Asset Management Systeem
Hoe krijg ik een onderhoudsconcept geautomatiseerd?

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Een Asset Management Systeem (AMS, OBS of CMMS functioneert minder goed zonder onderhoudsconcept, en van een onderhoudsconcept kan vele male effectiever gebruikt worden gemaakt, met behulp van een AMS. Dat deze met elkaar verbonden zijn, en kunnen profiteren van elkaars eigenschappen mogen duidelijk zijn. Maar hoe krijgt de maintenance engineer die twee bij elkaar in het huwelijksbootje? Gekoppeld of geïntegreerd het artikel geeft oplossingen voor dit probleem en geeft aan hoe de Demming-cirkel (Plan-Do-Check-Act) ook voor het onderhoudsconcept met het AMS gesloten kan worden.

Het onderhoudsconcept is een totaaloverzicht van alle activiteiten welke planmatig aan de installaties uitgevoerd dienen te worden, bijvoorbeeld hoe vaak wordt er gesmeerd of een revisie uitgevoerd. Dit wordt veelal opgesteld met behulp van risicoanalyses. Naast dit onderhoudsconcept is een van de belangrijkste hulpmiddelen voor de Technische Dienst (TD) een AMS systeem, een software systeem waarin de werkprocessen administratief ondersteund worden. Uiteindelijk heeft de TD dan de 2 belangrijkste elementen voor elkaar, er ligt een onderhoudsconcept en er is een beheerssysteem. Hoe komen deze nu tot elkaar.

Integratie van het onderhoudsconcept
Van een AMS wil de TD vooral dat er uiteindelijk taken als werkorders uitkomen. Deze werkorders zijn veelal een verzameling van taken, welke op een zodanige manier gegroepeerd zijn dat de uitvoering van de werkorder efficiënt kan verlopen. Veelal het clusteren genaamd. Deze clustering betekent dat de taken uit het onderhoudsconcept gegroepeerd worden op een of meerdere criteria als; vakdiscipline, intervalperiode, objectgroep, totale gemaximaliseerde werklast en/of logische loopvolgorde. De keuze hiervan is per fabriek verschillend en veelal ook nog binnen de fabriek zijn er uitzonderingen.
De meest gebruikte methode (model A) is dat deze clustering in het AMS wordt uitgevoerd. Het onderhoudsconcept, gemaakt in bijvoorbeeld Excel, wordt middels up-loadsheets in het AMS gezet. Deze methode zorgt er voor dat het AMS–systeem met de juiste data wordt gevuld. Vanuit deze data wordt in de praktijk de werkorder aangepast, handmatig, aan de behoefte voorkomende uit de praktijk. Het nadeel is dat dit veel tijd kost en dat de relatie met het primaire onderhoudsconcept verdwenen is.

Alternatieven voor integratie
Een andere mogelijkheid (model B) is om de onderhoudsconcepten en de clustering in een andere omgeving te laten plaats vinden. Dit betekent veelal een 2de software tool, zoals bijvoorbeeld het Plant Optimalization Programma (POP) van CMS. De situatie die dan ontstaat is dat het gehele onderhoudsconcept inclusief de risico-analyse beheerst wordt in dit systeem en dat de clustering hier vanuit plaats vindt. Dit geschiedt door taaklijsten te maken welke separaat worden opgeslagen, bijvoorbeeld in pdf-format. In het AMS systeem worden nu alleen de planmatige werkorders gedefinieerd en wordt er vanuit deze werkorder bij de uitvoering een reeds opgeslagen taaklijst mee geprint. Als belangrijk voordeel ontstaat hier door een maximale flexibiliteit ten aanzien van het beheer en aanpassing van de onderhoudsconcepten en wordt er een grote tijdswinst behaald. (zie kader case Glasfabriek)
Nog een andere methode (model C) is dat de clustering in een 2de softwaretool of Excel plaats vindt. Deze geclusterde taaklijsten worden dan middels de up-loadsheets wederom in het AMS geplaatst. Ook bij deze methode wordt de relatie met het onderhoudsconcept behouden. In de praktijk echter blijken onderhoudsconcepten opgesteld in Excel hiervoor onvoldoende mogelijkheden te bieden om dit succesvol te doen, het gebruik van een 2de softwaretool wordt dan ook zeer aangeraden om het proces te beheren.
Ik wil wel opmerken dat de problematiek niet eenvoudig is en dat ik begrip heb voor de keuzes die hierin gemaakt moeten worden, het geeft wel aan dat de juiste inrichting van het onderhoudsconcept en het beheer hier van, veel tijd kan besparen om te zorgen voor een juiste vulling van het AMS zodat er achteraf minimale aanpassingen nodig zijn.

Beheersing risico-analyse
Bedrijven welke hun onderhoudsconcepten middels een risico-analyse opgesteld hebben, willen deze ook vaak gaan beheren. Als de analyse van de gegevens zoals Mean Time Between Failure (MTBF) en/of faaloorzaak laat zien dat het onderhoudsconcept aangepast dient te worden, dan moet de maintenance engineer ook die mogelijkheid hebben. Ook verandering van de risico’s (bijvoorbeeld, een installatie is om bedrijfseconomische redenen minder van belang voor het bedrijf) betekent een aanpassing van het onderhoudsconcept. Het toe te passen beheersmodel is de Demming-circkel (zie figuur 2). Onafhankelijk van welk model een bedrijf kiest ten aanzien van clustering en beheer van het onderhoudsconcept in het AMS, in beide gevallen dient de organisatie dit proces ook in te richten. Hier geldt dat slimme software dit proces kan ondersteunen, echter alleen als er een visie is. Het is evident dat de modellen met een 2de risicobeheerstool de voorkeur verdienen. <<
Luc de Laat, CMS

Kader:
Case glasfabriek

De Glasfabriek van REXAM te Dongen maakt sinds 2000 gebruik van een SAP-PM systeem, daarvoor had men een ander systeem waarin de TD het planmatig onderhoud beheerde. Door de komst van SAP-PM is de informatie verloren gegaan. Dat wil zeggen de keuze was niet gemaakt om deze informatie over te zetten, een van de redenen was de kosten en het feit dat de onderhoudsconcepten niet meer actueel waren.
De nieuwe Technical Manager kende het belang van goede onderhoudsconcepten en schakelde CMS is om dit met hun POP-methode te realiseren. Dhr. Bernard Vorspel heeft bewust de keuze gemaakt om niet de onderhoudsconcepten in de SAP-PM module te laden, maar heeft gekozen voor het model B van het separaat opslaan van de geclusterde taaklijsten. Zijn motief;
1. Maximale flexibiliteit, zeker in het begin zijn de onderhoudsconcepten onderhevig aan veranderingen,
2. De fabriek wijzigt regelmatig door modificaties e.d., deze zijn nu direct in POP aan te passen,
3. Kostenbesparing, aanpassingen van de concepten kunnen zelf gedaan worden, het kosten minimaal tijd en kan zonder tussenkomst van dure consultants gedaan worden.
4. Doch als belangrijkste reden voert hij aan dat hij als Technical Manager zijn cruciale onderhoudsconcept niet in een systeem wil hebben waar hij geen invloed op heeft. De historie liet zien dat deze systemen worden vervangen/aangepast waarbij het belang van de TD-data ondergeschoven is aan het bedrijfsbelang.
 

Système de gestion des actifs
Comment automatiser un concept d’entretien?

Un système de gestion des actifs (Asset Management System – AMS, OBS ou CMMS) fonctionne moins bien en l’absence d’un concept d’entretien alors qu’un tel concept peut être utilisé plus efficacement à de nombreuses reprises à l’aide d’un AMS. Le fait que ces deux éléments soient liés et puissent profiter de leurs propriétés respectives peut paraître évident. Mais comment l’ingénieur en maintenance concilie-t-il les deux ? Cet article fournit des solutions à ce problème et indique comment le cercle de Demming (PlanDoCheckAct) peut être également fermé pour le concept d’entretien avec l’AMS.

Le concept d’entretien consiste en un aperçu global de toutes les activités devant être effectuées de façon planifiée au niveau des installations comme la fréquence de lubrification ou la réalisation d’une révision. Il s’effectue généralement sur la base d’analyses de risques. Outre ce concept d’entretien, le système AMS, un système logiciel dans lequel les processus de travail sont soutenus administrativement, constitue une des aides principales au Service Technique (ST). Le ST finit ainsi par disposer des 2 éléments les plus importants, à savoir un concept d’entretien et un système de gestion. Comment interagissent-ils alors ?

Intégration du concept d’entretien
Le ST attend surtout d’un AMS qu’il fournisse des tâches sous forme d’ordres de travail. Ces ordres de travail sont généralement un ensemble de tâches regroupées de manière à assurer une réalisation efficace de l’ordre de travail. C’est ce que l’on appelle communément un « clustering ». Ce clustering signifie que les tâches sont regroupées à partir du concept d’entretien selon un ou plusieurs critères comme : le domaine de spécialisation, l’intervalle, le groupe d’objets, la charge de travail totale maximalisée et/ou l’ordre logique. Ce choix varie selon la société au sein de laquelle on relève encore certaines exceptions.
La méthode la plus utilisée (modèle A) consiste à appliquer ce clustering dans le système AMS. Le concept d’entretien, réalisé en Excel, par exemple, est intégré dans l’AMS par des feuilles de téléchargement. Cette méthode veille à ce que le système AMS soit alimenté avec les données correctes. Grâce à ces données, l’ordre de travail est en pratique adapté, manuellement, au besoin résultant de la pratique. L’inconvénient est que cela prend beaucoup de temps et que la relation avec le concept d’entretien primaire disparaît.

Des alternatives à l’intégration
Une autre possibilité (modèle B) consiste à exécuter le concept d’entretien et le clustering dans un autre environnement. Ceci implique généralement un deuxième outil logiciel comme le Plant Optimalization Programme (POP – Programme d’optimalisation de l’usine) du système CMS (système de gestion de contenu). On aboutit alors à la situation où tout le concept d’entretien, y compris l’analyse des risques, est géré dans ce système, le clustering s’effectuant à partir de là. Ceci passe par l’élaboration de listes de tâches qui doivent être enregistrées séparément, par exemple, sous format PDF. Désormais, seuls les ordres de travail planifiés sont définis dans le système AMS et une liste de tâches déjà enregistrée est imprimé depuis l’ordre de travail lors de la réalisation. La flexibilité maximale au niveau de la gestion et de l’adaptation de concepts d’entretien sans oublier un gain de temps appréciable (voir encadré Fabrique de verre) représentent dans ce cas des avantages importants. Une autre méthode encore (modèle C) effectue le clustering dans un deuxième outil logiciel ou Excel. Ces listes de tâches regroupées sont alors à nouveau saisies dans le système AMS à l’aide de feuilles de téléchargement. La relation avec le concept d’entretien est également maintenue pour cette méthode. Toutefois, dans la pratique, les concepts d’entretien élaborés en Excel semblent fournir des possibilités insuffisantes pour garantir le succès de l’opération, un deuxième outil logiciel étant fortement conseillé pour gérer le processus. Je tiens à faire remarquer que la problématique n’est pas simple et que je comprends les choix qui doivent être faits dans ce sens, cela indique bien que la bonne application du concept d’entretien et sa gestion permettent de gagner beaucoup de temps pour veiller à la bonne exécution de l’AMS de sorte à minimaliser les adaptations nécessaires ultérieures.

Gestion de l’analyse des risques
Les entreprises ayant élaboré leurs concepts d’entretien à l’aide d’une analyse des risques veulent souvent en assurer également la gestion. Si l’analyse des données comme le Mean Time Between Failure (MTBF) (Moyenne des Temps de Bon Fonctionnement) et/ou de la cause de l’échec indique que le concept d’entretien doit être adapté, l’ingénieur en maintenance doit également en avoir la possibilité. La modification des risques (par exemple, une installation est moins importante pour l’entreprise pour des raisons d’économie) implique une adaptation du concept d’entretien. La manière dont il convient d’adapter le modèle de gestion se trouve dans le cercle de Demming (voir figure 2). Indépendamment du type de modèle choisi par une entreprise par rapport au clustering et au concept d’entretien de l’AMS, l’organisation doit appliquer également ce processus dans les deux cas. Ici, un logiciel intelligent peut soutenir ce processus, si toutefois il n’y a qu’une version. Il est évident que la préférence se porte sur les modèles munis d’un 2e outil de gestion des risques. <<
Luc de Laat, CMS

Encadré:
Cas d’une fabrique de verre

La fabrique de verre de REXAM à Dongen utilise depuis 2000 un système SAP-PM ; préalablement, elle disposait d’un autre système dans lequel le ST gérait l’entretien planifié. Les informations ont été perdues avec l’arrivée du SAP-PM. Cela veut dire que le choix opéré ne visait pas à transférer ces informations, une des raisons résidant dans les coûts et le fait que les concepts d’entretien étaient dépassés.
Le nouveau Technical Manager (directeur technique) connaissait l’importance de concepts d’entretien de qualité et a opté pour le CMS pour le réaliser avec leur méthode POP. M. Bernard Vorspel a délibérément fait ce choix pour ne pas charger les concepts d’entretien dans le module SAPPM mais a choisi le modèle B de stockage séparé des listes de tâches regroupées. Ses motivations :
1. Flexibilité maximale, les concepts d’entretien sont assurément soumis à des modifications au début
2. La fabrique change régulièrement en raison de modifications et autres, celles-ci devant désormais être directement appliquées dans la méthode POP
3. Diminution des coûts, des adaptations pouvant même être apportées aux concepts, et ce, dans un minimum de temps et sans recourir à l’intervention de consultants onéreux
4. Il avance toutefois pour raison principale qu’il ne souhaite pas, en tant que Technical Manager, voir son concept d’entretien crucial dans un système sur lequel il n’a aucune influence. L’histoire a montré que ces systèmes sont remplacés/adaptés, auquel cas l’importance des données du ST est secondaire par rapport à celle de l’entreprise.