Computergesteund Onderhoudsbeheer
Totale ERP of gespecialiseerde oplossingen?

Het staat vandaag buiten kijf dat de mogelijkheid om productiemiddelen optimaal te kunnen gebruiken één van de belangrijkste competitieve parameters is voor de moderne industrie. De concurrentiepositie van een bedrijf hangt meer en meer af van dit gegeven en minder van b.v. de uurkosten van productiepersoneel. Een gevolg hiervan is dat een Computergesteund Onderhoudsbeheersysteem (CMMS) een strategische rol gaat innemen in het totaalbeeld van de IT.

Van een situatie waarbij CMMS beschouwd werd als een tool, dewelke vrij kon worden gekozen door de Onderhouds en/of Productieafdelingen, zonder enige coördinatie op het gebied van het inpassen binnen andere bedrijfssystemen, is er een evolutie naar de huidige situatie waarbij het merendeel van de nieuw geïnstalleerde onderhoudsbeheersystemen de mogelijkheid moeten bieden om samen te werken met bedrijfssystemen zoals financiële pakketten, systemen voor productiebeheer, magazijnbeheer en inkoop. In de markt van bedrijfs IT systemen kan dit eveneens worden vastgesteld door:
· Leveranciers van totale bedrijfsoplossingen (ERP) die in vele gevallen een module voor Onderhoudsbeheer, als deel van hun globale oplossing, aanbieden.
· Leveranciers van Computergesteunde Onderhoudsbeheersystemen, die in de meeste gevallen beschikken over de mogelijkheid om een interface tussen het CMMS en een ander systeem standaard te leveren of te ontwikkelen.
Als gevolg van deze situatie worden bedrijven geconfronteerd met de vraag welke oplossing op dit gebied de beste keuze vormt: kiezen voor een compleet geïntegreerde oplossing van een ERP-leverancier of kiezen voor een CMMS van een gespecialiseerde leverancier en deze oplossing vervolgens integreren in de andere bedrijfssystemen.

Waarom een geïntegreerde oplossing?
Fig. 1 toont hoe de meest belangrijke functies binnen een Computergesteund Onderhoudsbeheersysteem mekaar ondersteunen. Deze figuur illustreert het feit dat optimaal onderhoudsbeheer zeer sterk afhankelijk is van het beheer van de bedrijfsinstallaties en van het magazijn en inkoopbeheer. Het is dan ook evident dat indien één van deze pijlers wordt weggenomen uit de werkingscyclus, dit ernstige gevolgen zal hebben. Onderhoudsbeheer betekent in grote mate het verhogen van 'plant reliability' door het introduceren van preventieve acties, en het maximaal ombuigen van ongeplande, stoptijd behoevende activiteiten in geplande werken. Nochtans is het nog steeds zo dat de meeste onderhoudsactiviteiten ongepland zijn. Een belangrijk element daarbij is dat de tijd die verstrijkt tussen een machinestilstand en het terug "up and running" brengen van de installatie, zeer sterk afhankelijk is van een efficiënt installatiebeheersysteem, ondersteund door efficiënt magazijn en inkoopbeheer. Anderzijds bestaat er vanzelfsprekend binnen het bedrijf een wereld buiten het vizier van het onderhoudsbeheersysteem. Vanuit dit standpunt dient er eveneens een link te bestaan tussen het onderhoudsbeheersysteem, het productiebeheersysteem en, natuurlijk, het financiële systeem. Een omvangrijk systeem dat zorgt voor alle nodige functionaliteit zou vanuit deze invalshoek ideaal zijn.

Welke keuze maken?
Er zijn ontegensprekelijk ook verschillende nadelen verbonden aan de keuze van één enkele leverancier die tegemoet kan komen aan alle noden van een bedrijf inzake IT-oplossingen:
· Het totale implementatie proces kan veel gecompliceerder worden
· Alle IT-elementen van een bedrijf worden afhankelijk van elkaar voor wat betreft wijzigingen van versies bijv.
· Veranderen van ERP-leverancier kan in de toekomst zeer ingewikkeld, langdurig en zeer duur worden
· Eén of meer van de business oplossingen van het ERP-systeem beantwoorden niet op hetzelfde hoge niveau aan de noden binnen een specifieke activiteit. Dit is wel het geval wanneer men voor deze activiteit de oplossing van een gespecialiseerde leverancier zou hebben verkozen. Daarom wordt er meer en meer gekozen voor een systeem voor onderhoudsbeheer van een gespecialiseerde leverancier, in combinatie dan wel met een interface of integratie hiervan met de ERP-oplossing of ander businesssoftware van het bedrijf.

Welk systeem dient wat te doen?
Het onderhoudsbeheersysteem zal typisch modules en functionaliteit bevatten voor:
· Installatiebeheer
· Werk Order Beheer
(correctief en preventief onderhoud)
· Voorraadbeheer
· Inkoopbeheer
Als uitbreiding op de hoofdmodules die hierboven zijn aangegeven, zijn er een aantal bijkomende functies of uitbreidingsmodules beschikbaar. Figuur 2 toont ter illustratie een totaalbeeld van de modulestructuur die beschikbaar is voor het APIPro-onderhoudsbeheersysteem van Frontec.

Wat en waar?
Indien men nu wenst over te gaan tot integratie, is het duidelijk dat men hier moet gaan beslissen waar o.a. het magazijn en inkoopbeheer zal plaatsgrijpen en hoe dit zal gebeuren. Zelfs indien men de onderhoudsbeheerfuncties wegneemt uit het ERP-systeem, zal er toch een zekere overlapping blijven bestaan tussen wat er zich in het ERP-systeem bevindt en wat door het onderhoudsbeheersysteem wordt aangeboden.
De analyse kan eenvoudig zijn: het ERP-systeem werd in vele gevallen niet ontworpen om te zorgen voor het dagelijks beheer van een magazijn met reserveonderdelen. Daarenboven kunnen de functies voor inkoopbeheer in sommige gevallen niet van die aard zijn om tegemoet te komen aan de vaak nogal hoge eisen die door onderhoudsorganisaties worden gesteld i.v.m. inkoopbeheer.
Over het algemeen zal men hierover echter beslissen op basis van het gegeven tot op welk niveau men dit magazijn- en inkoopbeheer zal gaan gebruiken als aanvulling op of in de plaats van de gelijkaardige functies binnen de ERP-applicatie.

Typische Interfaces
In een aantal gevallen, meestal om strategische keuzes die reeds werden gemaakt binnen een bedrijf niet te counteren, zal het nodig blijken om de magazijn- en inkoopfunctionaliteit van het ERP volledig te gebruiken.
In voorbeeld 1 wordt het volledige magazijn en inkoopbeheer gerealiseerd via het ERP-systeem. In zulk geval kan de typische uitwisseling van informatie er dan uit zien zoals is weergegeven in Voorbeeld 1 Informatiestroom.
Binnen ieder type interface blijven er toch nog een hele reeks opties bestaan. In het aangegeven voorbeeld wordt de magazijnbeheertabel van het onderhoudsbeheersysteem up-to-date gehouden vanuit het ERP-systeem eenvoudigweg om deze informatie gemakkelijk toegankelijk te houden voor de gebruikers van het onderhoudsysteem.
Voorbeeld 2 toont een andere, zeer frequent gebruikte opsplitsing. In dit geval wordt het geïntegreerde magazijn en inkoopbeheersysteem van APIPro gebruikt. Factuurregistratie gebeurt in het ERP-systeem. Zelfs in dit geval kan men beslissen om niet-onderhoudsgebonden inkopen al dan niet in het ERP-systeem te laten plaatsvinden.

Integratiemethodes
De ideale interface zou op een dusdanige manier moeten gebouwd worden dat het eenvoudig blijft om eventuele wijzigingen van versies aan beide zijden van het geheel door te voeren. Om deze reden dient de voorkeur uit te gaan naar een situatie waar beide zijden van de interface kunnen gebouwd worden door middel van de standaard interfacing tools van de twee systemen. In het geval van een wijziging van versie van één van beide systemen zullen deze tools dan ook mee geupdated worden. Om een te hoge afhankelijkheid van de leverancier te vermijden, dienen deze tools eveneens handelbaar en configureerbaar te zijn door de gebruiker zelf.
Het maken van een interface door middel van het aanpassen (personaliseren) van de systemen, zodat ze elkaars databases rechtstreeks kunnen benaderen, zou in normale omstandigheden moeten worden vermeden. Dit zou de veiligheid van de gegevens negatief beïnvloeden en zal het realiseren van een update van één van beide systemen sterk bemoeilijken.

Een keuze voor vandaag en voor de toekomst...
Indien we naar de toekomst kijken dan lijkt het voor de hand te liggen dat de tijd van compleet geïntegreerde bedrijfsbeheersystemen zowat voorbij is. Dit standpunt blijkt te worden bijgetreden door de vaststelling dat de meeste vooraanstaande ERP-leveranciers nu aankondigen dat de belangrijkste functies in hun systemen in de toekomst zullen worden ontworpen en ontwikkeld als onafhankelijke modules, welke al dan niet kunnen vervangen worden door modules van andere leveranciers met gelijkaardige open interfaces.
Het probleem van het updaten naar nieuwe versies wordt zowat onoverzienbaar. Het wordt zelfs nog erger indien men op een bepaald moment het gehele systeem wenst te vervangen. In ieder geval is voor een bedrijf de afhankelijkheid van slechts één enkele leverancier van IT-oplossingen voor alle business problemen niet aanvaardbaar. Om deze reden zullen zelfs de ERP-leveranciers moeten aanvaarden om te werken met open interfaces voor de belangrijkste functies binnen hun systemen. Dit zal uiteindelijk het pad effenen voor een vrijere concurrentie tussen de ERP-leveranciers en de gespecialiseerde ontwikkelaars, binnen ieder specifiek gebied dat een IT-oplossing vergt.
S. Damsgaard,
Frontec Maintenance Systems

Gestion de la maintenance assistée par ordinateur
ERP total ou solutions spécialisées?

Aujourd’hui, il est clair que l’optimisation de l’utilisation des équipements de production, est un des paramètres de compétitivité le plus important dans l’industrie moderne. La compétitivité en dépend de plus en plus et, par exemple, les coûts horaires du personnel de production de moins en moins. De ce fait, un système de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) entre dans un rôle stratégique considérant la Technologie Informatique (TI) totale d’une entreprise.

Partant d’une situation où la GMAO était considérée comme un outil, qui pouvait être choisi en toute liberté par le service maintenance et/ou la production et ceci sans aucune coordination en ce qui concerne l’adaptation éventuelle aux autres systèmes dans l’entreprise, on a évolué aujourd’hui vers une situation où la plupart des nouveaux systèmes de GMAO installés doivent être en mesure de travailler ensemble avec des systèmes financiers, des systèmes de gestion de la production (GPAO), gestion des stocks et gestion des achats, éventuellement déjà installés au sein de l’entreprise. Sur le marché des systèmes de TI pour l’industrie, on peut constater ceci à travers les éléments suivants:
· Les fournisseurs de solutions intégrales pour entreprises (ERP Enterprise Ressource Planning) offrent dans beaucoup de cas un module de gestion de la maintenance inclus dans l’offre globale.
· Les fournisseurs de systèmes de GMAO sont en mesure, dans la majeure partie des cas, de fournir ou de développer des interfaces entre la GMAO et d’autres systèmes.
Par conséquent, les entreprises doivent déterminer si la meilleure solution se trouve dans le choix d’une application complètement intégrée, fournie par un fournisseur ERP, ou, le choix d’une GMAO, fournie par un fournisseur spécialisé dans le domaine, et d’intégrer cette GMAO dans les autres systèmes utilisés dans l’entreprise.

Pourquoi une solution intégrée?
La figure 1 montre comment les éléments ou les fonctions principales d’un système de GMAO se supportent l’un l’autre. Cette figure indique également qu’une gestion de la maintenance optimale dépend beaucoup de la gestion des installations dans l’entreprise et de la gestion des stocks et des achats. Il est évident qu’un de ces éléments enlevé du cycle de travail aura des conséquences sérieuses. La gestion de la maintenance, c’est surtout l’augmentation de la fiabilité du site par l’introduction d’actions préventives, et la transformation d’un maximum d’interventions non-planifiées, qui demandent du temps d’arrêt, en travaux planifiés. Pourtant, il est toujours vrai que la plupart des activités de maintenance, dans la plupart des entreprises, sont des interventions non-planifiées. Elément important à ce sujet : le temps nécessaire pour redémarrer, après un arrêt de machine, dépend énormément d’un système de gestion des installations efficace, supporté par une gestion des stocks et des achats efficaces. Par contre, dans une entreprise il y a aussi un monde à l’extérieur du champ de vision du système de GMAO. A partir de ce point de vue il devrait y avoir également un lien entre le système de GMAO et le système de Gestion de la Production et, bien entendu, le système Financier. Un système étendu qui comprend toutes les fonctions nécessaires sera de ce point de vue l’idéale.

Solution ERP totale – ou un ensemble basé sur «le meilleur des deux mondes»?
Il existe sans aucun doute plusieurs désavantages quant à la sélection d’un fournisseur qui couvre tous les besoins d’une entreprise par une solution de TI:
· Le processus de mise en oeuvre total pourrait devenir plus compliqué.
· Toute la TI de l’entreprise deviendra dépendent de chacun lors de changements de version par exemple.
· Un changement futur vers un autre fournisseur ERP pourrait devenir très compliqué et cher.
· Une ou plusieurs des solutions offertes par le système ERP ne répond pas avec le même niveau élevé aux besoins dans le cadre d’une activité spécifique, niveau qui pourrait être obtenu en choisissant un fournisseur spécialisé.
Suite à ces faits, aujourd’hui il est très commun de choisir un système de Gestion de la Maintenance GMAO d’un fournisseur spécialisé et de l’intégrer à travers une interface dans le système ERP de l’entreprise.

Quel système s’occupe de quoi?
Le système de GMAO comprend typiquement des modules et des fonctions pour: la gestion des installations, la gestion des bons de travail (maintenance corrective et préventive), la gestion des stocks , la gestion des achats. En complément des modules principaux affichés ci-dessus, un certain nombre de fonctions ou modules optionnels peuvent être disponibles. Figure 2 montre une vue d’ensemble de la structure modulaire du système de GMAO APIPro de Frontec.

Qui et où?
Maintenant, si on choisit l’intégration, une des questions se pose, ou et comment la gestion des stocks et des achats sera-t-elle organisée? Même si les fonctions de gestion de la maintenance sont enlevées du système ERP, il y aura toujours un certain nombre de point en commun entre ce qui se trouve dans le système ERP et ce qui est offert par le système de GMAO. L’analyse peut être très simple: Dans beaucoup de cas, le système ERP n’est pas réellement conçu pour s’occuper de la gestion journalière des stocks de pièces de rechange. De plus, souvent les fonctions pour la gestion des achats sont de telle sorte qu’elles ne répondent pas aux exigences relativement élevées de la part des organisations de maintenance concernant les possibilités de gestion des achats. En général, la décision à ce sujet sera prise sur base du degré d’utilisation prévu de la partie gestion des stocks et des achats du système de GMAO, en complément du, ou en remplaçant les fonctions similaires dans le système ERP.

Interfaces Typiques
Dans un certain nombre de cas, souvent pour éviter qu’on aille à l’encontre de décisions stratégiques déjà prisent au sein d’une entreprise, il sera nécessaire d’utiliser complètement les fonctions de gestion des stocks et des achats du système ERP. Dans l’exemple 1, les stocks et les achats sont complètement gérés dans le système ERP. Dans un cas pareil, l’échange des informations peut être réalisé selon le cheminement d’informations présenté dans l’exemple 1. D’autre part, pour chaque type d’interface il existe toujours un certain nombre d’options possibles. Dans l’exemple ci-dessous, le tableau de Gestion des Stocks du système de GMAO sera mis à jour à partir du système ERP, tout simplement pour garder cette information facilement accessible pour les utilisateurs de la GMAO. L’exemple 2 montre une autre façon fréquemment utilisée de partager les fonctions. Dans ce cas-ci, les fonctions de gestion des stocks et des achats intégrés de APIPro sont utilisées. L’enregistrement des factures se fait dans le système ERP. Même dans cette configuration ci, on peut décider de gérer les achats de matériaux «non-maintenance» dans le système ERP ou pas.

Méthodes d’Intégration
L’interface idéale devrait être construite de façon qu’elle garantisse une possibilité de transfert vers une nouvelle version, des deux côtés de l’interface, de façon aisée. Pour cette raison il est préférable que les deux côtés de l’interface soient construits sur base des outils d’interface standard compris dans les deux systèmes. Dans le cas d’un changement de version d’un des deux systèmes, ces outils seront également misent à jour. De plus, ces outils devraient être conviviaux au niveau de la configuration, permettant à l’utilisateur de les gérer lui-même. Créer des interfaces par du développement personnalisé et de la programmation spécifique, afin de permettre aux systèmes concernés d’accéder leurs bases de données individuelles, devrait normalement être évité. Ceci influencera la sécurité des données et rendra la réalisation d’une mise à jour d’un des systèmes très difficile.

Le choix d’aujourd’hui, et pour le futur…
En regardant vers le futur, il semble être évident que la période des systèmes d’information totalement intégrés pour des entreprises est pratiquement achevée. Ce point de vue semble également être supporté par le fait que les fournisseurs des systèmes ERP les plus importants annoncent aujourd’hui que, dans le futur, les fonctions principales reprisent dans leurs systèmes seront développés sous forme de modules indépendants. Ceux-ci peuvent dès lors être remplacés (ou pas) par des modules comprenant des interfaces ouvertes similaires d’autres fournisseurs. Le problème de la mise à jour vers des nouvelles versions devient ingérable. Ceci empirera lorsque l’on voudra à un certain moment changer le système entier. Une chose est sûr, dans tous les cas, être dépendant d’un seul et unique fournisseur de solutions de TI pour résoudre tous les problèmes de gestion d’information n’est pas du tout acceptable. Pour cette raison, même les fournisseurs de systèmes ERP seront obligés d’accepter de travailler avec des interfaces ouvertes pour toutes les fonctions principales reprises dans leurs systèmes. Ceci aura pour conséquence qu’il y aura plus de concurrence libre entre le fournisseur ERP et le fournisseur spécialisé GMAO, et ceci dans chaque domaine spécifique où une solution TI est indispensable. Aujourd’hui, Frontec a basé sa stratégie internationale sur ce développement du marché. Les outils AMTrix sont déjà offerts à travers le monde, à toutes les entreprises qui veulent obtenir ou garder le contrôle des flux d’information entre les différents systèmes d’information qui peuvent exister dans des environnements techniques différents, sur des plates-formes différentes et même éventuellement dans différentes parties du monde. A travers une offre combinée d’applications standards et ouvertes, comme par exemple APIPro pour la Gestion de la Maintenance, et des outils d’interfaces configurables, l’utilisateur obtient un niveau de flexibilité et de sécurité à long terme, ce qui deviendra prochainement une exigence générale sur le marché de la TI.
S. Damsgaard, Frontec Maintenance Systems