|
Vleesverwerking: Pluma
Geautomatiseerde charcuterie
version française
Pluma uit Wommelgem is gespecialiseerd in vleesverwerking van varkensvlees, kip
en gevogelte. De Belgische nummer twee inzake charcuterie realiseert 60% van
zijn omzet in het buitenland. In het verleden beschikte Pluma daarvoor over
magazijnen in het buitenland, maar na een grondige herstructurering van het
bedrijf worden alle activiteiten van Pluma nu volledig vanuit Wommelgem
gestuurd. Een nieuwe structuur die niet mogelijk zou zijn geweest zonder Baan
als we Ronald Bogaerts, group director finance van Pluma, mogen geloven.
Pluma werkt uitsluitend voor grote retailklanten, terwijl daar in België en
Duitsland nog een aantal groothandelaars bijkomen. In het verleden beschikte
Pluma in Nederland, Groot-Brittannië, Duitsland, Frankrijk en Scandinavië over
boekhouders, een verkoopafdeling, die ook instond voor de bestellingopname, en
een magazijn. “Wij zagen een aantal jaren geleden het just-in-time-tijdperk op
ons afkomen en wij wisten uit ervaring dat de stand-alone pakketten voor
enerzijds de boekhouding en anderzijds de facturatie en de logistiek niet zouden
volstaan om te kunnen beantwoorden aan de toekomstige marktvereisten”, herinnert
Ronald Bogaerts zich.
Magazijnen dicht!
Een eerste stap in de herstructurering was het sluiten van alle magazijnen
in het buitenland, met uitzondering van Groot-Brittannië. Daarna werden
achtereenvolgens ook de boekhouding, de orderverzameling, en de
verkoopsecretariaten in het buitenland afgebouwd. “Dit was geen eenvoudig proces
omdat we nogal wat weerstand ondervonden van de personeelsleden in de
verschillende vestigingen. Het was echter nodig omdat onze organisatie teveel
eilandoplossingen bevatte”, stelt Ronald Bogaerts. Dit soort eilandoplossingen
maakt het moeilijk om een overzicht te bewaren. Bovendien ontstonden hierdoor
zowel aan de verkoop- als de inkoopkant grotere blokken en was een goed en
volledig overzicht net heel erg nodig. Het komt er in dat geval immers op aan om
de bedrijfseconomische gegevens snel en juist ter beschikking te hebben. “En dat
is in een hectische sector, die erg veeleisend is en geen voorraad houdt,
allesbehalve eenvoudig”, vult Ronald Bogaerts aan.
Zoeken naar een oplossing
De oplossing voor dit probleem lag in de IT-sfeer. Het was echter van bij de
start duidelijk dat het geen IT-project maar een Pluma-project zou worden. “De
oplossing is te bedrijfsgebonden om ze volledig in handen van een externe
partner te geven”, aldus nog Ronald Bogaerts. Pluma is aan dit project begonnen
met een haalbaarheidsstudie die het in samenwerking met PWC heeft uitgevoerd.
Daaruit kwamen drie voorstellen naar voor, die ook voorgelegd werden aan het
directiecomité. “Uiteindelijk hebben we twee voorstellen behouden. Baan
uiteraard en dan ook nog J.D. Edwards. Beide spelers waren niet echt gericht op
de process-sector, maar Baan had wel als troef dat het over een bijzonder open
structuur beschikte en bovendien snel implementeerbaar was. De uiteindelijke
keuze voor Baan werd gemaakt in april 1998”, overloopt Ronald Bogaerts de
feiten. Bij de start van de implementatie was het eerst zaak om te zoeken naar
een implementatiepartner. Een zoektocht die niet evident bleek: “In eerste
instantie gingen wij in zee met een implementatiepartner die onvoldoende
Baan-ervaring bleek te hebben. De samenwerking vlotte dan ook niet al te best.
Vandaar dat wij na een tijdje overgestapt zijn naar een trio van partners met
Baan, PWC en Astrum. Op die manier haalden we meteen ervaring in huis”,
verduidelijkt Ronald Bogaerts.
Werken in stappen
Baan Finance was het eerste onderdeel dat werd geïmplementeerd, net op het
tijdstip dat de buitenlandse magazijnen overgeheveld werden naar Wommelgem. Door
al deze veranderingen is er uiteraard ook veel veranderd op het vlak van
communicatie. “In het buitenland hebben wij dankzij de implementatie van Baan
onze medewerkers thuis laten werken. Alle klanten kunnen terecht op een
0800-nummer en dat telefoontje wordt meteen doorverbonden naar Wommelgem waar
iemand in de taal van de klant de telefoon opneemt”, legt Ronald Bogaerts uit.
De klant merkt dus niets van de centralisatie, iets wat trouwens bleek na een
enquête waarin klanten te kennen gaven dat de service nu sneller en vlotter
verloopt dan voorheen. Buiten een kleine tussenvoorraad in Groot-Brittannië, die
trouwens volledig vanuit Wommelgem wordt beheerd, zijn alle voorraden voortaan
gecentraliseerd in Wommelgem. De wat aparte situatie in Groot-Brittannië heeft
te maken met de aanwezigheid van het Kanaal als extra hindernis en met het feit
dat er in Groot-Brittannië zeven dagen op zeven moet worden geleverd, terwijl
Pluma zes dagen op zeven werkt. De volgende stap vond plaats in 1999 toen de
boekhouding en de bestellingsafdeling geautomatiseerd werden, zodat uiteindelijk
nu alles in één pakket zit en er van eilandoplossingen absoluut geen sprake meer
is. In vergelijking met een ERP-installatie heeft dit project toch wel een
aantal voordelen. Een ERP-installatie vergt een langere voorbereiding en is ook
fors duurder. Bovendien duurt het veel langer voor men de vruchten van de
investeringen kan plukken en duurt het ook erg lang voor men op de werkvloer ook
echt de voordelen ziet.
IT-project met dat beetje meer
Ronald Bogaerts spreekt niet graag over een IT-project. “Voor ons was het
veel meer dan dat, vooral dan omdat wij onze manier van werken helemaal
veranderd hebben door deze implementatie uit te voeren. We zijn geïntegreerd
gaan werken en hebben tijdens de implementatie ook werkgroepen opgericht. Dat
leidde er dan weer toe dat personeelsleden van de verschillende afdelingen met
elkaar moesten kunnen samenwerken zonder dat zoiets tot problemen leidde. Een
dergelijke horizontale integratie is echter niet altijd even voor de hand
liggend”, getuigt Ronald Bogaerts. Een ander zeer belangrijk gegeven is het feit
dat Pluma voldoende knowhow in huis wilde hebben om het systeem draaiende te
houden. “Indien je dat niet doet, heb je constant consultants en externe
partners over de vloer. Die zijn niet alleen duur, maar maken je als bedrijf ook
bijzonder afhankelijk en zelfs kwetsbaar”, aldus nog Ronald Bogaerts.
EDI een must
In de voedingssector is EDI heel erg ingeburgerd. De meeste klanten zijn net
als Pluma tijdens de laatste jaren gegroeid en het gebruik van EDI is dan ook
bij bijna iedere klant gemeengoed geworden. Dankzij Baan kan dit heel goed in
het nieuwe systeem geïmplementeerd worden. Meteen zijn we aanbeland bij de
voordelen die Baan biedt voor Pluma. Het open karakter van Baan zorgt er immers
voor dat men heel veel info in het systeem kan downloaden naar bijvoorbeeld
Excel, zodat men heel veel gemakkelijk leesbare gegevens verkrijgt. “De
concurrentie van Baan heeft dat overigens ook ingezien, aangezien zij hun
systemen ondertussen ook veel opener gemaakt hebben”, geeft Ronald Bogaerts nog
mee. Een ander voordeel is dat de informatie op een gestructureerde manier
beschikbaar is van het begin tot het einde van de keten. Een nadeel van Baan is
dat het programma toch wel wat problemen heeft met de scheduling op zeer korte
termijn. “Er staat ons op dit vlak niets anders te doen dan dat elders te kopen
of het indien nodig zelf te programmeren. Hier speelt dan uiteraard weer het
voordeel dat Baan een bijzonder open karakter heeft, want de kleine nichespelers
die dit soort oplossingen aanbieden, hebben dankzij de open structuur van Baan
uiteraard al interfaces geschreven die de koppeling van hun programma aan Baan
vlekkeloos doen verlopen”, gaat Ronald Bogaerts verder. <<
Dirk Willemen
Nota: SSA Global heeft het bedrijf Baan midden 2003 overgenomen en blijft de
Baan-productlijn verder ontwikkelen onder de SSA Global vlag.
Opspoorbaarheid vanaf 2005
Bij Pluma werd Baan.C3 gebruikt. In september 2003 werd echter beslist om
het programma te updaten naar Baan.C4. Momenteel wordt C3 nog gebruikt voor het
logistieke gedeelte, de kostprijsberekening,de facturatie en
verkooptoepassingen. In de toekomst is het echter de bedoeling om de volledige
implementatie aan te passen naar C4. De overstap naar C4 werd in eerste
instantie ingegeven door het feit dat Pluma een databank wilde opbouwen met het
oog op de volledige traceerbaarheid van zijn producten. “Traceerbaarheid is iets
wat wij nu al voor een aantal grote klanten doen, maar vanaf 1 januari 2005 zal
dit verplicht worden voor de volledige vleesverwerkende sector. Vandaar dat
vanaf nu in de ganse fabriek pc’s en scanningapparaten worden geïnstalleerd
zodat alles zeer nauwgezet bijgehouden kan worden”, legt Ronald Bogaerts uit. De
nauwkeurige opvolging zou tot bij de receptie doorgetrokken worden, zodat men
vandaar de link kan leggen naar de slachthuizen en een volledige ketenopvolging
mogelijk wordt. “Onze bedoeling is om onze volledige voorraad online te krijgen
en al die informatie zo door te spelen aan de planningsafdeling van de fabriek,
zonder dat die nog echt in de fabriek hoeft te gaan kijken. Op die manier zullen
wij van een wettelijke verplichting een opportuniteit gemaakt hebben”, besluit
Ronald Bogaerts. <<
Transformation de la viande:
Pluma Charcuterie automatisée
La société Pluma, à Wommelgem, est spécialisée dans la transformation des
viandes de porc, poulet et volaille. Numéro deux de la charcuterie en Belgique,
Pluma réalise 60% de son chiffre d’affaires à l’étranger où la société disposait
à cet effet de magasins. Toutefois, suite à une restructuration fondamentale de
l’entreprise, toutes les opérations sont désormais directement menées à partir
de Wommelgem. Une nouvelle structure qui n’aurait pas été possible sans Baan,
aux dires de Ronald Bogaerts, group director finance de Pluma.
Pluma travaille exclusivement pour de grands détaillants mais aussi, en Belgique
et en Allemagne, pour quelques grossistes. Pluma disposait auparavant de
comptables, d’un département de vente également chargé de l’enregistrement des
commandes, ainsi que d’un magasin, aux Pays-Bas, en Grande Bretagne, Allemagne,
France et Scandinavie. « Il y a quelques années, nous avons vu venir l’ère des
flux tendus et nous savions par expérience que les progiciels autonomes de
comptabilité, facturation et logistique, ne suffiraient plus pour répondre aux
futures exigences du marché », se souvient Ronald Bogaerts.
Fermez les magasins !
Première étape dans la restructuration : la fermeture de tous les magasins à
l’étranger, sauf en Grande Bretagne. La comptabilité, la gestion des commandes
et les secrétariats de vente ont également été fermés à l’étranger. « Ce
processus ne s’est pas fait sans peine : le personnel des implantations
concernées a opposé une certaine résistance. Mais ce changement était nécessaire
car notre organisation connaissait trop de solutions isolées », poursuit Ronald
Bogaerts. Ce type de solutions ne permet que difficilement de conserver une vue
d’ensemble. Et puis, du fait de l’arrivée de blocs plus importants, tant du côté
vente que du côté achats, une vue d’ensemble correcte et complète se révélait
indispensable. Nous devions pouvoir disposer rapidement de données correctes sur
l’activité de l’entreprise. « Ce qui n’est pas facile, dans un secteur aussi
hectique et exigeant, où les stocks n’existent pas », ajoute Ronald Bogaerts.
Recherche d’une solution
La solution à ce problème se trouvait du côté informatique. D’emblée, il
était manifeste qu’il ne s’agirait pas d’un pur projet informatique mais bien
d’un projet Pluma. « La solution est trop étroitement liée à l’entreprise pour
la confier totalement à un partenaire externe», explique Ronald Bogaerts. Pluma
a lancé le projet en commençant par procéder à une étude de faisabilité, avec la
collaboration de PWC. Trois propositions ont vu le jour, présentées au comité de
direction. « Nous en avons finalement retenu deux. Baan, évidemment, et J.D.
Edwards. Si aucune de ces deux sociétés n’était vraiment orientée vers le
secteur de la transformation, Baan présentait un atout certain : une structure
particulièrement ouverte et plus rapide à mettre en œuvre. Nous avons opté pour
Baan en avril 1998 », se souvient Ronald Bogaerts. Le processus d’implémentation
a débuté par la recherche d’un partenaire. Ce ne fut pas une chose aisée :
« Nous avons initialement choisi un partenaire qui n’avait pourtant pas beaucoup
d’expérience d’implémentation de Baan. Et la collaboration ne s’est pas déroulée
de manière optimale. Après quelque temps, nous avons préféré opter pour un trio
de partenaires avec Baan, PWC et Astrum. Cette solution nous assurait d’emblée
l’expérience nécessaire », précise Ronald Bogaerts.
Travailler par étapes
Baan Finance a été le premier composant à être implémenté, en même temps que
le transfert des magasins étrangers à Wommelgem. Tous ces changements ont
également impliqué de nombreuses modifications sur le plan de la communication.
« A l’étranger, grâce à l’implémentation de Baan, nos collaborateurs peuvent
travailler depuis leur domicile. Tous les clients peuvent appeler un numéro
0800, avec transfert automatique à Wommelgem où un opérateur répond dans la
langue du client », explique Ronald Bogaerts. Le client ne remarque donc rien de
la centralisation, comme l’a révélé une enquête. Les clients y indiquaient leur
sentiment d’un service plus souple et rapide qu’auparavant. Outre un petit stock
intermédiaire en Grande Bretagne, mais géré depuis Wommelgem, tous les stocks
sont centralisés au siège. L’exception anglaise s’explique par l’obstacle que
constitue la Manche et par le fait que les livraisons doivent avoir lieu 7 jours
sur 7 en Grande Bretagne, alors que Pluma travaille six jours sur sept.
L’étape suivante a eu lieu en 1999, avec l’automatisation de la comptabilité et
du département des commandes. Finalement, un seul progiciel assure toutes les
fonctions et il n’est plus question de solutions isolées. Ce projet présente en
outre certains avantages par rapport à une installation ERP, qui demande une
plus longue préparation et est également beaucoup plus coûteuse.
L’investissement se rentabilise en outre bien plus lentement et le personnel met
beaucoup de plus de temps à en percevoir les avantages.
Projet informatique avec un plus
Ronald Bogaerts n’utilise pas volontiers l’expression de projet
informatique. « Pour nous, c’était bien plus que ça, parce que cette
implémentation nous a amené à modifier complètement notre manière de travailler.
Nous voulions passer à un fonctionnement intégré et nous avons constitué des
groupes de travail en cours d’implémentation. Des collaborateurs de départements
différents ont ainsi été amenés à coopérer sans que cela ait suscité le moindre
problème. Une telle intégration horizontale ne va pourtant pas toujours de
soi », témoigne Ronald Bogaerts. Autre point très important Pluma voulait
disposer en interne de suffisamment de savoir-faire pour maintenir le système
opérationnel. « Sinon, vous avez en permanence chez vous des consultants et
partenaires extérieurs. Non seulement ils sont chers mais votre entreprise
devient particulièrement dépendante et même vulnérable », poursuit Ronald
Bogaerts.
EDI, un must
Dans le secteur de l’alimentation, l’échange d’information électronique
(EDI) est très répandu. Tout comme Pluma, la plupart de ses clients ont connu la
croissance ces dernières années et l’usage de l’EDI s’est généralisé. Baan
permet d’implémenter sans problème l’EDI dans le nouveau système. Nous avons
directement perçu les avantages de Baan. Son caractère ouvert, qui permet de
télécharger de nombreuses informations dans le système, par exemple dans un
fichier Excel, pour obtenir des données très facilement lisibles. « La
concurrence de Baan l’a bien compris et ils ont commencé à ouvrir davantage
leurs systèmes », explique Ronald Bogaerts. Autre avantage : l’information est
disponible de manière structurée, du début à la fin de la chaîne. Baan présente
toutefois l’inconvénient de ne pas bien se prêter à l’ordonnancement à très
court terme. « Là, il ne nous reste pas d’autre solution que d’acheter un
produit de tiers ou, si nécessaire, de programmer en interne. Le caractère très
ouvert de Baan révèle ici toute son importance car les petits acteurs de niche
qui offrent ce genre de solutions auront déjà écrit toutes les interfaces
permettant un lien sans faille de leur programme avec Baan », poursuit Ronald
Bogaerts. <<
Dirk Willemen
Note
SSA Global a repris Baan mi-2003 et continue à développer la gamme de produits
Baan sous le nom SSA Global.
Traçabilité à partir de 2005
Pluma a implémenté Baan.C3. En septembre 2003, la décision est pourtant prise de
passer à Baan.C4. C3 est encore provisoirement utilisé pour la partie
logistique, le calcul des prix, la facturation et les applications de vente. A
l’avenir, Pluma entend toutefois adapter l’ensemble du système à C4. Cette mise
à niveau est motivée en premier lieu par l’intention de Pluma de constituer une
base de données qui servira à la complète traçabilité de ses produits. « La
traçabilité est déjà effective pour certains gros clients, mais à partir du 1er
janvier 2005, elle sera une obligation pour tout le secteur de transformation de
la viande. Ceci explique pourquoi des PC et scanners sont installés partout dans
l’usine : tout doit être très précisément consigné », explique Ronald Bogaerts.
Le suivi précis devrait s’étendre jusqu’à la réception, où l’on devrait pouvoir
faire le lien avec les abattoirs et avoir un suivi complet de la chaîne. « Notre
but est de mettre en ligne tout notre stock et de transmettre cette information
au département planning, qui ne devrait ainsi même plus se rendre dans l’usine.
Nous transformons ainsi une obligation légale en opportunité», conclut Ronald
Bogaerts. <<
|
