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Onderhoud ondersteund door Ultimo
Bobbejaanland gaat voor zekerheid!
version française
Bobbejaanland is een familiepretpark dat inmiddels een lange historie kent.
Sinds de oprichting in 1961 is het park van een eenvoudig theater uitgegroeid
tot een professioneel pretpark met een totale oppervlakte van 32 ha. Met circa
55 grote attracties, een 30 tal gebouwen en 400 werknemers mag Bobbejaanland
zich tot de grootste pretparken van België rekenen. Om de veiligheid van de
attracties te waarborgen en om onderhoud te plegen aan attracties en
gebouwgebonden installaties is gekozen om gebruik te maken van ondersteunende
software. Hierbij is de keuze gevallen op Ultimo Maintenance Management van ISH.
Binnen het familiepark Bobbejaanland is de afdeling Technische Dienst
verantwoordelijk voor de veiligheid en het onderhoud van attracties en
gebouwgebonden technische installaties. De Technische Dienst bestaat uit 15
vaste medewerkers en maakt daarnaast gebruik van een tiental subcontractors
welke revisies uitvoeren op het gebied van onder andere hydraulica en PLC
besturing. Omdat veiligheid een zeer belangrijk punt is bij pretparken worden er
dagelijks veiligheidsinspecties uitgevoerd. Hiervoor is een preventief
inspectieplan opgesteld. Daarnaast voert men ook correctief onderhoud uit op
technische installaties, welke onderdeel uitmaken van een attractie. Uit
veiligheidsoogpunt worden alle onderhoudswerkzaamheden geregistreerd. In het
verleden werden werkzaamheden telefonisch of via e-mail gemeld. Na afhandeling
van werkzaamheden vond registratie plaats. Dit gebeurde in eerste instantie
allemaal op papier. Dit leverde echter een aantal nadelige effecten op, zoals
een omvangrijke administratie, gebrek aan overzichtelijkheid, veel zoekwerk et
cetera. Behalve dat deze methode omslachtig werkte, liep men ook het risico over
onjuiste of onvolledige informatie te beschikken. Dit risico werd waargenomen,
waardoor men besloot een database te maken. Ook deze zelf ontwikkelde database
voldeed niet geheel aan de wensen en eisen van Bobbejaanland, waardoor Danny
Nuyts, Hoofd Technische Dienst, de mogelijkheden onderzocht met betrekking tot
een professioneel standaard onderhoudsbeheersysteem.
Selectieprocedure
Via diverse bronnen ontstond een longlist van een tiental
softwareleveranciers. Na een eerste selectie bleven er vier leveranciers over.
Deze werden uitgenodigd om de mogelijkheden van de software te demonstreren. ‘Na
de demonstratie van Ultimo Maintenance Management van ISH was mijn voorkeur
bepaald’ aldus Nuyts. ‘De software van ISH is praktijkgericht, zonder veel
toeters en bellen en resultaten zijn direct zichtbaar.’ Vervolgens heeft
Bobbejaanland een referentiebezoek gebracht aan een klant van ISH, om te zien
hoe de software in de praktijk werkt. Bobbejaanland heeft uiteindelijk gekozen
voor Ultimo Maintenance Management vanwege de gebruiksvriendelijkheid,
aantoonbare hoogwaardige resultaten en de flexibiliteit van het systeem. Na het
sluiten van de overeenkomst is de implementatie ingepland. In een beperkt aantal
begeleidingsdagen is Ultimo door de ISH consultant afgestemd op de wensen en
eisen van Bobbejaanland. Hiermee heeft ISH de belofte van een korte
implementatietijd meer dan waargemaakt.
Resultaten
Ondanks dat bij Bobbejaanland de implementatie pas twee maanden geleden is
afgerond, zijn er nu al resultaten meetbaar. Men merkt duidelijke voordelen voor
wat betreft de overzichtelijkheid van gegevens. Reden hiervoor is onder andere
dat alle attracties in een heldere boomstructuur zijn vastgelegd binnen Ultimo.
Ook de stuklijsten van onderdelen zijn direct gekoppeld aan de attracties.
Daarnaast is de module Voorraadbeheer en Inkoop geïmplementeerd. Hierdoor kunnen
besteladviezen worden gegenereerd op basis van voorraadgegevens en kunnen er
automatisch bestelbonnen worden aangemaakt. Daarnaast kan een eenvoudige link
tussen artikel en leverancier worden gelegd. Met één druk op de knop kunnen de
leveranciersgegevens van een bepaald artikel op worden gevraagd. Bobbejaanland
merkt dat door het gebruik van Ultimo onderhoudgegevens overzichtelijker worden
en dat hierdoor efficiënter gewerkt kan worden.
Veiligheid
Veiligheid is van levensbelang voor pretparken. Om deze veiligheid te kunnen
garanderen, wordt maar gebruik gemaakt van een beperkt aantal artikelen die
onderdeel uitmaken van een attractie. Een aantal onderdelen zijn hierbij van
vitaal belang en hebben directe invloed op de veiligheid van bezoekers. Deze
onderdelen worden safety critical parts genoemd. Hierbij kan worden gedacht aan
koppelingen en wielen van bijvoorbeeld treinstellen. Deze onderdelen worden
dagelijks gecontroleerd en onderhouden middels een preventief inspectieplan. Ook
deze zaken zullen in Ultimo worden geregistreerd.
Gefaseerde ingebruikname
Bij Bobbejaanland is bewust gekozen voor gefaseerde ingebruikname van
Ultimo. In de eerste fase zijn alle gegevens ingevoerd en sindsdien wordt de
administratieve afhandeling van alle onderhoudswerkzaamheden via Ultimo gedaan.
Met ingang van november zal het toepassingsgebied van Ultimo verder worden
uitgebreid, waarbij de mogelijkheden die worden geboden op gebied van zowel
correctief als preventief onderhoud nog beter worden benut. Bobbejaanland is
blij met de mogelijkheden die de software van ISH biedt met betrekking tot de
gefaseerde invoering. ‘Alles tegelijk implementeren werkt niet goed, omdat het
overzicht dan snel verloren dreigt te gaan. De software van ISH is modulair
opgebouwd, wat gefaseerde implementatie goed mogelijk maakt’ aldus Nuyts. ‘We
verwachten in de toekomst door zorgvuldige implementatie de gebruikszekerheid te
kunnen optimaliseren, met name door de grote rol van preventief onderhoud en de
overzichtelijkheid die de software ons biedt.’
Financieel
De investering welke verbonden is aan de aanschaf en implementatie van
onderhoudsmanagementsoftware zorgt vaak voor terughoudendheid bij bedrijven.
Onterecht volgens Nuyts: ‘We zijn van mening dat Ultimo zich al binnen twee jaar
terug verdient. Het gebruik van de software zal dan al concrete financiële
voordelen op gaan leveren. Hierbij is niet alleen rekening gehouden met het
investeringsbedrag aan software, maar ook met de implementatiekosten’. Naast de
investering in software is ook een investering in eigen capaciteit nodig. Bij
Bobbejaanland is gedurende een aanloopperiode van 2 maanden gebruik gemaakt van
1 persoon, welke gemiddeld een uur per dag bezig was met de invoering van
stamgegevens in Ultimo. Mede hierdoor zijn de aanloopkosten binnen de perken
gebleven. <<
Entretien soutenu par Ultimo
Bobbejaanland choisit la sécurité
Bobbejaanland est un parc d’attraction familial qui a une longue histoire.
Depuis sa création en 1961, le parc est passé d’un simple théâtre à un parc
d’attractions professionnel d’une superficie totale de 32 ha. Avec près de 55
grandes attractions, une trentaine de bâtiments et 400 collaborateurs,
Bobbejaanland peut se compter parmi les plus grands parcs d’attractions belges.
Pour assurer la sécurité et afin de garantir l’entretien des attractions et des
installations, il a été choisi d’utiliser un logiciel de support. Pour cela, le
choix s’est arrêté sur Ultimo Maintenance Management d’ISH.
Dans le parc familial Bobbejaanland, le département Service Technique est
responsable pour la sécurité et l’entretien des attractions et des installations
techniques. Le Service technique compte 15 collaborateurs à temps plein et fait,
par ailleurs, appel à une dizaine de subcontractants, qui effectuent les
révisions notamment en matière d’hydraulique et de commande PLC. Etant donné que
la sécurité est un point très important dans les parcs d’attraction, il y a tous
les jours des inspections de sécurité. Pour cela, un plan d’inspection préventif
est élaboré. En outre, il y a également des entretiens correctifs sur les
installations techniques, qui font partie de l’une ou l’autre attraction. Du
point de vue de la sécurité, tous les travaux de maintenance sont enregistrés.
Dans le passé, les travaux étaient communiqués par téléphone ou par mail. Après
l’exécution des travaux, ils étaient enregistrés. Tout au début, cela se faisait
sur papier. Cela avait toutefois plusieurs inconvénients, notamment, au niveau
de l’administration (manque de clarté, beaucoup de travail de recherche et
cetera). Outre que cette méthode était encombrante, on courait aussi le risque
de disposer d’informations erronées ou incomplètes. Ce risque a été perçu et on
a décidé d’établir une banque de données. Même cette banque de données ne
répondait pas entièrement aux souhaits et aux exigences de Bobbejaanland, ce qui
incita Danny Nuyts, Chef du Service technique d’étudier les possibilités
relatives à un système d’entretien professionnel standard.
Procédure de sélection
Par le biais de diverses sources, on a pu établir une liste d’une dizaine de
fournisseurs de software. Après une première sélection, il en restait quatre.
Ceux-ci ont été invités à démontrer les possibilités de leur logiciel. «Après la
démonstration d’Ultimo Maintenance Management d’ISH, j’avais fait mon choix»,
explique Nuyts. ‘Le logiciel d’ISH est pratique et convivial, sans trop de
sirènes et alarmes et les résultats sont visibles immédiatement.’ Ensuite,
Bobbejaanland a effectué une visite de référence chez un client d’ISH, afin de
se rendre compte sur le terrain comment fonctionne le logiciel. Finalement
Bobbejaanland a choisi Ultimo Maintenance Management en raison de sa facilité
d’utilisation, des résultats visibles et de la flexibilité du système. Après
avoir conclu l’accord, l’implémentation a été planifiée. En quelques jours
d’accompagnement, Ultimo a été réglé selon les souhaits et les exigences de
Bobbejaanland. Ainsi, ISH a plus que tenu sa promesse d’une période
d’implémentation courte.
Résultats
Malgré le fait que chez Bobbejaanland, l’implémentation s’est terminée, il y
a deux mois à peine, les résultats sont déjà mesurables. On constate des
avantages significatifs, en ce qui concerne la clarté des données. Une des
raisons est notamment que toutes les attractions sont clairement réunies autour
d’un tronc, comme un arbre, dans Ultimo. Les listes des pièces détachées sont
immédiatement liées aux attractions. En outre, le module gestion des stocks et
achats est également implémenté. De ce fait des conseils de commande peuvent
être générés sur base des données des stocks et ainsi, des bons de commande
peuvent être rédigés automatiquement. En outre, un simple lien peut être établi
entre l’article et le fournisseur. En une seule pression de touche, les données
du fournisseur d’un article en particulier peuvent apparaître. Bobbejaanland
constate que grâce à l’utilisation d’Ultimo les données relatives à l’entretien
sont plus claires et que les performances sont meilleures.
Sécurité
La sécurité est d’importance vitale pour les parcs d’attraction. Afin de
garantir cette sécurité, on n’utilise qu’un nombre limité d’articles qui peuvent
faire partie d’une attraction. Certains éléments sont d’importance vitale et
influencent directement la sécurité des visiteurs. Ces éléments sont appelés
‘safety critical parts’. On peut ainsi songer à des raccords et des roues, par
exemple, des rames de chemin de fer. Ces éléments sont contrôlés tous les jours
et ils sont entretenus selon un plan d’inspection préventif. Ce sont également
des informations qui seront enregistrées par Ultimo.
Mise en service en phases
Chez Bobbejaanland, on a délibérément choisi une mise en service d’Ultimo en
phases. Dans une première phase, toutes les données ont été introduites et,
depuis, le traitement administratif de toutes les tâches de maintenance se font
via Ultimo. A partir de novembre, le terrain d’application d’Ultimo sera élargi
au point de renforcer l’utilisation des possibilités dans le domaine de
l’entretien aussi bien correctif que préventif. Bobbejaanland est très satisfait
des possibilités que le logiciel d’ISH offre en fait d’introduction en phases.
‘Implémenter tout d’un seul coup, cela ne fonctionne pas bien, parce qu’on
risque rapidement de perdre en clarté. Le logiciel d’ISH est modulaire, ce qui
permet très facilement une implémentation en phases», explique Danny Nuyts ‘Pour
l’avenir, nous espérons optimaliser la sécurité, grâce à une implémentation
soigneuse, mais aussi au rôle important de l’entretien préventif et à la clarté
offerte par le logiciel.’
Financièrement
L’investissement lié à l’achat et à l’implémentation du logiciel de gestion
de l’entretien se heurte parfois une certaine réserve dans les entreprises. A
tort, selon Nuyts: ‘Nous estimons qu’Ultimo sera regagné dans deux ans déjà.
L’utilisation du logiciel aura déjà fourni de sérieux avantages financiers. Je
ne tiens pas seulement compte du montant de l’investissement en software, mais
aussi des frais d’implémentation’. Outre l’investissement en software, il faut
également un investissement dans ses propres capacités. Chez Bobbejaanland, 1
personne a été présente durant une période de mise en route de 2 mois. Celle-ci
s’est occupée une heure par jour d’introduire toutes les données de base dans
Ultimo. Grâce aussi à cela, les frais de mise en route sont restés limités. <<
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