également, sur base
des chiffres de vente, combien de ces articles doivent se trouver dans un
certain bac pour déterminer ensemble la période à surmonter». Ensuite, ES veille
à ce qu’il y ait toujours suffisamment de stock. «Lorsqu’un bin est vide, notre
collaborateur du service extérieur qui visite ce client, nous le signale et il
veille à ce qu’au cours de sa visite un message soit transmis à notre système
ERP pour réassortir», explique Schouten. Le collaborateur du service extérieur
complète le bin lors de visite suivante. «D’autres bins sont sans doute
également vides, si bien que toute la procédure se répète», poursuit le
responsable de la logistique chez ES. «Nous facturons au client, sur base de la
consommation effective et le client est débarrassé des procédures d’achats et de
gestion qui coûtent du temps et de l’argent.»
En fournissant des rapports, le client garde un bon aperçu et suffisamment de
maîtrise sur ses stocks. «Tout le concept offre une excellente disponibilité de
ses stocks avec un minimum d’efforts et de frais», conclut le co-concepteur du
système.
ICS Vertex et Datalogic
Le système fonctionne bien, poursuit Schouten. Il tourne chez des dizaines
de clients dans la production industrielle, dans l’infrastructure de certaines
entreprises d’installation, dans la construction routière, d’ouvrages
hydrauliques et de bâtiments d’utilisé publique, ainsi que dans les sociétés
d’assemblage, OEM et constructeurs de panneaux. Afin de ne pas surcharger le
collaborateur du service extérieur d’ES par des paperasseries administratives,
dont il soulage précisément ses clients, Schouten a développé l’automatisation
de ce système de Travail à Façon Logistique avec Paul Roodnat, Data Manager.
«Pour cela, nous confions un terminal portable au collaborateur du service
extérieur, avec un scanner de codes-barres intégré», explique Roodnat. Tous les
bins chez tous les clients sont munis d’une étiquette à code barre reprenant les
informations des différents articles. «Ce terminal communique sur place via
GSM/GPRS avec notre système ERP». Ceci implique que lorsque le collaborateur
extérieur a scanné le code sur les bins, une commande est établie
automatiquement chez ES, et le module de stock de ce client est automatiquement
adapté. Quant au module financier, celui-ci reçoit les instructions pour la
facturation. ICS Vertex, partenaire de ce fournisseur d’ordinateurs, a tout
spécialement adapté le software du terminal portable – le Datalogic Jet – au
concept de travail à façon logistique d’ES,. «Nous veillons, par exemple, à ce
qu’un fichier ne soit pas supprimé du terminal tant que le ERP de ES n’a pas
signalé au terminal que toutes les données sont bien arrivées et traitées»,
explique Lammert Dijkstra, directeur de ICS Vertex. C’est aussi lui qui a donné
l’idée à ES Data de travailler avec un GSM/GPRS. «Vous pouvez évidemment
utiliser un PC ou envoyer les données via des ‘cradles’ dans la voiture, chez le
collaborateur du service extérieur ou via un cradle dans une des 14
implantations régionales d’ES, mais cela vous coûtera plus cher aussi bien en
équipements qu’en software», déclare Dijkstra, expliquant ainsi sa participation
dans le Total Cost of Ownership du système. Il a aussi des années d’expérience
avec l’appareil Datalogic et a décidé de choisir le nouveau ‘Jet’, qui, à son
avis, devrait répondre tout à fait aux souhaits de l’utilisateur. L’enthousiasme
avec lequel les collaborateurs logistiques d’ES l’utilisent ainsi que la
fiabilité de la communication des données montrent que ce fut le bon choix. <<
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