|
Engineering & Onderhoud
Johnson Polymer verdient onderhoudsbeheersysteem terug in twee jaar
version française
Jacob-Jan van der Spek
Johnson Polymer ontwikkelt, produceert en verkoopt een breed assortiment aan
harsen, polymeren en high solids oligomeren. Deze halffabrikaten vormen de basis
voor producten in de grafische branche (in de vorm van inkten en vernissen) en
in de coatingsindustrie (verven, lakken en poedercoatings). Bij Johnson Polymer
is de technische dienst nauw verweven met de engineering- en
productieafdelingen. Sinds begin 2002 werkt Johnson Polymer met een
onderhoudsbeheerssysteem. Maintenance Manager René Baron legt uit hoe hij dit
systeem in twee jaar terugverdiende.
Op het Nederlandse hoofdkantoor van Johnson Polymer in Nijehaske, dat in 1995 is
gebouwd, werken circa 150 medewerkers. Zes van hen zijn werkzaam bij de
technische dienst en verzorgen het onderhoud aan de circa 800 procesfuncties en
meer dan 6.000 instrumenten. Sinds begin 2002 werkt deze afdeling met software
voor onderhoudsbeheer, Ultimo, ter ondersteuning van haar werkzaamheden. “De 65
productiemedewerkers maken gebruik van een eenvoudig meldscherm waarmee zij
storingen aan de (onderdelen van) procesfuncties kunnen melden,” aldus Baron.
Als gevolg van deze constructie komt de technische dienst heel dicht bij de
productiemedewerkers te staan.
Wet- en regelgeving
Zoals elke technische dienst krijgt ook de technische dienst van Johnson
Polymer te maken met diverse vraagstukken. Eén daarvan is die met betrekking tot
wet- en regelgeving. Ultimo wordt ingezet ter ondersteuning van de vele
verschillende eisen van overheidswege. Hierbij wordt rekening gehouden met de
NEN 3140, CPR (Commissie Preventie Rampen), BRZO (Besluit Risico’s Zware
Ongelukken), Atex 95 en 137 (met betrekking tot explosieveiligheid), de wet
Milieubeheer en de ISO 14001-milieunorm (een onderwerp dat Johnson Polymer zeer
hoog in het vaandel heeft staan). Eén van de gevolgen van deze wettelijke
richtlijnen is een regelmatig bezoek van inspecteurs ten behoeve van
bijvoorbeeld de controle op toestellen die onder RTOD (regels voor toestellen
onder druk) vallen. “Wij leggen de optimale manier van inspecteren vast in
samenwerking met de inspecteur waarna deze wordt geaccordeerd”, aldus Baron
Hiermee vermijdt Baron mogelijke discussies tussen inspecteur en technische
dienst over waarom een bepaalde installatie nou wel of niet op een bepaalde
manier geïnspecteerd mag worden.
Periodiek onderhoud
Het periodiek onderhoud genereert de technische dienst mede op basis van
deze wet- en regelgeving. Circa 25% van het periodiek onderhoud is hieraan
gerelateerd. Het tijdsinterval wordt veelal bepaald door de regelgeving, door de
uit het onderhoudsbeheersysteem volgende analyses en op basis van ervaring.
Baron: “Eén van de manieren om het periodiek onderhoud beter vorm te geven is
door het opzetten van een afloopschema, waarbij bij elke nieuw aangeschafte
machine aan de hand van een flowchart wordt bepaald welke periodieke
onderhoudswerkzaamheden benodigd zijn. Hierbij kan worden gedacht aan de door de
leverancier voorgeschreven onderhoudswerkzaamheden, vaak in relatie met
garantiebepalingen.”
Aanschaf systeem
Toen begin 2002 werd gekeken naar een nieuw onderhoudsbeheersysteem (OBS),
werden de navolgende eisen en wensen geformuleerd, waaraan het systeem minimaal
moest voldoen:
1. Het systeem moest de technische dienst in al haar werkzaamheden ondersteunen.
2. Het systeem moest als kennisbank fungeren en zodoende een correcte
kennisoverdracht waarborgen, vooral tussen de verschillende ploegen (Johnson
Polymer werkt met een 5-ploegen dienst) en de technische dienst.
3. Het systeem moest breed gebruik ondersteunen en zijn eigen draagvlak creëren.
Dit wordt gegarandeerd doordat de productieafdeling zelf haar storingsmeldingen
doorgeeft via het OBS.
4. Rapportagemogelijkheden moesten op alle niveaus ondersteuning verlenen aan de
verschillende afdelingen. Eén van de functionaliteiten van de software, die
hiervoor garant stond, is de mogelijkheid om gegevens uit de database te
exporteren naar MS Excel. Hierdoor kan aan iedere afdeling de door haar gewenste
rapportage worden aangeboden. Bovendien heeft de directie op deze wijze inzicht
in de kosten, de monteurs in het werk dat ze verzet hebben en de productie over
wanneer hun meldingen worden opgevolgd.
Procesfuncties
Naast bovenstaande eisen werd bij Johnson Polymer een ander probleem
gesignaleerd. Tijdens het bouwen van de fabriek in 1994 / 1995, werd de gehele
productie-installatie gecodeerd volgens het systeem van procesposities (oftewel
procesfunctie, bijvoorbeeld: R-0101). Alle beschikbare informatie zoals
documenten, vergunningen, veiligheidsstudies etc. werden gerelateerd aan deze
code. Na verloop van tijd werden procesonderdelen (bijvoorbeeld een reactor)
vervangen waardoor relaties soms verbroken moesten worden omdat er fysiek een
nieuw apparaat kwam te staan. Hoe kun je dan de historie op zowel procesfunctie
als apparaatniveau volgen? Met behulp van het onderhoudsbeheersysteem kon het
gebruik van procesfuncties worden ondervangen zodat zowel op de procesfunctie
(ten behoeve van de communicatie naar de productieafdeling) als op de
installatie (ten behoeve van het apparaat zelf) een en ander wordt vastgelegd.
Adviezen
Baron: “Tijdens de implementatie van het hierboven beschreven systeem hebben
we als organisatie veel geleerd. Zo is het onder meer belangrijk om er op toe te
zien dat wildgroei aan storingscodes wordt voorkomen. Kies daarom bijvoorbeeld
voor een tweetrapsraket: storingsvorm / storingsoorzaak. Pas verder op voor
over-automatisering. Ga altijd na of een bepaalde handeling zijn
tijdsinvestering terugverdient. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het
registreren van storingen op een onderdeel van een pomp. Loont het werkelijk de
moeite om in zo’n geval alle onderdelen van de pomp te coderen, in te voeren in
het systeem en te beheren?” Niet geheel onbelangrijk is het verder volgens Baron
om je manier van werken af te stemmen op andere afdelingen (bijvoorbeeld de
codering van kostenplaatsen in lijn brengen met die van de afdeling Financiën
zodat Activity Based Costing mogelijk wordt gemaakt).
Classificatie
Denk voordat begonnen wordt met het nummeren van de installaties goed na
over de juiste classificatie en zorg voor ruimte in de classificatie
(R-10-01-00; hoofdgroep, subgroep, volgnummer en decompositie, waarbij de
decompositie op het moment van aanvang niet gebruikt wordt, maar ruimte biedt
voor de toekomst.). Doe vervolgens hetzelfde voor artikelen en vergeet niet om
kenmerken in te voeren. Kenmerken kunnen zeker bij grotere plants zeer
gemakkelijk zijn in geval van bijvoorbeeld “vervang pomp met capaciteit
x”-vraagstukken.
ROI
Een veel terugkomend, en vaak ter discussie staand onderwerp is de Return on
Investment (ROI) van een OBS. Vaak wordt gezegd dat de ROI van een OBS niet
meetbaar is, of sterker nog, dat deze in het geheel niet wordt terugverdiend.
Reden te meer om goed stil te staan bij de communicatie als technische dienst
naar de buitenwacht. Baron: “De terugverdientijd van Ultimo is niet in cijfers
uit te drukken omdat er, naast de vaak terugkerende werkzaamheden, soms zeer
ingrijpende, en daardoor de onderhoudskosten sterk verhogende, storingen en
modificaties voorkomen.” Desondanks geeft de heer Baron aan dat de investering
binnen twee jaar is terugverdiend. Als we in detail kijken naar wat het gebruik
van de software de technische dienst heeft opgeleverd, dan vallen een aantal
zaken op:
§ Tijdwinst: een rapportage voor het management, die voor de invoering van
Ultimo 3 volle dagen in beslag nam om uit te werken, kan nu in 4 uur worden
afgerond en verzonden.
§ Reductie laag urgente storingen: voordat de productiemedewerkers een storing
melden, kunnen ze het systeem raadplegen of deze storing al eerder is gemeld, of
het een vaak terugkerende melding is en hoe deze eventueel zelf op te lossen is.
Hierdoor worden veel laag urgente storingen vermeden, waardoor er tijdswinst
optreedt voor de technische dienst.
§ Exportfunctie: met behulp van de mogelijkheid binnen Ultimo om gegevens te
exporteren naar bijvoorbeeld MS Office programma’s (Word, Excel), kan een legio
aan exportgegevens worden gegenereerd die voor andere doeleinden kunnen worden
gebruikt. Vooral handig nu er een koppeling tot stand wordt gebracht tussen
Ultimo en een Document Beheers Systeem waarbij alleen al zo’n 2000 loopdiagrams
van metadata moet worden voorzien.
§ Modificaties: op basis van analyse vanuit Ultimo kan voor een bepaalde
procesfunctie tot een modificatie worden overgegaan. Een goed voorbeeld hiervan
was een halfautomatische drumvuller waarbij een vullans op een glijstang op en
neer gaat. Het leegblazen tussen verschillende batches veroorzaakte vervuiling
op de glijstangen waardoor de lans regelmatig in storing viel, soms 6 tot 12
maal per half jaar. Wanneer er geen gebruik werd gemaakt van een gecentraliseerd
systeem, zou dit euvel waarschijnlijk veel later of zelfs niet gesignaleerd
worden. Vanuit het OBS werd dit probleem dankzij de storingsanalyse tijdig
onderkend en werd besloten tot een modificatie. Het resultaat was dat Johnson
Polymer meer dan een half jaar een storingsvrije installatie had.
§ Registratie: periodieke onderhoudswerkzaamheden, die vastgelegd worden in het
systeem, worden niet vergeten. Dit zorgt ervoor dat er geen storingen optreden
als gevolg van het uitblijven van periodiek onderhoud.
§ Eenduidigheid in onderhoud: Periodiek onderhoud, dat regelmatig terugkomt, kan
in een document volledig worden uitgewerkt. De uit te voeren werkzaamheden zijn
iedere keer hetzelfde. Wanneer men in een handleiding de uit te voeren
werkzaamheden uitvoerig beschrijft, neemt de noodzaak voor een bepaalde
specialist die de werkzaamheden moet uitvoeren af en is de kennis tevens
gewaarborgd.
§ Tijdswinst bij uitvoering: er zijn vaak meerdere wegen die naar Rome leiden
ofwel meerdere manieren om onderhoud op een installatie uit te voeren. Kies voor
de snelste manier, en werk deze uit. Hierdoor boek je tijdswinst. Middels Ultimo
wordt deze meest efficiënte manier bij de monteur aangegeven.
§ Voorbereiding: de voorbereiding voor een uit te voeren job kan veel sneller
gebeuren. In plaats van dat men zelf moet uitzoeken en bedenken welk materiaal,
welke externen of andere middelen nodig zijn voor het onderhoud, kan men dit
direct uit het systeem opmaken en de desbetreffende mensen en middelen
inschakelen.
§ Delegeren: het systeem maakt het mogelijk om werkzaamheden gemakkelijker te
delegeren, hierdoor wordt de Maintenance Manager in plaats van
totaalverantwoordelijk, eindverantwoordelijk.
“Samenvattend kan er gewoon meer werk verzet worden door de monteurs” aldus
Baron. <<
Ingénierie et Maintenance
Johnson Polymer amortit son système de gestion de la maintenance en deux ans
Jacob-Jan van der Spek
Johnson Polymer développe, fabrique et vend un vaste assortiment de résines,
polymères et oligomères très garnissants. Ces produits semi-finis constituent la
base de produits de la branche graphique (sous la forme d’encres et de vernis)
et de l’industrie du revêtement (peintures, laques et revêtements en poudre). Le
service technique de Johnson Polymer est étroitement lié aux départements
d’ingénierie et de production. Depuis début 2002, Johnson Polymer utilise un
système de gestion de la maintenance. René Baron, le maintenance manager,
explique comment il a amorti le système en l’espace de deux ans seulement.
Près de 150 collaborateurs travaillent au siège social néerlandais de Johnson
Polymer à Nijehaske, construit en 1995. Six d’entre eux travaillent au service
technique et se chargent de la maintenance des quelque 800 fonctions de
processus et plus de 6000 instruments. Depuis début 2002, ce département utilise
Ultimo, un logiciel de gestion de la maintenance, afin de soutenir ses
activités. “Les 65 collaborateurs de la production utilisent un écran
d’avertissement simple via lequel ils peuvent communiquer les pannes survenant
aux (composants des) fonctions de processus” explique René Baron. Ce concept
rapproche fortement le service technique des collaborateurs de la production.
Législation et réglementation
Comme chaque service technique, le service technique de Johnson Polymer est
également confronté à divers problèmes. Un de ces problèmes a trait à la
législation et à la réglementation. Ultimo est utilisé pour soutenir les
nombreuses exigences imposées par l’Etat. La NEN 3140, la CPR (Commission pour
la prévention des catastrophes), le BRZO (Décret sur les risques d’accidents
majeurs), les Atex 95 et 137 (relatives à la protection contre l’explosion), la
loi sur la Gestion de l’environnement et la norme environnementale ISO 14001 (un
sujet qui tient particulièrement à coeur à Johnson Polymer) ont été pris en
compte. Une des conséquences de ces directives légales est la visite régulière
d’inspecteurs pour contrôler par exemple les appareils qui tombent sous les RTOD
(les réglementations pour les appareils sous pression). “Nous déterminons la
méthode d’inspection optimale en collaboration avec l’inspecteur. Ensuite,
celle-ci est affinée” précise René Baron. Il évite ainsi d’éventuelles
discussions entre l’inspecteur et le service technique sur la raison pour
laquelle une certaine installation peut ou ne peut pas être inspectée de telle
manière.
Maintenance périodique
Le service technique organise la maintenance périodique sur la base entre
autres de cette législation et réglementation. Environ 25% de la maintenance
périodique y est liée. L’intervalle de temps est souvent déterminé par la
réglementation, par les analyses découlant du système de gestion de la
maintenance et sur la base de l’expérience acquise. “Une des manières de donner
une meilleure forme à la maintenance périodique consiste à mettre sur pied un
schéma de progression en définissant, à l’aide d’un diagramme de flux, les
activités de maintenance périodique nécessaires pour chaque nouvelle machine.
Pensons par exemple aux activités de maintenance prescrites par le fournisseur,
souvent liées à des dispositions de garantie.”
Acquisition du système
Lorsque l’acquisition d’un nouveau système de gestion de la maintenance
(SGM) fut envisagée début 2002, les exigences et souhaits formulés auxquels
devait au minimum répondre le système étaient les suivants:
§ Le système devait soutenir le service technique dans toutes ses activités.
§ Le système devait faire office de base de connaissances et garantir ainsi un
transfert de connaissances correct, surtout entre les différentes équipes
(Johnson Polymer travaille avec 5 équipes) et le service technique.
§ Le système devait soutenir une large utilisation et créer sa propre base
portante. Ce concept est garanti par le fait que le département de production
transmet lui-même ses messages de panne via le SGM.
§ Les possibilités de rapportage devaient offrir à tous les niveaux un support
aux différents départements. La possibilité d’exportation de données de la base
de données vers MS Excel est une des fonctionnalités du logiciel qui garantit
cet aspect. Cela permet d’offrir à chaque département le rapportage qu’il
souhaite. En outre, la direction a ainsi une vue sur les coûts, les monteurs sur
le travail accompli et la production sur l’instant auquel leurs messages sont
pris en compte.
Fonctions de processus
Outre les exigences citées ci-dessus, Johnson Polymer signala un autre
problème. Lors de la construction de l’usine en 1994/1995, toute l’installation
de production fut codée selon le système de positions de processus (ou fonction
de processus, par exemple R-0101). Toutes les informations disponibles telles
que documents, licences, études de sécurité… ont été reliées à ce code. Après un
certain temps, des composants de processus (par exemple un réacteur) ont été
remplacés. Des relations devaient par conséquent être brisées puisqu’il y avait
phy-siquement un nouvel appareil. Comment alors suivre l’historique tant au
niveau de la fonction de processus qu’au niveau de l’appareil? Le système de
gestion de la maintenance pouvait intercepter des fonctions de processus afin de
définir certains points tant au niveau de la fonction de processus (pour la
communication vers le département de production) qu’au niveau de l’installation
(pour l’appareil même).
Conseils
“ En tant qu’organisation, nous avons beaucoup appris lors de
l’implémentation du système décrit ci-dessus. Il est notamment important de
veiller à éviter la prolifération de codes de perturbation. Choisissez pour cela
par exemple une fusée à deux étages: type de la panne / cause de la panne.
Faites également attention à la surautomatisation. Vérifiez toujours si
l’investissement en temps d’une certaine opération sera amorti. L’enregistrement
des pannes d’un composant de pompe en est un bon exemple. Est-il vraiment
intéressant dans un tel cas de coder toutes les parties de la pompe, de les
saisir dans le système et de les gérer?” Il est important aussi aux yeux de René
Baron d’accorder sa méthode de travail avec celles des autres départements (par
exemple harmoniser le codage des centres de frais avec celui du département
Finances afin de permettre une comptabilité des coûts par activité).
Classification
Avant de commencer à numéroter les installations, il est important de bien
réfléchir à une bonne classification et de veiller à avoir de l’espace au niveau
de la classification (R-10-01-00 ; groupe principal, sous-groupe, numéro d’ordre
et décomposition, la décomposition n’étant pas utilisée au départ mais offrant
de l’espace pour l’avenir). Procédez ensuite de manière identique pour les
articles et n’oubliez pas d’introduire les caractéristiques. Les
caractéristiques peuvent être très faciles, surtout avec les grandes
installations, par exemple lors d’une demande ‘remplacez la pompe avec une
capacité x’.
ROI
Le retour sur investissement (ROI) d’un SGM est un thème récurrent et fort
discuté. On prétend souvent que le ROI d’un SGM n’est pas mesurable ou, pire
encore, que celui-ci ne sera jamais réalisable. Raison de plus pour s’attarder,
en tant que service technique, sur la communication vers l’extérieur. “Le délai
d’amortissement d’Ultimo ne peut être exprimé en chiffres. De fait, outre les
activités récurrentes, il faut tenir compte de pannes et modifications très
radicales qui augmentent fortement les frais de maintenance” observe-t-il.
Cependant, Monsieur Baron précise que l’investissement a été amorti en deux ans.
Si nous vérifions en détail ce qu’a apporté l’utilisation du logiciel au service
technique, nous notons plusieurs points:
§ Gain de temps: l’élaboration d’un rapportage pour le management, qui prenait
plusieurs journées avant l’introduction d’Ultimo 3, peut désormais être clôturé
et envoyé en quatre heures.
§ Diminution des pannes peu urgentes: avant de communiquer une panne, les
collaborateurs de la production peuvent consulter le système pour voir si cette
panne a déjà été mentionnée précédemment, si elle revient souvent et comment
éventuellement la résoudre. Cette procédure permet d’éviter de nombreuses pannes
peu urgentes, ce qui se traduit par un gain de temps pour le service technique.
§ Fonction d’exportation: la possibilité, offerte par Ultimo, d’exportation des
données vers des programmes MS Office par exemple (Word, Excel), permet de
générer une légion de données d’exportation utilisables à d’autres fins. Très
pratique maintenant qu’un lien est établi entre Ultimo et un système de gestion
de documents pour lequel il faut prévoir pas moins de 2000 schémas de boucle de
métadonnées.
§ Une analyse effectuée à partir d’Ultimo peut conduire à la modification d’une
fonction de processus. Le remplisseur semi-automatique de fûts en est un bel
exemple. Une lance de remplissage monte et descend le long d’une glissière. Le
vidage par soufflage entre les différents lots salissait les glissières et
provoquait régulièrement la panne de la lance, parfois de 6 à 12 fois par
semestre. Sans l’utilisation d’un système centralisé, ce problème aurait
probablement été signalé beaucoup plus tard, voire jamais. Grâce à l’analyse des
pannes réalisée par le SGM, ce problème a été identifié à temps et Johnson
Polymer a décidé de procéder à une modification. Depuis, elle a profité durant
plus d’une demi-année d’une installation sans pannes.
§ Enregistrement: les travaux de maintenance périodiques définis dans le système
ne sont pas oubliés. Il n’y a donc aucune panne liée à l’absence d’une
maintenance périodique.
§ Une maintenance univoque: la maintenance périodique récurrente peut être
totalement décrite dans un document. Les activités à réaliser sont à chaque fois
identiques. La description dans un manuel des actions à exécuter, réduit la
nécessité d’un spécialiste capable d’exécuter ces travaux et garantit la
conservation des connaissances.
§ Un gain de temps lors de l’exécution: plusieurs chemins mènent à Rome ou
plusieurs manières permettent de réaliser la maintenance d’une installation.
Optez pour la manière la plus rapide et développez-là. Vous gagnerez ainsi du
temps. Avec Ultimo, la méthode la plus efficace est signalée au monteur.
§ Préparation: la préparation d’un travail à exécuter est nettement plus rapide.
Au lieu de rechercher et de réfléchir soi-même au matériel, aux moyens externes
et autres nécessaires pour la maintenance, le système fournit directement les
informations et permet de mettre en œuvre les personnes et moyens adéquats.
§ Déléguer: le système permet de déléguer plus aisément des travaux. De ce fait,
le Maintenance Manager devient le responsable final plutôt que le responsable
global.
“En résumé, les monteurs peuvent tout simplement assumer plus de travail”
conclut René Baron. <<
|
