De toegang controleren
Hoe werkt dat?

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Diefstalbeveiliging, bedrijfsspionage, vandalisme, gevaar voor ongevallen… Toegangscontrole vormt dikwijls een probleem voor een onderneming. Hoe kan men op intelligente wijze de toegang controleren, zonder enerzijds in laksheid en anderzijds in achtervolgingswaanzin te vervallen?

Men dient ervoor te zorgen dat er in heel het bedrijf of in bepaalde delen ervan, enkel bevoegde personen binnen en buiten kunnen, en dit enkel tijdens de uren die hen daarvoor zijn toegemeten. Het probleem van de toegang tot een onderneming heeft altijd min of meer bestaan, maar de toevloed van personen wordt altijd maar groter: vast personeel, uitzendkrachten, bezoekers, onderaannemers, leveranciers, voetgangers, automobilisten, tweewielers... En die toevloed valt ook steeds moeilijker te beheersen. Wat het risico voor beschadiging, diefstal en ongepaste nieuwsgierigheid alleen maar groter maakt. Daarom moet men een technisch controlesysteem installeren, soms zelfs in bedrijven met weinig personeel. Risicobedrijven moeten bij ongevallen ook onmiddellijk kunnen weten hoeveel personen er in het bedrijf aanwezig zijn. Het systeem moet dus niet enkel het binnenkomen maar ook het buitengaan controleren.
Hoe gaat dat?
Er bestaan verschillende soorten installaties, maar globaal genomen werken ze allemaal volgens hetzelfde principe. Aan alle in- en uitgangen van de onderneming (hoofdingangen, nooduitgangen, directe ingangen, garages, liften…) worden badgelezers geplaatst die detecteren of iemand op een bepaalde dag en uur het gebouw binnen mag. De badge is een geïndividualiseerde elektronische sleutel die verschillende vormen kan aannemen: een plastickaart (zoals een kredietkaart), met of zonder foto, of een gewoon stukje plastic dat men aan een sleutelhanger bevestigt. Het kan verschillende technologieën bevatten, eventueel zelfs met een elektronische chip, die het mogelijk maken de persoon te identificeren. Elke badge wordt aangemaakt met behulp van een beheersprogramma dat de gegevens van elke badgehouder bepaalt (identiteit, dienst, voertuignummer enz…), alsook de verschillende toegangsmogelijkheden naargelang de personen, de diensten, de uurroosters, de functies… Een badge kan twee functies hebben: deuren openen en de persoon visueel identificeren. Sommige bedrijven eisen immers dat de badge goed zichtbaar wordt gedragen, zodat iedereen binnen het bedrijf door iedereen kan worden geïdentificeerd. Een badge kan op verschillende manieren worden gebruikt: er zijn wrijvingssystemen en nabijheidssystemen, waarbij de nabijheid min of meer ruim kan worden opgevat, naargelang de badge toegang geeft tot een garage of tot een gewone deur. Om de veiligheid nog te vergroten, kan de badge vergezeld zijn van een toegangscode.

Worden al die toegangen op dezelfde manier beheerd?
Met de toegangscontrolesystemen kan men deuren afzonderlijk beheren. Een poort kan bijvoorbeeld heel de dag open blijven om de auto’s van de bezoekers binnen te laten, en op een bepaald uur automatisch dichtgaan, waarna men een badge nodig heeft om met een voertuig binnen of buiten te rijden. Hetzelfde geldt voor de toegangsdeuren tot het gebouw of tot sommige diensten. Vanaf een bepaald uur, kan men één enkele toegangsdeur in gebruik laten. Het systeem kan eveneens worden aangesloten op een video: wanneer er zich iets abnormaals voordoet, verschijnt er onmiddellijk een beeld op het scherm van het bewakingspersoneel. Wanneer een deur langer openblijft dan normaal, kan er een alarm afgaan. Er zijn ook beheersmogelijkheden voor crisismomenten. Wordt er betoogd vóór het gebouw? Moet het bedrijf dringend worden ontruimd? Het elektronische systeem kan het aantal personen dat binnen of buiten mag, vergroten of verkleinen. In bepaalde risicozones (zoals een militaire zone of een chemisch bedrijf) kan het systeem de maximumbezetting beheren: niet méér dan vijftien personen in dezelfde ruimte. Wanneer een parking vol is, kan het ook de poort ervan sluiten.

Dwingende technische vereisten
Een lezer voor toegangscontrole moet bij eender welke materiële hindernis kunnen worden geplaatst, bv. bij een poort, een draaideur, een hekje… In principe zijn de elektrische installaties van een bedrijf geschikt voor alle controlesystemen. Het komt erop aan alle in- en uitgangen van het gebouw nauwkeurig in kaart te brengen. In sommige gebouwen (die openstaan voor het publiek, zeer hoge gebouwen) moeten er wel speciale normen worden in acht genomen. In alle geval is het zo dat de blokkeringen van de in- en uitgangen bij brand onmiddellijk moeten worden opgeheven.

In hoeverre moet een badge geïndividualiseerd zijn?
De meeste in de handel zijnde programma’s bieden zeer verregaande mogelijkheden inzake identificatie en beheer, volgens sommige installateurs zelfs veel meer dan het gebruik dat bedrijven er over het algemeen van maken. Gewoonlijk deelt het bedrijf de werknemers en de bezoekers in verschillende categorieën op. Vaste personeelsleden zullen bijvoorbeeld van 8 tot 20 uur in alle kantoren van het bedrijf binnen mogen, behalve in de meer gevoelige zones (technische lokalen, computerzalen, directiekamers, laboratoria, opslagruimten…), die voorbehouden zijn aan het rechtstreeks daarbij betrokken personeel, tijdens dezelfde uren of daarbuiten. Onderhoudspersoneel krijgt een badge dat het in- en uitgaan beperkt tot de periode van 18 tot 20 uur op bepaalde dagen van de week. De directie, daarentegen, zal gedurende heel de week, 24/24 uur, toegang hebben tot alle zones. Voor parkings en liften moet een speciale regeling gelden, meer bepaald om te voorkomen dat iemand zonder badge, die tegelijk met een toegelaten auto een garage binnenglipt, een lift zou kunnen gebruiken. Het gekozen systeem moet soepel genoeg zijn om speciale rechten te verlenen bij afwijkingen van het uurrooster of van de zone. De informatie die op het programma wordt ontwikkeld, is natuurlijk beveiligd en iedereen die daar toegang tot heeft, beschikt over codes die zijn mogelijkheden om te lezen en te schrijven beperken, naargelang de behoefte en de wens van de verantwoordelijken.

Multifunctioneele badge
Dit is een badge die niet enkel dient voor toegangscontrole, maar ook voor tijdsbeheer, voor betalingen in het bedrijfsrestaurant enz... Zo hoeft het personeel van het bedrijf niet met verschillende badges te zeulen, aangezien één en dezelfde badge dient om deuren te openen, te prikken en te betalen. Let wel: ook al is er maar één badge, toch moeten de leessystemen verschillend zijn. Het gebruik van de badge om een deur te openen, mag bijvoorbeeld niet worden beschouwd als prikken, anders wordt het loon beheerd op basis van de uren waarop men ergens binnen ging. En wanneer er een registratie- of videosysteem op de toegangscontrole wordt aangesloten, moet de ondernemingsraad daar in alle geval worden over ingelicht.

Wat gebeurt er wanneer een badge zoek raakt?
In geval van verlies of diefstal, kan de verdwenen badge door een eenvoudige ingreep op de computer worden geannuleerd en kan men er een ander aanmaken voor de houder. Er zijn ook systemen die bezoekersbadges automatisch ongeldig maken na een bepaalde tijd of op het einde van de dag, zodat deze niet opnieuw kan worden gebruikt.

Wie moet dit systeem binnen de onderneming beheren?
Traditioneel is het de personeelsdienst die instaat voor het beheer van de badges, aangezien het die dienst is die zorgt voor de opvolging van het personeel (aanwerving, vertrek, stagiaires…). Het beheer van het gaan en komen van onderaannemers en onderhoudspersoneel kan worden toevertrouwd aan de technische diensten, terwijl de bezoekers onder de verantwoordelijkheid van het onthaalpersoneel of desgevallend van de veiligheidsdienst vallen. Het onderhoud van het systeem (reinigen van de leeskoppen, controle van de slijtage) gebeurt meestal door de installateur, op basis van een onderhoudscontract. Een veiligheidssysteem heeft over het algemeen een levensduur van tien jaar. Tijdens die periode zal de installateur het systeem moeten aanpassen naargelang de evolutie van de lokalen (het maken van nieuwe in- en uitgangen, uitbreiding van de parking, nieuwe parametrering of uitbreiding van het vermogen van de computer…).
M.M.

Contrôler les accès
Comment ça marche?

Protection contre le vol, l’espionnage économique, les malveillances, les risques d’accidents… Le contrôle de l’accès à l’entreprise pose souvent problème. Entre laxisme et paranoïa,, comment contrôle-t-on intelligemment les accès ?

Pour faire en sorte que ne pénètrent et ne sortent, dans l’ensemble de l’entreprise ou dans certains zones particulières, que les personnes autorisées, et pour s’assurer qu’elles ne le fassent qu’aux heures qui leur sont dévolues.
La question de l’accès à l’entreprise s’est toujours plus ou moins posée, mais les flux de passage ne cessent de croître, entre personnels permanent et temporaire, visiteurs, sous-traitants, livreurs, piétons, automobiles et deux roues… Des flux qu’il devient de plus en plus difficile de gérer. Ce qui accroît les risques de dommages, de vols, d’indiscrétions. D’où la nécessité de mettre en place un système technique de contrôle, parfois même dans des entreprises au personnel peu nombreux.
Dans les entreprises à risque, il est également nécessaire de pouvoir évaluer instantanément le nombre de personnes présentes dans les murs en cas d’accident, le système doit donc contrôler les entrées mais aussi les sorties.

Comment ça marche ?
Il existe différents types d’installations, mais qui fonctionnent en gros sur le même principe. Toutes les issues de l’entreprise (accès principaux, sorties de secours, accès directs, garages, ascenseurs, …) sont équipées d’un lecteur de badge qui détecte si la personne est habilitée à pénétrer dans l’immeuble au jour et à l’heure où elle se présente. Le badge est une clef électronique personnalisée, qui se présente sous diverses formes : carte plastique (type carte de crédit), avec ou sans photo, ou simple pièce plastique à accrocher au porte-clef. A l’intérieur, diverses technologies, avec éventuellement une puce électronique, gèrent l’identification de la personne. Chaque badge est crée à partir d’un logiciel de gestion qui définit les données propres à chaque titulaire de badge (identité, service, numéro de véhicule, etc…) et les différentes possibilités d’accès, selon les personnes, les services, les horaires, les fonctions… Un badge peut avoir une double fonction : ouverture des portes et identification visuelle de la personne. Certaines entreprises en effet imposent le port apparent du badge de façon à ce que toute personne circulant dans l’enceinte de l’entreprise puisse être identifiée par tout le monde. Il existe différents types d’utilisation du badge : système à frottement, système de proximité, cette proximité étant plus ou moins large selon que le badge donne accès à un garage ou à une porte ordinaire. Pour une plus grande sécurité, l’usage du badge peut s’accompagner d’un code d’accès renforçant la sécurité d’entrée.

Tous les accès se gèrent-ils de la même façon ?
Les systèmes de contrôle d’accès permettent de gérer les portes une à une. Par exemple, un portail peut rester ouvert toute la journée pour l’accès des voitures de visiteurs et se fermer automatiquement à une heure donnée, seul un badge ou un code permettra l’entrée ou la sortie des véhicules. De même pour les portes d’accès au bâtiment ou à certains services. Passée une certaine heure, une seule porte reste en service. On peut également coupler le système de contrôle à une vidéo, en cas d’anomalie, l’image apparaît immédiatement sur l’écran du personnel de contrôle. Si une porte reste ouverte plus longtemps que prévu, l’alarme peut se déclencher. Il existe aussi des possibilité de gestion de temps de crise. Une manifestation devant le bâtiment ? Un besoin urgent d’évacuation ? Le système électronique restreint ou élargit le nombre de personnes autorisées à entrer ou sortir. Dans certaines zones à risque (zone militaire, usine chimique par exemple), le système peut gérer l’occupation maximum : pas plus de quinze personnes dans un même espace. Même chose pour fermer la porte d’un parking saturé.

Y a-t-il des contraintes techniques ?
Un lecteur de contrôle d’accès doit pouvoir s’adapter à tout obstacle physique : portail, barrière, tambour, tourniquet… En principe, les circuits électriques installés dans l’entreprise sont aptes à intégrer tout systèmes de contrôle. L’important est de répertorier précisément toutes les issues du bâtiment. Dans certains immeubles (recevant du public, immeubles grande hauteur), des normes particulières doivent être appliquées. Dans tous les cas, en cas d’incendie, tout système de blocage des accès doit être instantanément décondamné.

Jusqu’où personnaliser le badge ?
La plupart des logiciels disponibles vont très loin dans les possibilités d’identification et de gestion, beaucoup plus loin, selon certains installateurs, que l’usage qu’en font réellement les entreprises. Généralement, l’entreprise classe ses salariés et visiteurs en plusieurs catégories. Par exemple, les salariés permanents auront accès de 8 heures à 20 heures à l’ensemble des bureaux de l’entreprise, exception faite des zones plus sensibles (locaux techniques, informatique, direction, laboratoires, zones de stockage, …), dont l’accès sera réservé au personnel directement concerné, aux mêmes horaires ou à des horaires élargis. Le personnel d’entretien aura un badge limitant entrées et sorties de 18 à 20 heures certains jours de la semaine. La direction au contraire aura accès à toutes les zones 24 sur 24 toute la semaine. L’accès aux parkings, aux ascenseurs, pourra être précisé, notamment pour éviter qu’une personne sans badge qui aurait pénétré en même temps qu’un voiture autorisée dans le parking puisse accéder à l’ascenseur. Les systèmes choisis doivent être assez souples pour permettre de donner des droits d’accès spécifiques en cas de décalage d’horaire ou de zone.
Les informations développées sur le logiciel sont bien sûr sécurisées et les différentes personnes susceptibles d’y avoir accès disposent de codes limitant leurs possibilités de lecture et d’écriture selon le besoin et la volonté des responsables.

Qu’est-ce qu’un badge multifonction ?
C’est un badge qui non seulement sécurise l’accès aux locaux de l’entreprise mais sert également à la gestion du temps, au paiement du restaurant d’entreprise, … Ce qui évite aux collaborateurs de l’entreprise de manipuler plusieurs badges, un seul sert à ouvrir les portes, pointer et payer. Mais attention, si le badge est unique, les systèmes de lecture doivent être différenciés. Il n ‘est pas permis, par exemple, de considérer comme un pointage horaire l’utilisation du badge pour ouvrir l’accès, et de gérer le salaire en fonction des horaires enregistrés par le badge d’accès. Dans tous les cas, dès lorsqu’un système d’enregistrement des accès ou de vidéo est mis en œuvre au sein de l’entreprise, le comité d’entreprise doit en être informé.

Qu’arrive-t-il en cas de perte du badge ?
En cas de perte ou de vol, une simple manipulation sur l’ordinateur de gestion du système permet d’invalider le badge disparu et d’en refaire un à son légitime propriétaire. Il existe également des systèmes invalidant systématiquement le badge visiteur au bout d’un temps défini ou en fin de journée de façon à ce qu’il ne puisse être réutilisé.

A qui revient-il de gérer ce système au sein de l’entreprise
Traditionnellement, c’est la direction des ressources humaines qui prend en charge la gestion des badges, puisque c’est ce service qui gère le suivi du personnel (embauches, départs, stagiaires, …). Les services techniques peuvent être appelés à gérer les allées et venues des sous-traitants et du personnel de maintenance. Les visiteurs sont placés sous la responsabilité du personnel d’accueil ou le cas échéant du personnel de sécurité.
L ‘entretien du système (nettoyage des têtes, contrôle de l’usure) est dans la plupart des cas confié à l’installateur par un contrat d’entretien. Un système de sécurité a en général une durée de vie de dix ans, période au cours de laquelle l’installateur est fréquemment appelé à faire évoluer le système en fonction de l’évolution des locaux (ouverture de nouvelles issues, élargissement du parking, nouveau paramétrage e l’ordinateur, accroissement de sa capacité, …)
MM