Geïntegreerd asset management
Naar een grotere rol van leveranciers

version française

Asset management, levenscyclusbeheer van de installaties, beheer van fysieke activa of asset- en onderhoudsmanagement zijn geen nieuwe concepten voor de mensen die dag in dag uit bezig zijn met het beheer en het onderhoud van de technische middelen in een bedrijf. Onder technische middelen verstaan we bijvoorbeeld productieinstallaties of diverse uitrustingen binnen productiebedrijven.

Is het nog zinvol om over dit onderwerp te spreken aangezien het inmiddels al een halve eeuw bestaat als volwaardig vakgebied in de bedrijfskunde? Het antwoord hangt af van in welke business, in welke context, in welke omstandigheden, op welke manier en op welk niveau binnen een bedrijf over levenscyclusbeheer van de installaties wordt gesproken. Maar één ding dat zeker is, is dat asset management steeds van groot belang is voor elk bedrijf waarin de installaties of de vaste activa in grote mate aanwezig zijn en een onmisbare rol spelen in de bijdrage aan de bedrijfbusiness.

Geïntegreerde benadering
Asset management betekent dat alle technische bedrijfsmiddelen binnen het bedrijf op een systematische manier beheerd wordt door een combinatie van technische, financiële en bedrijfkundige benaderingen. Eigenlijk is asset management een verregaand en verdergaand concept van wat we onder het huidige onderhoudmanagement verstaan. Ondanks het feit dat asset management niet nieuw is, is het slechts in beperkte mate geïmplementeerd binnen bedrijven. Met andere woorden, weinig bedrijven beheersen het concept ervan, nog minder gebruiken dit als strategisch hulpmiddel. Hoe komt dat, en wat is de moeilijkheidsgraad voor bedrijven qua implementatie? Het antwoord is dat asset management een functie is waar binnen een bedrijf meerdere personen mee bezig zijn zonder dat er iemand de eindverantwoordelijkheid over draagt, met andere woorden er is geen duidelijke proceseigenaar en dit noch op management-, noch op operationeel niveau. (Tabel 1 toont ons een aantal bekende voorbeelden)
De hiernaast afgebeelde tabel maakt duidelijk dat er binnen een bedrijf in elke fase van het productieproces telkens meerdere en verschillende partijen betrokken zijn bij de installaties. Niet alleen de onderhoudsafdeling is tijdens de verschillende fasen zoals de ontwerp/acquisitie-, de ingebruikname- en de onderhoudsfase, betrokken. Elke partij streeft zijn eigen doelstellingen en belangen na. Deze zijn niet altijd in evenwicht binnen het bedrijf. Zo kan bijvoorbeeld de inkoopafdeling uit kostenbesparend oogpunt een tweedehandse installatie gekocht hebben voor een nieuwe productielijn terwijl de onderhoudsafdeling continu moeilijkheden heeft bij het onderhoud van deze installatie. Als we dan het asset managementproces analyseren dat bij de diverse afdelingen plaatvindt op lange termijn en rekening houdend met alle werkzaamheden zoals o.a. ontwerp, gebruik, onderhouds- en verbeteringswerken, zien we dat een geïntegreerde benadering wenselijk en zelfs noodzakelijk is.

Integratie
In deze benadering ligt de nadruk op de integratie van de werkzaamheden uitgevoerd door alle betrokken partijen. Dit zijn o.a. leveranciers, gebruikers en het management. Het onderhoud dat uitgevoerd wordt door de leveranciers wordt binnen het asset managementproces als een doorslaggevende factor beschouwd. Met de term leveranciers verwijzen we naar de ontwerpers en/of de engineeringbureaus die de installaties hebben ontworpen en gefabriceerd. In het verleden zijn er veel publicaties verschenen over de integratie van het onderhoud met de productie. Het TPM-concept (Total Productive Maintenance) is hiervan een mooi voorbeeld. In de afgelopen tijd, is de complexiteit en de diversiteit van installaties binnen bedrijven steeds groter geworden. Het is onvermijdelijk om de rol van de leverancier van de installaties met andere ogen te bekijken en over te gaan tot het stroomlijnen van het onderhoud en de productie. Er zijn steeds meer praktijkvoorbeelden die bewijzen dat de integratie van leverancier – gebruikers – onderhoud een zeer verstandige en belangrijke keuze is in het asset managementproces.
Uit wetenschappelijke cijfers blijkt dat voor industriële installaties bijna 60% tot 80% van de betrouwbaarheid en de totale levencycluskosten alsook de onderhoudskosten bepaald worden door het ontwerp van de installaties. Voor specifiek ontworpen installaties ligt dit percentage nog hoger. Indien ‘design for maintenance’ in de ontwerp- en engineeringsfase werkelijk gerealiseerd wordt, heeft asset management een solied fundament, namelijk duurzaamheid, hoge productiviteit en betrouwbaarheid, lage levenscycluskosten en onderhoud met hoge effectiviteit.
Maar de aandacht voor asset management is nog vaak moeilijk te verkrijgen in situaties waarbij de leverancier onderhoud als een taak van de gebruiker beschouwd. In de ontwerpfase van de installaties staat het realiseren van de vereiste functies, de specificaties en de kosten van de installaties centraal. Veel minder wordt er rekening gehouden met het beheer van de totale levenscyclus en de betrouwbaarheid. De oorzaak hiervan ligt niet alleen in het gebrek aan financiële middelen en tijd maar eveneens aan onvoldoende kennis erover. Door de concurrentie inzake prijs en levertermijn moet men in een hoog tempo en tegen een lage kostprijs installaties ontwerpen en bouwen. In een aantal situaties is er ter plaatse onvoldoende kennis aanwezig inzake betrouwbaarheid, onderhoudbaarheid en onderhoudsconcepten. In sommige branches is het zelfs zo dat er sprake is van een monopoliepositie van de op de markt aanwezige OEM’s en engineeringbureaus. Ondanks dat gebruikers eveneens een belangrijke invloed hebben op de performantie van de installaties, geeft het ontwerp van de installaties de ingebouwde grondslag voor het levenscyclusbeheer, die na de ingebruikname van de installaties moeilijk verandert kunnen worden.

Drie aspecten
Idealiter zou na de ingebruikname van de installaties het gebruik en het onderhoud aangepast dienen te worden naar de werkelijke omstandigheden waarin de installaties gebruikt worden. De belangrijkste taken van het onderhoud is de installaties in een optimale staat houden. Anders kost het te veel tijd en geld om de installaties te leren kennen voor het gebruik en het onderhoud en om de installaties op een effectieve manier te beheren.
Wat er dient te gebeuren voor het integreren van leverancier – productie – onderhoud binnen het asset management proces zijn volgende drie aspecten: managementsverbintenis, informatie-uitwisseling en het ontwikkelen van een onderhoudspolitiek of onderhoudsconcept zoals onderaan in figuur 1.

Integratie van leveranciers in het asset management proces
Managementsverbintenis betekent dat het management zich inzet om een cultuur van samenwerking te creëeren tussen alle partijen binnen de organisatie. Bij de leverancier dient het asset management als een klantgericht service geïmplementeerd te worden. De praktijkkennis van gebruikers en onderhoudspersoneel wordt overgedragen naar de leverancier. Samen met de gebruikers en het onderhoudspersoneel, dient de leverancier zijn energie, tijd en geld te investeren in het totaalconcept van asset management, de verhoging van de betrouwbaarheid en de onderhoudbaarheid van de installaties. Er wordt een asset strategie en onderhoudspolitiek/concept gemaakt. Tegelijktijd wordt er ook rekening gehouden met de beloning voor hoge performantie van de installaties in de vorm van een financiële compensatie. In het verleden heeft vooral het gebrek aan managementinspanningen om de samenwerking tot stand te brengen ervoor gezorgd dat een goede communicatie tussen alle partijen enkel op basis van goodwill tot stand kon komen.
Informatie-uitwisseling tussen de leverancier, de gebruikers en het onderhoud is erg belangrijk binnen het proces van asset management. In de ontwerpfase wordt alle informatie over de installaties en de componenten gegenereerd. Dit is één van de belangrijkste bronnen van kennis over de installaties voor de gebruikers en het onderhoudspersoneel. Momenteel wordt er onvoldoende informatie en gegevens over de installaties van het ontwerp naar de gebruikers en het onderhoudspersoneel doorgegeven wegens een gebrek aan aanmoediging van het management en een gebrek aan financiële inzet hiervoor. Documentatie voor productie- en onderhoudsdoeleinden zijn meestal onvolledig en onvoldoende beschikbaar voor gebruiks en het onderhoudspersoneel. Wanneer het management zich echter inzet wordt het mogelijk om deze situatie te verbeteren. Het is ook noodzakelijk om de manier waarop de informatie-uitwisseling dient te gebeuren tijdens en na de aanschaf van de installaties contractueel vast te leggen. Ontwikkelen van een onderhoudsconcept betekent dat reeds van bij het ontwerp er een onderhoudconcept gebruikt wordt in samenwerking met de uiteindelijke gebruikers en het onderhoudspersoneel. Algemeen gezien hebben leveranciers altijd documentatie over hoe de door hun geproduceerde installaties onderhouden dienen te worden na levering en ingebruikname ervan. De inhoud variëert van installatie tot installatie en de praktijk leert dat deze meestal niet volledig is. Vanuit het asset management proces dient men van in de ontwerpfase te bepalen en te helpen bij het gegenereren van alle benodigde gegevens en informatie zodat de uiteindelijke gebruikers en het onderhoudspersoneel over de vereiste handleidingen beschikken na oplevering en ingebruikname van de installaties. Voor dit te doen bestaan er verschillende methodes die alle betrokken partijen kunnen helpen. Deze methodes laten toe om analyses te maken op basis van de gegevens van het ontwerp. Bijvoorbeeld, Parameter Profile Analysis (PPA) kan de betrouwbaarheid van de installaties evalueren, Failure Mode Analysis kan de mogelijke fouten van de installaties en componenten ervan analyseren.

Kernelementen
Wanneer er zowel een managementsverbintenis is, de informatie-uitwisseling vlot verloopt en een goede samenwerking tot stand komt tussen alle betrokkenen, is het mogelijk om een effectief onderhoudsconcept in de ontwerpfase te maken. Deze verbeterd nog na de ingebruikname van de installaties door de gebruikers en het onderhoudspersoneel. Verder wordt er een effectief onderhouds- en asset managementsproces gegarandeerd. In dit artikel wordt de nadruk gelegd op de samenwerking tussen de leverancier, de gebruikers en het onderhoudspersoneel. Wij zien deze als actoren in een geïntegreerd proces waarin managementsverbintenis, informatie-uitwisseling en een terdege ontwikkeld onderhoudsconcept de kernelementen zijn. In het besluitvormingsraamwerk van asset management, dient de rol die de leverancier speelt, te worden verbeterd. Dit maakt een effectief onderhoud, een hoge betrouwbaarheid en een hoge staat van onderhoudbaarheid mogelijk waardoor de bijdrage van de installaties aan de bedrijfsbusiness gemaximaliseerd wordt. << (O.G.)

Asset management intégré
Un rôle plus important pour les fournisseurs

Asset management, gestion du cycle de vie des installations, gestion des actifs physiques ou asset management et gestion de la maintenance ne sont pas de nouveaux concepts pour les gens qui s’occupent quotidiennement de gestion et de l’entretien des moyens techniques d’une entreprise. Parmi les moyens techniques nous comptons par exemple les installations de production ou divers équipements au sein des entreprises de production.

Est-il encore utile d’aborder ce sujet étant donné qu’il existe maintenant depuis un demi-siècle et qu’il est accepté comme domaine à part entière dans les entreprise? La réponse dépend de quel business, dans quel contexte, dans quelles circonstances, de quelle manière et à quel niveau on parle de gestion du cycle de vie des installations d’une entreprise. Mais une chose est sûre, asset management est toujours très important pour chaque entreprise dans laquelle les installations ou les actifs fixes sont bien présents et jouent un rôle indispensable de contribution à l’exploitation.

Approche intégrée
Asset management signifie que tous les moyens techniques industriels dans l’entreprise sont gérés d’une manière systématique par une combinaison d’approches techniques, financières et industrielles. En fait, l’asset management est un concept plus approfondi de ce que nous considérons aujourd’hui comme la gestion de la maintenance. Malgré le fait que l’asset management n’est pas nouveau, il n’est implémenté que partiellement dans les entreprises. En d’autres termes, peu d’entreprises en maîtrisent le concept et l’utilisent encore moins comme support stratégique. Comment est-ce possible et quelle est la difficulté au niveau de l’implémentation pour les entreprises? La réponse est que l’asset management est une fonction qui occupe plusieurs personnes dans l’entreprise, sans que personne n’ait une responsabilité définitive, en d’autres termes, il n’existe pas de propriétaire précis du processus ni au niveau du management, ni au niveau opérationnel (le tableau montre quelques exemples connus).
Tableau 1 indique clairement que dans une entreprise, plusieurs parties différentes sont impliquées au niveau des installations et ce à chaque phase du processus de production. Non seulement le département est présent au cours des différentes phases, comme celles du concept/de l’acquisition, de la mise en marche et de l’entretien. Chaque partie a ses propres objectifs et défend ses propres intérêts. Ceux-ci ne sont pas toujours en équilibre dans l’entreprise. Par exemple, le département des achats peut, d’un point de vue économique, avoir acheté une installation d’occasion pour une nouvelle ligne de production, tandis que le département maintenance a constamment des problèmes pour assurer l’entretien de cette installation. Lorsque nous analysons le processus d’asset management dans les divers départements à long terme et en tenant compte de tous les travaux, comme notamment la conception, l’utilisation, les travaux d’entretien et d’amélioration, nous voyons qu’une approche intégrée serait souhaitable, voire nécessaire.

Intégration
Dans cette approche, on insiste sur l’intégration des travaux exécutés par toutes les parties concernées. Il s’agit notamment des fournisseurs, des utilisateurs et de la direction. L’entretien effectué par les fournisseurs est considéré comme un facteur déterminant dans le processus d’asset management. Dans ce cas, le terme fournisseur signifie les concepteurs et/ou les bureaux d’ingénierie qui ont conçu et fabriqué les installations. Autrefois, il y a eu de nombreuses publications au sujet de l’intégration de l’entretien et de la production. Le concept TPM (Total Productive maintenance) en est un bel exemple. Ces dernières années, la complexité et la diversité des installations dans une entreprise sont devenues de plus en plus importantes. Il est inévitable de considérer le rôle du fournisseur des installations différemment et de passer à la rationalisation de l’entretien et de la production. De plus en plus d’exemples pratiques montrent que l’intégration du fournisseur – des utilisateurs – de l’entretien est un choix intelligent et important dans le processus d’asset management. Des chiffres scientifiques montrent que pour des installations industrielles près de 60% à 80% de la fiabilité et des frais totaux du cycle de vie ainsi que les frais d’entretien sont déterminés par la conception des installations. Pour les installations spécialement conçues, ce pourcentage est même plus élevé. Si ‘design for maintenance’ est effectivement réalisé en phase de conceptions et d’ingénierie, l’asset management est assis sur des fondations solides, c’est-à-dire la durabilité, la productivité élevée et la fiabilité, des frais de cycle de vie faible et un entretien très efficace.
Mais il est encore très difficile d’attirer l’attention sur l’asset management dans des situations où le fournisseur considère l’entretien comme une tâche dévolue à l’utilisateur. Au stade de la conception des installations, la réalisation des fonctions nécessaires, les spécifications et le coût des installations sont les plus importants. On tient nettement moins compte de la gestion du cycle de vie total et de la fiabilité. Les raisons sont non seulement le manque de moyens financiers et de temps, mais aussi le manque de connaissances. En raison de la concurrence en matière de prix et de délai de livraison, il faut concevoir et con-struire des installations à un rythme d’enfer et pour un faible coût. Dans plusieurs situations, les connaissances sur place sont trop faibles en matière de fiabilité, de facilité d’entretien et de concepts d’entretien. Dans certaines branches, la situation est même telle qu’il est question d’une position de monopole des OEM et bureaux d’ingénieries présents sur le marché. Malgré le fait que les utilisateurs ont une influence importante sur les performances des installations, le concept de celles-ci est déterminant pour la gestion du cycle de vie, qui peut difficilement être modifié lorsque les installations ont été mises en route.

Trois aspects
Idéalement, l’utilisation et l’entretien des installations devraient être adaptées aux conditions réelles d’utilisation des installations après la mise en marche. L’entretien doit essentiellement servir à maintenir les installations dans un état optimal. Cela coûterait trop cher et trop de temps pour étudier l’installation avant son utilisation et d’en connaître l’entretien afin de la maîtriser de manière efficace.
Pour intégrer fournisseur – production – entretien au sein du processus d’asset management, il faut tenir compte de trois aspects: engagement du management, échange d’informations et le développement d’une politique ou d’un concept d’entretien comme présenté dans la figure 1.

Intégration des fournisseurs dans le processus d’asset management.
L’engagement du management signifie que la direction s’efforce de créer une culture de collaboration entre toutes les parties au sein de l’organisation. Pour le fournisseur, l’asset management doit être implémenté comme un service à la clientèle. La connaissance pratique des utilisateurs et du personnel d’entretien est communiquée au fournisseur. Avec les utilisateurs et le personnel d’entretien, le fournisseur investit en énergie, en temps et en argent dans le concept total d’asset management, d’augmentation de la fiabilité et de facilité d’entretien des installations. On établit une stratégie d’asset et une politique/un concept d’entretien. En même temps, il faut tenir compte de la récompense pour les performances plus élevées des installations, sous forme de compensation financière. Autrefois, la direction ne s’efforçait pas réellement d’établir une collaboration entre les parties, et de ce fait communication ne pouvait se faire que sur base de bonne volonté.
L’échange d’informations entre le fournisseur, les utilisateurs et le service d’entretien est très important. Toutes les informations sur les installations et les composantes sont générées en phase de conception. Elles sont une des principales sources de connaissance des installations pour les utilisateurs et le personnel d’entretien. Actuellement, les utilisateurs et le personnel d’entretien disposent de beaucoup trop peu d’informations sur les installations du projet en raison du manque d’encouragements de la part de la direction et de l’absence d’efforts financiers. La documentation à des fins de production et d’entretien est souvent incomplète et peu disponible/accessible pour ce personnel. Lorsque la direction fait un effort, il est possible d’améliorer cette situation. Il est aussi indispensable de fixer contractuellement la manière dont les informations seront échangées durant et après l’acquisition des installations. Le développement d’un concept d’entretien signifie que dès la conception du projet, il faut élaborer et mettre en place un concept d’entretien en collaboration avec les utilisateurs sur le terrain et le personnel d’entretien. En général, les fournisseurs ont toujours une documentation sur la manière d’entretenir les installations après livraison et mise en servie. Le contenu varie d’une installation à l’autre et la pratique apprend qu’il n’est en général pas complet. Au départ du processus d’asset management, il faut déterminer et assister dès la phase de projet à l’engendrement de toutes les données et informations nécessaires afin que l’utilisateur final et le personnel d’entretien disposent des manuels nécessaires après la livraison et mise en service des installations. Pour cela, il existe diverses méthodes qui peuvent aider toutes les parties impliquées. Ces méthodes permettent de réaliser des analyses sur base des données du projet. Par exemple, la Parameter Profile Analysis (PPA) peut évaluer la fiabilité des installations, le Failure Mode Analysis peut analyser les erreurs possibles des installations et des composantes.

Eléments essentiels
Lorsqu’il y a aussi bien un engagement de la direction, que l’échange d’informations se passe bien et qu’une bonne collaboration s’est établie entre les différentes parties, il est possible de développer un concept d’entretien efficace dans la phase de conception. Les utilisateurs et le personnel d’entretien amélioreront celui-ci après la mise en service des installations. Par ailleurs un processus efficace d’entretien et d’asset management est garanti. Dans cet article, on insiste sur la collaboration entre le fournisseur, les utilisateurs et le personnel d’entretien. Nous voyons qu’ils sont acteurs dans un processus intégré dans lequel l’engagement de la direction, l’échange d’informations et un bon concept d’entretien sont les éléments essentiels. Dans une ébauche de conclusion d’asset management, le rôle du fournisseur doit être amélioré. Ceci permettra d’arriver à un entretien plus efficace, à une meilleure fiabilité et un meilleur état de l’entretien. La contribution des installations au niveau d’exploitation de l’entreprise sera aussi maximalisée. <<