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Nicolas Matheï (Vesuvius):
“We zochten een ERP-oplossing voor 35 sites”
version française
Hubert Lahaut, Control & Automation Magazine
Vesuvius, SAP en BvD-it Services hebben een formeel akkoord bereikt voor
de implementatie van SAP Business One in verschillende fabrieken van
Vesuvius in Europa en Zuid-Amerika. Vesuvius, deel van de Britse
Cookson-groep, is de globale marktleider in het ontwikkelen, produceren en
promoten van hoog performante en gespecialiseerde keramische en vuurvaste
producten en controlesystemen voor veeleisende industriële toepassingen.
Control & Automation Magazine had een gesprek met Nicolas Matheï,
IT-Director bij het in Brussel gevestigde hoofdkantoor.
De klanten van Vesuvius zijn vooral actief in de
staalsector, de ijzerhoudende en niet-ijzerhoudende gieterij en de
glasindustrie. Het bedrijf heeft sites in 35 landen wereldwijd. Om de
productie- aankoop- en verkoopprocessen tussen de verschillende sites te
kunnen stroomlijnen, overzichtelijk te maken, te analyseren en, indien
nodig te verbeteren, groeide de nood aan een centraal en geïntegreerd
ERP-systeem. “Vesuvius wordt wereldwijd gepresenteerd door kleine sites
van een hondertal werknemers. Hiermee onderscheiden we ons van de
concurrentie. Onze sterke lokale aanwezigheid maakt dat we producten
kunnen bieden die afgestemd zijn op de specifieke behoeften per markt.
Integratie tussen de verschillende vestigingen is echter niet zo
eenvoudig. Sommige locaties werken met eigen beheersystemen en andere met
systemen die ofwel te duur, ofwel te ingewikkeld zijn om toe te passen in
andere landen. Om die reden gingen we op zoek naar een ERP-pakket dat
gemakkelijk gehanteerd en geïmplementeerd kon worden, wereldwijd
beschikbaar en gebruiksvriendelijk is en, last but not least, niet te
duur,” aldus Nicolas Matheï.
Doeltreffendheid en integratie
Er volgde een selectieproces waarbij gesprekken werden gevoerd met een
aantal leveranciers en verschillende beheerspakketten onder de loep werden
genomen. Vesuvius besloot in zee te gaan met SAP. Nicolas Matheï: “SAP is
een sterke wereldwijde speler die ondersteund wordt in vrijwel alle landen
en sectoren waarin wij actief zijn. Daarnaast heeft deze
softwareleverancier verschillende partnerakkoorden met lokale spelers
overal ter wereld, wat maakt dat het zeer sterk kan inspelen op specifieke
lokale behoeften en overal een adequate dienstverlening wordt
gegarandeerd. We waren vrij snel overtuigd van de meerwaarde die SAP ons
kon bieden, zeker in combinatie met de dienstverlening van het in
Hoeilaart gevestigde BvD-it Services. Deze Belgische specialist zal in
België en Frankrijk de implementatie voor zijn rekening nemen. Voorts zal
het bedrijf in de andere landen waar Vesuvius met lokale partners werkt,
de coördinatie verzorgen”.
Vesuvius haalt zijn kracht uit zijn sterk gelokaliseerde activiteiten
waardoor het kwalitatieve producten en een uitmuntende dienstverlening kan
bieden aan zijn klanten. Dit alles maakt echter dat de noden van het
bedrijf anders zijn dan die van een doorsnee multinational. Elke regionale
vestiging opereert als een bedrijfje op zich, maar is tegelijk onderdeel
van het totale netwerk. Nicolas Matheï: “De uitdaging is om de
activiteiten tussen al onze sites te integreren, zonder de meerwaarde van
hun specifieke aanpak aan te tasten. De door ons gekozen oplossing biedt
ons een gecentraliseerd softwaresysteem tussen de vestigingen, met het
gebruikscomfort waar een bedrijf als het onze nood aan heeft, zonder
ingewikkelde procedures en een lange implementatieperiode. Ik moet hierbij
echter ook vermelden dat wij er op manufacturing gebied een ‘add-on’
hebben bijgenomen, namelijk BE.AS, die is ontwikkeld op hetzelfde platform
en volledig is geïntegreerd in de door ons gekozen oplossing”.
Kenmerken en functionaliteit
Software en bedrijfsprocessen zouden moeten samenvallen, maar helaas is
dat niet steeds het geval. Bedrijven met een CRM-oplossing (Customer
Relationship Management) merken soms al vlug dat allerlei koppelingen naar
andere soorten administratieve software ontbreken, met alle gevolgen van
dien. SAP besloot voor de KMO geen losse CRM-software op de markt te
brengen, maar veeleer een allesomvattende administratiesuite onder de naam
SAP Business One. Het systeem wordt aangeboden in meer dan 250 specifieke
toepassingen en is beschikbaar in meer dan veertig landspecifieke versies,
aangepast aan de vereisten van verschillende industrieën. Het is
ontwikkeld voor bedrijven met 10 tot 150 werknemers, maar het is ook
geschikt voor bedrijven met gesegmenteerde activiteiten en
bedrijfsprocessen. Nicolas Matheï: “Het is een speciaal voor kleine(re)
ondernemingen ontwikkelde totaaloplossing. Hiermee verkrijgen wij in
real-time directe toegang tot al onze bedrijfsinformatie. Bovendien kunnen
we beschikken over uitgebreide rapporten en gedetailleerde documentatie
die alle aspecten van onze bedrijfsvoering beslaan. Het is gestructureerd
volgens de specifieke taken van onze onderneming en biedt een
totaaloplossing voor de verkoop, productie, inkoop en beheer en onze
bankzaken. Het is uitgerust met een gebruiksvriendelijke interface en
fungeert als ons centraal ERP-netwerkknooppunt met standaardinterfaces
voor interne en externe gegevensbronnen, CRM-applicaties en andere
belangrijke analysetools”.
Managementinformatie
Een ERP-systeem kan een schat aan informatie herbergen. Maar om die
informatie er overzichtelijk en precies op de manier die u wilt uit te
krijgen, is niet altijd eenvoudig. Vaak is daarvoor aanvullende
rapportage-software nodig. Doorgaans wordt er speciale business
intelligence software bovenop ERP toegepast om patronen te herkennen in
complexe bedrijfsprocessen. Dat kunnen interne processen zijn, maar
evengoed externe. Daarnaast werd in het verleden de gewenste overzichten
geprint. Tegenwoordig zijn er nieuwe mogelijkheden. Moderne ERP-pakketten
zijn webgebaseerd (webbased). Dat wil zeggen dat u ze met een browser kunt
raadplegen en bedienen. Verwante informatie is door hyperlinks aan elkaar
verbonden en de gewenste overzichten verschijnen allereerst op het scherm.
Dankzij de hyperlinks kan dan van een heel algemeen niveau met alleen
totalen naar de kleinste onderliggende details worden ingezoomd, zoals
afzonderlijke inkooporders, pakbonnen, stuklijsten, loonstroken, enz.
Nicolas Matheï: “Geen lange implementatietijd, geen echt grote
investeringen en geen hoge opleidingskosten, maar wel snel inzicht in onze
bedrijfsvoering. Daarvan worden we nu verzekerd. De installatie gaat snel
en de migratie van onze oude software verloopt moeiteloos en snel.
Daardoor verkrijgen we alle vitale gegevens met een simpele druk op de
knop. Hierdoor verwerkt zowel het management als de werknemers de
informatie effectiever, hetgeen de besluitvorming ten goede komt”.
SAP Business One is een client-/serveroplossing, en pakt uit met een
intuïtieve interface die sterk lijkt op die van de Office software. De
Business One-server maakt gebruik van een databaseserver en hoewel de
meeste klanten daarvoor MS SQL-server kiezen, kan een alternatief zoals
Oracle ook. Aan de cliëntzijde gebruikt u een grafische
gebruikersinterface onder Windows waarmee men moet inloggen op de Business
One-server. Die inlog bepaalt meteen ook uw rol en dus wat u in de menu’s
van Business One te zien krijgt en wel of niet kunt doen.
ERP, wat kunt u ermee?
Integratie begint bij uw backoffice. Dat was altijd al zo en dat blijft
ook zo. Bij integratie van de backoffice valt al snel de term ERP. Omdat
deze systemen vroeger zo duur waren, bleek integratie voor kleinere
bedrijven lange tijd moeilijk haalbaar. Daar is gelukkig verandering in
gekomen. Enterprise Resource Planning staat voor integrale besturing van
de hele onderneming, vaak ook over meerdere vestigingen heen, en ze
integreren de belangrijkste bedrijfsfuncties of ‘business processes’. En
Nicolas Matheï besluit: “Kenmerkend voor ERP-systemen – en zeker dit dat
wij gekozen hebben – is dat belangrijke gegevens maar één keer ingevoerd
moeten worden en vervolgens door het hele bedrijf heen in tal van
deelprogramma’s kunnen worden gebruikt. Dat is niet alleen veel
efficiënter, maar het vermindert ook aanzienlijk de kans op fouten.
Bovendien kan met bedrijfsbrede software sneller inzicht worden verkregen
in hoe het er met de verschillende processen in het bedrijf voorstaat. Een
productieplanner kan bijvoorbeeld in de inkoopadministratie zien welke
kritische onderdelen of grondstoffen in bestelling staan, wat de
toegezegde levertijd is en wat de werkelijke levertijden in voorafgaande
periodes waren. Dat zijn essentiële gegevens voor het productieproces”.
ERP werd lange tijd voornamelijk geassocieerd met logistiek en met de
grote, vaak internationaal opererende bedrijven. Maar dat is behoorlijk
veranderd. Op basis van de intuïtieve navigatie, de vertrouwde Microsoft
Windows omgeving en meerdere configuratie-opties levert een up-to-date
ERP-pakket een uitstekend gebruiksgemak en een uiterst kort leertraject.
Veel bedrijven, ook kleinere, hebben tegenwoordig een of ander ERP-systeem
in gebruik. <<
Vesuvius et SAP
Solution globale rationalisée pour 35 pays
Hubert Lahaut, Control & Automation Magazine
Vesuvius, SAP et BvD-it Services ont signé un accord formel pour
implémenter SAP Business One dans de multiples sites Vesuvius en Europe et
en Amérique du Sud. Vesuvius, filiale du groupe britannique Cookson, est
le leader mondial du développement, de la production et de la promotion de
produits réfractaires et céramiques spécialisés et de haute performance,
ainsi que de systèmes de contrôle des applications industrielles les plus
exigeantes. Control & Automation Magazine s’est entretenu avec Nicolas
Matheï, IT Director au siège social de Vesuvius à Bruxelles.
Les clients de Vesuvius sont principalement actifs
dans le secteur de l’acier, des fonderies ferreuses et non ferreuses et de
l’industrie du verre. L’entreprise dispose d’implantations, situées dans
35 pays du monde entier. Le besoin d’un système d’ERP intégré se faisait
de plus en plus ressentir afin de pouvoir rationaliser, clarifier,
analyser et si nécessaire améliorer les processus de production, d’achat
et de vente au sein des différents sites. «Vesuvius est représentée dans
le monde entier par de petites implantations comptant en général une
centaine d’employés. Cette forte présence locale nous distingue de nos
concurrents et nous permet de proposer des produits adaptés aux besoins
spécifiques de chaque marché. L’intégration entre les différentes filiales
est vraiment complexe. Certaines implantations travaillent avec leur
propre système de gestion et d’autres avec des systèmes qui sont soit trop
coûteux, soit trop compliqués pour être adaptés dans d’autres pays. C’est
pour ces raisons que nous sommes partis à la recherche d’une offre ERP qui
puisse être facilement implémentée et utilisée dans le monde entier, qui
soit simple d’utilisation et qui ne soit pas trop coûteuse» explique
Nicolas Matheï.
Efficacité et intégration
Une procédure de sélection fut lancée, qui déboucha sur des entretiens
avec une série de fournisseurs et l’analyse de divers paquets de gestion.
Vesuvius a fait le choix de SAP. «SAP est un acteur mondial puissant qui
est supporté dans la quasi-totalité des pays et secteurs où nous sommes
actifs. SAP a des accords de partenariat avec des acteurs locaux du monde
entier, ce qui lui permet de répondre facilement aux besoins spécifiques
de chaque marché et ce qui garantit la qualité générale des services
prestés. Nous avons été vite convaincus de la valeur ajoutée apportée par
SAP, d’autant plus qu’elle était combinée aux excellents services de
BvD-it Services, établie à Hoeilaart. Ce spécialiste belge se chargera de
l’implémentation en Belgique et en France. Par ailleurs, la société
assurera la coordination dans les autres pays où Vesuvius travaille avec
des partenaires locaux» poursuit Nicolas Matheï.
Vesuvius tire sa force de ses activités très localisées, qui lui
permettent d’offrir à ses clients des produits et des services de première
qualité. Cette spécificité différencie les besoins de Vesuvius de ceux
d’une multinationale habituelle. Chaque implantation régionale opère comme
une petite entreprise mais fait en même temps partie du réseau global. «Le
défi consiste à intégrer les activités entre ces micro-entreprises sans
perdre la valeur ajoutée de leur approche spécifique. La solution que nous
avons choisie nous offre un système logiciel centralisé entre les
différentes implantations avec le confort d’utilisation, les procédures
simples et l’implémentation rapide dont les petites entreprises ont
besoin. Nous avons décidé de rajouter un ‘add-on’ en matière de
fabrication, à savoir BE.AS, qui est développé sur la même plate-forme et
entièrement intégré dans la solution de notre choix» observe encore
Nicolas Matheï.
Caractéristiques et fonctionnalité
Le logiciel et les processus d’entreprise devraient coïncider mais cela
n’est malheureusement pas toujours le cas. Les sociétés qui disposent
d’une solution de CRM (Customer Relationship Management) remarquent
parfois rapidement l’absence de toutes sortes de liens vers d’autres types
de logiciels administratifs, avec toutes les conséquences que cela
implique. SAP a décidé de ne pas sortir de logiciel de CRM isolé pour les
PME mais plutôt une suite administrative globale, proposée sous le nom de
SAP Business One. La solution est proposée dans plus de 250 applications
spécifiques et est disponible dans plus de quarante versions spécifiques à
des pays et adaptées aux exigences de diverses industries.
Elle est développée pour des entreprises comptant de 10 à 150 employés
mais elle convient aussi aux entreprises présentant des activités et
processus d’entreprise segmentés. «Il s’agit d’une solution globale
spécialement conçue pour de plus petites entreprises. Nous obtenons ainsi
un accès direct en temps réel à toutes nos informations d’entreprise. En
outre, nous pouvons disposer de rapports étendus et de documentations
détaillées qui couvrent tous les aspects de notre gestion. SAP B1 est
structurée selon les tâches spécifiques de notre entreprise et nous offre
une solution globale pour la vente, la production, l’achat, la gestion et
la problématique bancaire. Elle est dotée d’une interface conviviale et
fait office de nœud de réseau ERP central avec des interfaces standard
pour les sources de données internes et externes, les applications de CRM
et d’autres outils d’analyse importants».
Informations de gestion
Un système d’ERP peut héberger des trésors d’informations. Néanmoins, il
n’est pas toujours aisé de ressortir ces informations de manière claire et
précise, comme vous le souhaitez. Cela nécessite souvent un logiciel de
rapportage complémentaire. On applique généralement un logiciel de
business intelligence spécial en sus de l’ERP pour identifier les modèles
dans des processus d’entreprise complexes. Ces processus peuvent être tant
internes qu’externes. Par le passé, les aperçus souhaités étaient
imprimés. Aujourd’hui, la technologie nous offre de nouvelles
possibilités. Les progiciels d’ERP modernes sont basés sur le web. Cela
veut dire que vous pouvez les consulter et les commander à l’aide d’un
simple navigateur. Les informations annexes sont reliées par hyperliens et
les aperçus souhaités apparaissent en premier à l’écran. Grâce aux
hyperliens, vous pouvez zoomer d’un niveau très général reprenant
seulement des totaux vers les plus petits détails sous-jacents comme les
ordres d’achat distincts, les bons d’emballage, les listes de pièces, les
fiches de paie… Et Nicolas Matheï d’ajouter : «Pas de longues
implémentations, pas de gros investissements et pas de frais de formation
dispendieux mais un aperçu rapide de notre gestion. L’installation est
rapide et la migration de notre ancien logiciel se déroule sans problème.
Nous obtenons de la sorte toutes les données vitales d’une simple pression
sur une touche. Le management et les employés peuvent ainsi traiter les
informations plus efficacement, ce qui profite aux prises de décisions.»
SAP Business One est une solution client/serveur. Elle dispose d’une
interface intuitive qui ressemble fortement à celle de la suite Office. Le
serveur de Business One utilise un serveur de base de données et bien que
la majorité des clients choisissent pour cela le serveur MS SQL, une
alternative comme Oracle est également envisageable. Côté client, vous
utilisez une interface utilisateur graphique sous Windows avec laquelle
vous pouvez vous connecter au serveur de Business One. Cette connexion
détermine simultanément votre rôle et, par conséquent, ce que vous pouvez
voir dans les menus de Business One et ce que vous pouvez faire et ne pas
faire.
Que vous permet l’ERP?
L’intégration commence au niveau de votre backoffice. C’était et cela
restera toujours ainsi. Qui pense intégration du backoffice pense
inévitablement à l’ERP. Autrefois très chère, l’intégration de ces
systèmes a pendant longtemps semblé difficilement envisageable pour les
petites entreprises. Cette situation a fort heureusement changé.
L’Enterprise Resource Planning est synonyme d’un pilotage intégral de
l’entreprise, englobant souvent plusieurs sites. Il intègre les
principales fonctions d’entreprise ou ‘business processes’. Et Nicolas
Matheï de conclure: «Les systèmes d’ERP – et surtout celui que nous avons
choisi – se caractérisent par le fait que les données importantes ne
doivent être introduites qu’une seule fois. Ensuite, elles peuvent être
utilisées au travers de toute l’entreprise dans de nombreux programmes
partiels. Cela s’avère non seulement plus efficace mais cela réduit aussi
considérablement les risques d’erreurs. En outre, un logiciel à l’échelle
de l’entreprise permet de voir plus vite ce qu’il en est des différents
processus de l’entreprise. Un planificateur de production peut par exemple
voir dans l’administration des achats les éléments ou les matières
premières critiques en commande, le délai de livraison promis et les
délais réels enregistrés précédemment. Voilà des données essentielles pour
le processus de production.»
L’ERP a été longtemps associé à la logistique et aux grandes entreprises
opérant à l’échelle internationale. Cette situation a sensiblement évolué.
Grâce à une navigation intuitive, à l’environnement familiarisé de
Microsoft Windows et à plusieurs options de configuration, un progiciel
d’ERP actualisé offre aujourd’hui une excellente convivialité et un
processus d’apprentissage excessivement court. De nombreuses entreprises,
même des plus petites, utilisent dès lors l’un ou l’autre système d’ERP.
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