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Value Driven Maintenance
Van kostenpost naar toegevoegde waarde
version française
In een vertragende economie staat ook de onderhoudsdienst onder druk. In veel
gevallen wordt het onderhoudsbudget verlaagd, terwijl het prestatieniveau van
het machinepark nog moet stijgen. Als maintenance manager moet u dus op zoek
gaan naar kostenbesparende opportuniteiten, zonder de betrouwbaarheid op lange
termijn uit het oog te verliezen. Hoe kunt u nu de waarde van onderhoud
berekenen en aan uw directie laten zien waar het echt om draait?
Maintenance Magazine had een gesprek met ir. Guy Delahay, managing director en
mede oprichter van Mainnovation, die de Value Driven Maintenance (VDM)
methodologie ontwikkelde. “Mainnovation is een samentrekking van de woorden
maintenance en innovation. Ons adviesbureau wil innovatief zijn op het gebied
van onderhoudsverbetering en daaraan gerelateerde ICT-oplossingen. Het is ons
doel om onderhoudsorganisaties op een hoger niveau te tillen, zodat ze de
waardering krijgen die ze verdienen. “
Enkele cruciale vragen
Kort en simplistisch samengevat zou men kunnen stellen dat Value Driven
Maintenance staat voor het in kaart brengen van onderhoudskosten in relatie tot
onderhoudskwaliteit. Hoeveel waarde creëert uw onderhoud? Wanneer stuurt u op
machinebeschikbaarheid en wanneer op veiligheid en/of kostenverlaging? Hoe helpt
VDM u om het waardepotentieel bij uw onderhoudsafdeling expliciet meetbaar te
maken en wat is een reëel ambitieniveau voor uw onderhoudsstrategie? Welke
methoden en middelen kies je om het verbeterpotentieel ook daadwerkelijk te
benutten? Wat is de balans tussen mensen, werkprocessen en IT? Veel vragen waar
niet onmiddellijk een duidelijk antwoord op te geven is, maar die misschien wel
cruciaal kunnen zijn om uw onderhoudsafdeling naar een hoger niveau te brengen.
Guy Delahay: “Hoewel men weet dat onderhoud meestal van kritisch belang is, zijn
slechts weinig maintenance managers in staat om op dergelijke vragen een
duidelijk antwoord te geven. Zeker wanneer hun gevraagd wordt het belang van
onderhoud uit te drukken in economische toegevoegde waarde of in
aandeelhouderswaarde. En hier komt dus duidelijk de waarde van ons gedachtengoed
naar voor waarbij de door Mainnovation ontwikkelde VDM strategie aantoont dat
onderhoud op verschillende gebieden kan bijdragen aan de economische waarde van
een bedrijf.” Volgens onze gesprekspartner blijkt dit ook in de praktijk. Een
praktijk waar de maintenance manager voortdurend moet balanceren tussen het
maximaliseren van de installatiebeschikbaarheid en het minimaliseren van de
onderhoudskosten.
Meerwaarde bewijzen
De onderhoudsfunctie speelt een cruciale rol in de dagelijkse
bedrijfsvoering: zorgen dat de productie draait en dat die blijft draaien.
Daarom ook is hij een pro-actieve dienstverlener die exact weet wat er op welk
moment en waar iets moet gebeuren. Niet passief wachten op storingen, maar
gericht aan het werk om in samenwerking met ‘alle’ betrokkenen een duidelijk
zichtbare bijdrage te leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen.
Guy Delahay: “VDM slaat als het ware een brug tussen het traditionele
onderhoudsdenken en het sturen op economische toegevoegde waarde. Het bevat een
kwantitatief besturingsmodel waarmee inzichtelijk wordt gemaakt hoe onderhoud
een positieve bijdrage kan leveren aan de waardecreatie binnen het bedrijf.
Daarnaast helpt het ook bij het inrichten van de meest waardevolle
onderhoudsorganisatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van bewezen best practices
van toonaangevende bedrijven, branchespecifieke benchmarks en de mogelijkheden
van geautomatiseerde EAM-systemen (Enterprise Asset Management). De
onderhoudsmanager dient dus zichtbaar te maken waar het waardepotentieel zit
binnen zijn onderhoudsorganisatie. Op welke wijze kan onderhoud eigenlijk waarde
toevoegen aan het bedrijf?”
Vier waardedrijvers
Besparingen op het onderhoudsbudget hebben meestal direct een positieve
invloed op het bedrijfsresultaat. Althans, dat veronderstelt men, niet wetende
wat de gevolgen zijn voor de technische beschikbaarheid en de veiligheid van het
productieapparaat op korte en/of lange termijn. Niet zelden hebben bedrijven
hierdoor de verkeerde beslissing genomen. Zolang de onderhoudsmanager niet in
staat is deze discussie om te buigen en de toegevoegde waarde van onderhoud
zichtbaar te maken, zal dit in de toekomst blijven gebeuren. Guy Delahay: “VDM
is gebaseerd op vier ‘value drivers’, namelijk ‘Asset Utilization’, Safety,
Health & Environment (SHE), ‘Cost Control’ en ‘Resource Allocation’, en is een
conjunctuur onafhankelijk instrument voor een continue verbetering. In het kort
kan men stellen dat ‘Asset utilization’ instaat voor het verhogen van de
technische beschikbaarheid van een installatie, zodat met hetzelfde geïnvesteerd
vermogen meer producten geproduceerd worden. In een groeiende afzetmarkt
genereert dit meer inkomsten, terwijl de vaste kosten gelijk blijven, hetgeen
automatisch waardecreatie betekent. Een tweede, steeds belangrijker wordende
waardedrijver is ‘SHE’. Het voldoen aan de wettelijke richtlijnen creëert waarde
op een tweetal manieren. Ten eerste wordt hiermee voorkomen dat er boetes aan
overheidsinstanties betaald dienen te worden bij overtredingen en ten tweede
heeft een goed SHE-beleid een positief effect op het behoud van ‘License to
operate’ en de mogelijkheid om ook in de toekomst waarde te blijven creeeren.
Vervolgens is er Cost Control. Goed onderbouwde besparingen op het
onderhoudsbudget, zonder dat deze de beschikbaarheid en betrouwbaarheid negatief
beinvloeden, genereren automatisch vrije kasstromen in de toekomst, en daarmee
waarde. Tenslotte kan onderhoud ook waarde creëren door een slimmer beheer van
zijn middelen (Resource Allocation), denk bijvoorbeeld aan het kapitaalsbeslag
van de wisselstukken in het magazijn. Zodra duidelijk is waar het
waardepotentieel zit, dient de onderhoudsdienst hierop te worden ingericht.
Welke competenties moeten zijn gewaarborgd om blijvende waardevermeerding zeker
te stellen? Men moet er echter wel rekening met houden dat de waarde per driver
sterk afhankelijk is van de branche en de economische situatie en kan dus
variëren in de tijd.”
VDM Control Centre
Nadat de VDM-filosofie in ras tempo furore had gemaakt bij diverse
organisaties in de Benelux en daarbuiten, ontstond al snel de behoefte aan
laagdrempelige hulpmiddelen. Voor Mainnovation was dit de aanleiding om het VDM
Control Centre te ontwikkelen. Guy Delahay: “Dit laatste is een online platform
waar onderhoudsmanagers van grote en kleine bedrijven hun onderhoudsprestaties
kunnen meten en benchmarken met geanonimiseerde branchegenoten. De hele VDM
analyse vergt slechts 16 kentallen per site. We gebruiken benchmarking om samen
met de klant vast te stellen welke relatieve verbetersprong ten op zichte van de
branchegenoten realistisch haalbaar is. Per waardedrijver wordt zo het
potentieel bepaald, meestal leidt dit ertoe dat de onderhoudsorganisatie zich
het beste op 1 waardedrijver kan richten. Hoe meer focus, hoe groter de kans op
succes. Vanuit de gekozen ‘dominante’ waardedrijver ontwerpen we samen met de
klant de ‘Meest Waardevolle Onderhoudsorganisatie’. Dat is een organisatie die
in staat is om het nagestreefde waardepotentieel ook daadwerkelijk te
realiseren. Voor de geselecteerde kerncompetenties betekent dit dus een
verbetering van werkprocessen, vaardigheden en attitude van de mensen, en
verbeteren van de IT-ondersteuning. Gelukkig hoeven we bij zo’n ontwerp niet
vanaf nul te beginnen, want per competentie zijn er meerdere ‘best practices’
beschikbaar.
Monitoring
Indien een onderhoudsorganisatie zich een target stelt om waarde te
creeeren, moet men gedurende het traject ook bewaken of deze gehaald wordt. En
Guy Delahay besluit: “ Binnen VDM kan dat op twee niveaus. Het eerste is
jaarlijks. Via een abonnement op de benchmarking service kan de
onderhoudsorganisatie jaarlijks gebenchmarkt worden. Gemeten ten opzichte van
gelijke definities ziet men dan de objectieve meerjaren trend op de 10 Kritische
Prestatie Indicatoren. Ideaal als input voor de jaarlijkse planning & control
cyclus (budgettering, SLA targets, etc.). Het tweede niveau zit dichter op de
dagdagelijkse operatie. Voor de toonaangevende onderhoudsbeheersystemen (EAM)
van MRO Software, Datastream en SAP is een speciale VDM rapportage module
ontwikkeld waarmee de trends en analyses per KPI direct worden berekend op de
onderliggende data uit het onderhoudsbeheerssysteem. VDM maakt dus in alle
opzichten het pad vrij om het onderhoudsproces echt te gaan besturen, in plaats
van steeds gestuurd te worden”<<
Hubert Lahaut
Value Driven Maintenance
Passer d’un poste de frais à une valeur ajoutée
Dans une économie morose, le service de maintenance subit aussi des pressions.
Le budget de maintenance est souvent réduit tandis que le niveau de performance
du parc de machines doit continuer à croître. Le maintenance manager doit donc
partir à la recherche d’opportunités d’économie sans perdre de vue la fiabilité
à long terme. Comment calculer la valeur de la maintenance et montrer à sa
direction l’essence même du problème ?
Maintenance Magazine s’est entretenu avec ir. Guy Delahay, managing director et
co-fondateur de Mainnovation, qui a développé la méthodologie de Value Driven
Maintenance (VDM). «Mainnovation est une contraction des mots maintenance et
innovation. Notre bureau de conseil souhaite être innovateur en matière
d’amélioration de la maintenance et de solutions ICT y afférentes. Nous avons
pour objectif de rehausser le niveau des organisations de maintenance afin
qu’elles reçoivent l’estime qu’elles méritent.»
Quelques questions cruciales
Pour résumer en quelques mots et de manière simpliste, la Value Driven
Maintenance vise à montrer la relation entre les frais de maintenance et la
qualité de la maintenance. Quelle valeur ajoutée votre maintenance
apporte-t-elle ? Quand visez-vous la disponibilité des machines et quand la
sécurité et/ou la réduction des frais? Comment la VDM vous aide-t-elle à rendre
explicitement mesurable le potentiel de valeur de votre département de
maintenance? Quel est le réel niveau d’ambition de votre stratégie de
maintenance? Quelles méthodes et moyens choisissez-vous pour exploiter
effectivement le potentiel d’amélioration? Quel est l’équilibre entre les
hommes, les processus de travail et l’IT? Autant de questions auxquelles il est
difficile de donner une réponse claire mais qui peuvent s’avérer cruciales pour
élever votre département de maintenance à un niveau supérieur. «Bien qu’on sache
que la maintenance a généralement une importance critique, peu de maintenance
managers sont en mesure de donner une réponse claire à de telles questions.
Surtout lorsqu’on leur demande d’exprimer l’importance de la maintenance en
valeur ajoutée économique ou en valeur pour les actionnaires. Et c’est ici
qu’apparaît clairement la puissance de notre approche car la stratégie de la VDM
développée par Mainnovation montre comment la maintenance peut contribuer dans
différents domaines à la valeur économique d’une entreprise» explique Guy
Delahay. Selon notre interlocuteur, cela se manifeste aussi dans la pratique.
Une pratique durant laquelle le maintenance manager doit continuellement
chercher un équilibre entre la maximalisation de la disponibilité de
l’installation et la minimisation des frais de maintenance.
Prouver la plus-value
La fonction de maintenance joue un rôle crucial dans la gestion quotidienne:
elle s’assure que la production tourne et qu’elle continue à tourner. Voilà
aussi pourquoi l’organisation de maintenance est un prestataire de services
proactif qui sait exactement ce qui doit se faire à tel instant et à tel
endroit. Le service de maintenance n’attend pas les pannes en se croisant les
bras. Il travaille de manière ciblée afin de pouvoir contribuer clairement à la
réalisation des objectifs de l’entreprise, en collaboration avec toutes les
personnes impliquées. «La VDM jette pour ainsi dire un pont entre la réflexion
traditionnelle sur la maintenance et la quête d’une valeur ajoutée économique.
Elle comprend un modèle de pilotage quantitatif qui permet de comprendre comment
la maintenance peut apporter une contribution positive à la création de valeur
au sein de l’entreprise. Elle aide aussi à mettre sur pied la meilleure
organisation de maintenance possible. Pour ce faire, elle recourt aux meilleures
pratiques appliquées par des sociétés de renoms, à des benchmarks très ciblés et
aux possibilités des systèmes d’EAM automatisés (Enterprise Asset Management).
Le maintenance manager doit donc montrer où se trouve le potentiel de valeur au
sein de son organisation de maintenance. Comment la maintenance peut-elle
apporter dans les faits une valeur ajoutée à l’entreprise ?»
Quatre moteurs de valeur
Les économies réalisées sur le budget de la maintenance ont généralement une
influence positive directe sur le résultat de l’entreprise. Du moins, c’est ce
que l’on suppose, ne sachant pas quelles sont les conséquences pour la
disponibilité technique et la sécurité de l’équipement de production à court
et/ou long terme. Nombre de sociétés ont souvent pris la mauvaise décision suite
à cette politique. Tant que le maintenance manager n’est pas à même d’infléchir
cette décision et de rendre visible la valeur ajoutée de la maintenance, cela
arrivera encore. «La VDM s’appuie sur quatre moteurs de valeur intitulés ‘Asset
Utilization’, ‘Safety Health & Environment’ (SHE), ‘Cost Control’ et ‘Resource
Allocation’» explique Guy Delahay. «Elle constitue un instrument indépendant de
la conjoncture, qui permet une amélioration continue. En bref, nous pouvons dire
que l’Asset utilization se charge d’accroître la disponibilité technique d’une
installation afin de pouvoir produire davantage de produits pour un même
investissement. Cela génère davantage de revenus sur un marché en croissance
tandis que les frais fixes restent identiques, ce qui signifie automatiquement
une création de valeur. Le SHE est un deuxième moteur de valeur prenant sans
cesse plus d’importance. Il rencontre les directives légales et crée de la
valeur de deux manières. Tout d’abord, il permet d’éviter de devoir payer des
amendes aux instances publiques lors d’infractions. Ensuite, une bonne politique
de SHE a un effet positif sur le maintien de la ‘License to operate’ et offre la
possibilité de continuer à créer de la valeur, même dans le futur. Finalement,
il y a le Cost Control. Les économies bien étayées sur le budget de la
maintenance, n’ayant aucune influence négative sur la disponibilité et la
fiabilité, génèreront à l’avenir automatiquement du cash flow et, par là même,
de la valeur. Finalement, la maintenance peut aussi créer de la valeur par une
gestion plus intelligente des moyens (Resource Allocation). Pensez par exemple à
l’immobilisation de capital dans des pièces de rechange dans l’entrepôt. Dès que
le potentiel de valeur a été identifié, le service de maintenance doit
s’organiser en conséquence. Quelles compétences doivent être garanties dans un
environnement d’asset management afin d’assurer une hausse continue de la
valeur? Il faut toutefois tenir compte du fait que la valeur par ‘driver’ dépend
fortement de la branche et de la situation économique et qu’elle peut donc
varier dans le temps.»
VDM Control Centre
Alors que la philosophie de la VDM a rapidement fait fureur auprès de
diverses organisations au Benelux et à l’extérieur, le besoin d’outils
facilement accessibles s’est très vite fait ressentir. Ce fut l’occasion pour
Mainnovation de développer le VDM Control Centre. «Il s’agit là d’une
plate-forme en ligne où les maintenance managers de petites et grandes
entreprises peuvent mesurer leurs performances de maintenance et les comparer à
d’autres sociétés anonymes du même secteur. Une analyse de VDM complète ne
réclame que 16 indices par site. Nous utilisons le benchmarking afin de
constater avec le client quelle amélioration relative peut être réalisée par
rapport aux collègues du secteur. Le potentiel est ainsi défini par moteur de
valeur. En général, il est préférable que l’organisation de maintenance s’axe
sur un moteur de valeur. Plus la concentration est importante, plus elle a de
chances de réussir. A partir du moteur de valeur dominant, nous développons avec
le client ‘la meilleure organisation de maintenance possible’, c’est-à-dire une
organisation à même de réaliser effectivement le potentiel de valeur visé. Pour
les compétences de base sélectionnées, cela signifie donc une amélioration des
processus de travail, des compétences et de l’attitude du personnel, de même
qu’une amélioration du support IT. Nous ne devons heureusement pas démarrer de
zéro pour une telle élaboration puisqu’il existe déjà plusieurs ‘meilleures
pratiques’ par compétence.
Surveillance
Lorsqu’une organisation de maintenance se fixe comme objectif de créer une
valeur, elle doit aussi vérifier durant le processus si elle atteint cet
objectif. «La VDM offre cette possibilité à deux niveaux. Tout d’abord
annuellement. Un abonnement au benchmarking de maintenance permet à
l’organisation de maintenance de bénéficier d’un benchmark annuel. Les mesures
établies par rapport à des définitions identiques donnent alors une tendance
pluriannuelle objective sur les 10 indicateurs de performance critiques. Cette
information est idéale pour le planning annuel et le cycle de contrôle
(budgétisation, cibles SLA…). Le deuxième niveau est plus proche de la gestion
quotidienne. Un module de rapportage spécial de VDM a été mis au point pour les
systèmes de gestion de maintenance (EAM) connus de MRO Software, Datastream et
SAP. Celui-ci permet de calculer directement les tendances et analyses par KPI
avec les données sous-jacentes du système de gestion de maintenance. La VDM
ouvre donc à chaque niveau la voie à un pilotage effectif du processus de
maintenance plutôt qu’à une gestion réactive de celle-ci» conclut-il. <<
Hubert Lahaut
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