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Doeltreffende
onderhoudsbeheersystemen
Invoering en nut
version française
De markt voor onderhoudsbeheersystemen is groeiende. Onderzoeksbureaus spreken
van een wereldwijde groei op het gebied van onderhoudssoftware van tientallen
procenten. Dit heeft een aantal redenen.
In het bedrijfsleven, bij de overheid en binnen de gezondheidszorg is er meer en
meer behoefte aan effectiever onderhoud. De technische en facilitaire diensten
hebben in principe te maken met interne en externe factoren, zoals efficiëntie
verhogen, downtime verlagen, kosten terugdringen, bedrijfstijd opsporen,
richtlijnen met betrekking tot veiligheid en milieu en eventueel te behalen
certificeringen.
Redenen voor een effectiever onderhoud
Elk bedrijf of instelling wil zijn kosten terugdringen en de prestaties
verbeteren. Dat is geen nieuws. Technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat
technische diensten met steeds meer soorten machines en onderdelen te maken
krijgen, terwijl er per onderdeel relatief minder onderhoud plaats hoeft te
vinden. Om processen inzichtelijker te maken en het onderhoud meer voorspelbaar,
is er een verschuiving van correctief onderhoud naar preventief onderhoud. Dan
zijn er nog de eisen op het gebied van registratie van onderhoudsgegevens. Dit
om te kunnen voldoen aan de normen voor het behalen van certificeringen en om
gegevens te kunnen tonen die vereist zijn om aan milieu- en
veiligheidsrichtlijnen te voldoen. Onderhoudsbeheer wordt voortdurend
professionelen aangezien bedrijven zich steeds meer en meer bewust worden van de
noodzaak en de te behalen voordelen. Structurele veranderingen kunnen immers
leiden tot structurele verbeteringen. Daar zal echter tijd en geld in
geïnvesteerd moeten worden. Met een goed systeem is effectiever onderhoud en een
betere registratie mogelijk. Alleen zo’n systeem kan op alle niveaus binnen een
organisatie direct en nauwkeurige informatie verschaffen.
Optimalisering
Om het onderhoud te optimaliseren dient er een goed onderhoudsbeleid te worden
opgesteld. Het betreft een omschrijving van doelstellingen, middelen, budget en
de tijdsperiode waarover deze zaken gelden. Vervolgens dient er een
onderhoudsprogramma geformuleerd te worden. Dit programmeren is o.a. gebaseerd
op eisen op het gebied van veiligheid, milieu en technische beschikbaarheid.
Naar aanleiding van het beleid en het programma, afgezet tegen de huidige
situatie, ontstaat de vraag: “Is een onderhoudsbeheersysteem gewenst?” Bij de
meeste bedrijven zal het antwoord “ja” luiden. Wanneer een
onderhoudsbeheersysteem gewenst is moet de volgende vraag worden gesteld: “Welk
systeem is voor ons het meest geschikt?” En vervolgens: “Hoe dienst de
implementatie worden aangepakt en hoe gaan we er mee aan de slag?” De invoering
van een onderhoudsbeheersysteem brengt een veranderingsproces met zich mee.
Aanvaarding binnen de organisatie is dus zeer belangrijk. Er dient ook voldoende
aandacht te worden besteed aan de organisatie van de invoering, de registratie,
het toegankelijk maken en het rapporteren van belangrijke zaken.
Stappenplan voor de ‘invoer’
1. Projectteam
Gedurende het gehele traject is het aan te raden om met een projectteam te
werken. Dit team dient een afspiegeling te zijn van diegenen die met het systeem
zullen gaan werken. Betrokkenheid is van wezenlijk belang. De wensen en
behoeften van alle betrokkenen dienen vooraf duidelijk te zijn. Bovendien
bevordert betrokkenheid de aanvaarding binnen de organisatie.
2. Systeemkeuze
§ Behoeften
De keuze van een softwarepakket is afhankelijk van een aantal factoren. Ten
eerste dient gekeken te worden naar de behoeften die de technische dienst met
het systeem wil vervullen. De behoeften bepalen de gewenste functionaliteiten.
Deze bepalen op hun beurt welke pakketten in aanmerking komen. Het is met een
modulair pakket wel mogelijk eenvoudig (en relatief goedkoop) te beginnen en
steeds een stukje uit te bouwen naarmate men daar aan toe is.
§ Aansluiting op andere systemen
Een andere vraag die gesteld moet worden is wat de reeds gebruikte systemen
binnen de onderneming zijn. Het kan wenselijk zijn dat systemen met elkaar
kunnen communiceren. Denk daarbij aan gebouwenbeheer of logistieke systemen.
§ Het aantal en de aard van de gebruikers
Het aantal gebruikers en de aard van de gebruikers bepalen mede de keuze. Hoe
meer gebruikers, des te meer het systeem moet kunnen. De aard van de gebruikers
speelt tevens een belangrijk rol. Wie gaat er mee werken? Dat kunnen
onderhoudsmensen zijn, productiemedewerkers, stafleden of allemaal tegelijk. De
ene gebruiker heeft alleen toegang tot het melden van storingen, de andere dient
bijvoorbeeld ook voorraden bij te houden en planningen te maken en weer een
ander wil rapporten oproepen als managementinformatie. Hoe meer verschillende
soorten gebruikers er zijn, des te verstandiger het is om met autorisaties te
werken. Dat is voor de gebruiker makkelijk en je voorkomt dat mensen verkeerde
handelingen doen die niet bij hun taakomschrijving horen.
§ Het beschikbare budget
Een vanzelfsprekende factor is het beschikbare budget binnen de onderneming. Het
budget bepaalt de grenzen van de mogelijkheden. Het is echter aan te raden om
taakstellend te werk te gaan. Eerst dient men te kijken wat er nodig is,
vervolgens welke kosten hieraan verbonden zijn. De praktijk is vaak andersom.
Men kijkt hoeveel geld er beschikbaar is en wat men daarvoor kan kopen.
§ Het gewenste serviceniveau
De invoering van een onderhoudsbeheersysteem omvat meer dan alleen de aanschaf
van de software. Hulp bij de implementatie, ondersteuning (helpdesk), cursussen,
onderhoudscontracten en nazorg zijn doorslaggevende zaken bij het succesvol
doorvoeren van de automatisering. Hoe minder kennis er in huis is, des te
belangrijker het is een leverancier te kiezen die het hele traject optimaal kan
verzorgen.
3. Implementatie en opleiding
Na de aanschaf volgt de implementatie. Ook bij de implementatie is een
projectteam van evident belang. In samenwerking met de leverancier zal eerst de
huidige situatie als uitgangspunt genomen worden. Vervolgens kan de software
worden geïnstalleerd, waarna de testfase volgt. Als de basisgegevens zijn
ingevoerd en de gebruikers opgeleid zijn en vertrouwd met het systeem, dan
kunnen de operationele gegevens worden ingevoerd. Het systeem kan in gebruik
worden genomen. Gefaseerd kunnen steeds nieuwe modules in gebruik genomen
worden. Opleiding is een cruciaal onderdeel om als gebruiker goed met het
systeem uit de voeten te kunnen. De betere leverancier biedt cursussen voor
verschillende gebruikersgroepen en verschillend onderdelen, uiteenlopend van
basiscursussen tot cursussen voor gevorderden.
4. Werken met het systeem, ondersteuning en upgrades
Het systeem draait en ongetwijfeld zullen er in het begin onduidelijkheden of
problemen zijn. Wanneer de goede leverancier gekozen is zal deze support kunnen
leveren bij vraagstukken waarmee geworsteld wordt. Daarna zal de technologie ook
niet stil blijven staan en zal de leverancier het systeem verbeteren naar
aanleiding van klantspecifieke wensen. Ook zullen er nieuwe functionaliteiten
ontwikkeld worden. De mogelijkheid bestaat om een onderhoudscontract aan te
gaan, zodat upgrades doorgevoerd kunnen worden en de support makkelijker (lees
voordeliger) toegankelijk is.
5. Evaluatie
Na verloop van tijd zal blijken wat de baten van het systeem zijn. In eerste
instantie is er altijd sprake van een investering in tijd en geld. Op termijn
zullen bij goed gebruik de voordelen blijken. Is dit niet het geval, dan moet
worden bekeken of er op de juiste wijze van het systeem gebruik gemaakt wordt en
of het systeem dat doet wat de leverancier beloofd heeft. Normaliter zal echter
blijken dat de technische dienst een instrument in handen heeft gekregen waarmee
ze de performance kan verbeteren en waarmee duidelijk de toegevoegde waarde van
het onderhoud getoond kan worden. “Performance killers” en “cost drivers” kunnen
worden geëlimineerd en de effectiviteit van het onderhoud zal toenemen. <<
M.M.
Systèmes de gestion de l’entretien efficaces
Introduction et utilité
Le marché des systèmes de gestion de l’entretien ne cesse de croître. Les
bureaux parlent d’une croissance mondiale de plusieurs dizaines de pour-cent en
matière de gestion de l’entretien. Cette croissance connaît plusieurs raisons.
Les entreprises, les pouvoirs publics et les établissements de soins de santé
ressentent de plus en plus le besoin d’un entretien plus efficace. Les services
techniques et facilitaires sont en principe liés à des facteurs internes et
externes comme la hausse de l’efficacité, la réduction des temps d’arrêt, la
répression des coûts, la détection du temps de fonctionnement, les directives
relatives à la sécurité et l’environnement et les certifications à obtenir.
Raisons d’un entretien plus efficace
Chaque société ou institution souhaite comprimer ses coûts et améliorer ses
prestations. Cela n’a rien de nouveau. Avec l’évolution des développements
technologiques, les services techniques sont confrontés à toujours plus de
machines et de pièces alors que chaque pièce distincte nécessite relativement
moins d’entretien. Pour rendre les processus plus compréhensibles et l’entretien
plus prévisible, l’entretien correctif a cédé la place à un entretien préventif.
Par ailleurs, il faut tenir compte des exigences en matière d’enregistrement des
données d’entretien afin de rencontrer les normes pour l’obtention de
certifications et de pouvoir présenter les données requises permettant de
répondre aux directives environnementales et de sécurité. La gestion de l’entretien
est constamment considérée d’un œil plus professionnel car les sociétés prennent
de plus en plus conscience de sa nécessité et des avantages qu’elles peuvent en
retirer. Des changements structurels peuvent en effet induire des améliorations
structurelles. Pour cela, il faudra toutefois investir du temps et de l’argent.
Un bon système permet un entretien plus efficace et un meilleur enregistrement.
Seul un tel système peut fournir directement des informations précises, à tous
les niveaux de l’entreprise.
Optimisation
L’optimisation de l’entretien nécessite l’établissement d’une bonne stratégie d’entretien,
c’est-à-dire une description des objectifs, des moyens, du budget et de la durée
d’application. Ensuite, il faut formuler un programme d’entretien. Cette
programmation s’appuie notamment sur des exigences en matière de sécurité, d’environnement
et de disponibilité technique. En analysant la stratégie et le programme dans le
contexte actuel, on en arrive à la question ‘Faut-il un système de gestion de l’entretien?
Dans la majorité des entreprises, la réponse sera ‘oui’. Si un système de
gestion de l’entretien est souhaité, il faut poser la question suivante: ‘Quel
est le système qui nous convient le mieux?’. Et puis: ‘Comment aborder l’implémentation
et comment l’exploiter?’ L’introduction d’un système de gestion de l’entretien
entraîne un processus de changement. L’acceptation au sein de l’entreprise est
dès lors très importante. Il faut également consacrer suffisamment d’attention à
l’organisation de l’introduction, à l’enregistrement, l’accessibilité et au
rapportage de choses importantes.
Plan d'introduction, point par point
Equipe de projet
Il est conseillé d’utiliser une équipe de projet durant l’ensemble du processus.
Cette équipe doit être le reflet de ceux qui utiliseront le système. L’implication
est primordiale. Les souhaits et besoins de toutes les personnes concernées
doivent être très claires au préalable. En outre, l’implication favorise l’acceptation
au sein de la société.
Choix du système
Besoins
Le choix d’une solution logicielle dépend de plusieurs facteurs. Tout d’abord,
il faut examiner les besoins que le service technique souhaite rencontrer avec
le système. Les besoins déterminent les fonctionnalités souhaitées. Celles-ci
définissent à leur tour les paquets pouvant entrer en ligne de compte. Il est
possible de démarrer simplement (et à faible coût) avec une solution logicielle
modulaire et d’étendre cette solution par la suite en fonction des besoins.
Raccordement à d’autres systèmes
Il faut également vérifier les autres systèmes déjà utilisés dans l’entreprise.
Il peut être souhaitable que les systèmes puissent communiquer ensemble. Pensez
par exemple à la gestion de bâtiments ou aux systèmes logistiques.
Le nombre et la nature des utilisateurs
Le nombre et la nature des utilisateurs interviennent aussi dans le choix. Plus
il y a d’utilisateurs, plus le système doit être performant. La nature des
utilisateurs joue également un rôle important. Qui utilisera le système? Des
personnes de l’entretien, des collaborateurs au niveau de la production, des
membres du staff ou les trois? L’un pourra seulement accéder aux messages de
pannes tandis que l’autre devra pouvoir tenir à jour les stocks et effectuer des
plannings. Un troisième souhaitera peut-être consulter des rapports tels que des
informations de gestion. Plus les types d’utilisateurs diffèrent, plus il est
conseillé de recourir à des autorisations. Cette procédure est facile pour l’utilisateur
et vous permet d’éviter que des personnes effectuent de fausses opérations qui
ne relèvent pas de leur description de tâches.
Le budget disponible
Le budget disponible est un facteur évident au sein de l’entreprise. Le budget
définit les limites des possibilités. Il est toutefois conseillé de travailler
par tâche. Il faut d’abord vérifier les besoins et ensuite analyser les coûts
qui y sont liés. En pratique, les sociétés procèdent souvent inversement. Elles
vérifient le budget dont elles disposent et regardent ce qu’elles peuvent
acheter pour ce budget.
Le niveau de service souhaité
L’introduction d’un système de gestion de l’entretien comprend plus que la
simple acquisition du logiciel. L’aide lors de l’implémentation, le support
(helpdesk), les cours, les contrats d’entretien et le service après-vente sont
des points décisifs pour l’exécution fructueuse de l’automatisation. Moins il y
a de connaissances en interne, plus il est important de choisir un fournisseur
qui peut assurer le déroulement optimal de l’ensemble du processus.
Implémentation et formation
Après l’acquisition, vient l’implémentation. Dans l’implémentation aussi,
l’équipe de projet est d’une importance capitale. En collaboration avec le
fournisseur, elle partira de la situation actuelle pour installer le logiciel.
Puis vient la phase de test. Lorsque les données de base sont introduites et que
les utilisateurs sont formés et familiarisés avec le système, les données
opérationnelles peuvent être introduites. Ensuite, le système peut être mis en
service. Des nouveaux modules peuvent toujours être implémentés ultérieurement
par phases. La formation est un élément crucial si l’on veut, en tant qu’utilisateur,
pouvoir se servir parfaitement du système. Un bon fournisseur propose des cours
pour les différents groupes d’utilisateurs et les différents composants, allant
des cours de base jusqu’aux cours pour utilisateurs avancés.
Utilisation du système, support et mises à niveau
Au début, le système connaîtra incontestablement des imprécisions ou des
problèmes. Si vous avez opté pour un bon fournisseur, celui-ci pourra vous
fournir un support lorsque vous serez confronté à des questions. La technologie
ne s’arrête pas et le fournisseur améliorera le système en fonction des souhaits
du client. Des nouvelles fonctionnalités seront également développées. Il est
possible de signer un contrat d’entretien qui assure l’implémentation de mises à
niveau et rend le support plus facilement accessible (c’est-à-dire moins coûteux).
Evaluation
Après quelque temps, les avantages du système apparaîtront clairement. Ne pas
oublier de tenir compte d’un investissement en temps et en argent. A terme, les
avantages se manifesteront, si le système est bien utilisé. Si ce n’est le cas,
il faut vérifier si le système est utilisé correctement et s’il rencontre les
promesses du fournisseur. Normalement, le service technique a reçu un instrument
avec lequel il peut améliorer ses performances et montrer clairement la valeur
ajoutée de l’entretien. Les éléments qui tuent la performance et les inducteurs
de coûts peuvent être éliminés et l’efficacité de l’entretien améliorée. <<
M.M.
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