Onderhoudsbeheersysteem
Het nut en de invoering ervan

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Een van de grote misvattingen van onze tijd is, het omdopen van in wezen praktische kwesties in louter technische problemen. Zo’n dertig jaar geleden wees de Duitse filosoof Jürgen Habermas hier al op, maar gehandicapt door zijn uiterst beroerde schrijfstijl, bleven zijn inzichten beperkt tot de fine fleur van de universitaire elite. Jammer, want het gaat toch om een belangrijk inzicht.

Zijn stelling was, en is, dat door de enorme triomf van de moderne natuurwetenschappen en de daarop gebaseerde technologie er een sterk toenemende neiging bestaat om elk moreel, politiek, economisch probleem op te vatten als iets wat je met een technische aanpak zou kunnen oplossen. Slagwoord daarbij is het ‘beheersbaar maken’. In deze benadering ga je dus zoveel mogelijk morele discussies uit de weg en zorg je er vooral voor dat je het probleem ‘onder controle krijgt. Waar het dus eigenlijk om gaat, het doel van je handelen laar je zoveel mogelijk buiten beschouwing. Concentreer je in plaats daarvan op de doeltreffendheid van je middelen. Ik denk dat diezelfde filosofie ook wel wat raakpunten heeft met het onderhoudsgebeuren en zeker wanneer men gebruik maakt van Computer Aided Maintenance Management (CAMM) systemen.

Waarom onderhoudsbeheersystemen?
De markt voor onderhoudsbeheersystemen is groeiende. Onderzoeksbureaus spreken van een wereldwijde groei op het gebied van onderhoudssoftware van tientallen procenten. Dit heeft een aantal redenen. In het bedrijfsleven, bij de overheid en ook binnen de gezondheidszorg is er meer en meer behoefte aan efficiënter onderhoud. De technische en facilitaire diensten hebben in principe te maken met interne en externe factoren; Met interne factoren bedoelen we, efficiëntie verhoging, verlaging van de downtime, kosten terugdringen en de bedrijfstijd opvoeren. Daartegenover staan dan de externe factoren die vooral betrekking hebben op de richtlijnen voor wat betreft veiligheid en milieu en de te behalen certificeringen/resultaten.
Elk bedrijf of instelling wil zijn kosten terugdringen en de prestaties verbeteren. Dat is geen nieuws. Technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat technische diensten met steeds meer soorten machines en onderdelen te maken krijgen, terwijl er per onderdeel relatief minder onderhoud plaats hoeft te vinden. Om processen inzichtelijker te maken en het onderhoud meer voorspelbaar, is er een verschuiving van correctief naar preventief onderhoud. Daarnaast zijn er ook nog de eisen op het gebied van registratie van onderhoudsgegevens. Dit om te kunnen voldoen aan de normen voor het behalen van bepaalde certificeringen en om gegevens te kunnen tonen die vereist zijn om aan de milieu- en veiligheidsrichtlijnen te kunnen voldoen.
Aangezien bedrijven zich meer en meer bewust worden van de noodzaak en de te behalen voordelen van goed onderhoud, wordt het onderhoudsbeheer ook voortdurend professioneler. Structurele veranderingen kunnen leiden tot structurele verbeteringen. Daar zal echter tijd en geld in geïnvesteerd moeten worden. Met een goed systeem is efficiënter onderhoud en een betere registratie mogelijk. Alleen zo’n systeem kan op alle niveaus binnen een organisatie directe en nauwkeurige informatie verschaffen. Het gebruik van een goed systeem kan leiden tot cruciale voordelen zoals: reducering van down-time, beheersing van de onderhoudskosten, effectiever capaciteitsgebruik, optimale registratie, optimalisatie van het magazijnbeheer, direct inzicht in de werkzaamheden, enz.

Interne leverancier
Onderhouds- en andere technische diensten worden meer en meer interne leveranciers van onderhoud die de kosten willen doorberekenen aan de afdelingen voor wie het onderhoud wordt uitgevoerd. De technische diensten zaten in het verleden vaak in het ‘verdomhoekje’. Door goede registratie van storingen, uren en gemaakte kosten kan precies duidelijk gemaakt worden waar de knelpunten in de processen zitten, wat de onderhoudsdienst voor een afdeling betekent heeft en wat uiteindelijk voor besparingen gerealiseerd kunnen worden. Goede samenwerking tussen de productieafdeling is hier wel gewenst. Beide afdelingen streven in feite hetzelfde doel na, een optimale output behalen. Toch wordt productie nog altijd gezien als de afdeling die geld verdient en onderhoud als de afdeling die geld kost.
Daar ligt voor de onderhoudsafdeling het grote belang van een onderhoudsbeheersysteem. Het handmatig bijhouden van de onderhoudshistorie, plannen van onderhoud, melden van storingen, registreren van kosten, bijhouden van voorraden, en ga zo maar door, is nauwelijks te bewerkstelligen. Laat staan het vervaardigen van rapportages en het grafisch weergeven van planningen. Een professioneel systeem dat gemakkelijk bediend kan worden, biedt de oplossing. Middels zo’n systeem zijn de behaalde resultaten meetbaar en aantoonbaar. Meer kennis levert voordeel op in de vorm van een betere performance en de toegevoegde waarde van de onderhoudsdienst kan duidelijk naar de afdelingen en naar boven toe in de organisatie worden aangetoond.

Optimalisering
Om het onderhoud te optimaliseren dient er een goed onderhoudsbeleid te worden opgesteld. Het betreft een omschrijving van de doelstellingen, middelen, budget en de tijdsperiode waarover deze zaken gelden. Vervolgens dient er een onderhoudsprogramma geformuleerd te worden. Dit programma is o.a. gebaseerd op eisen op het gebied van veiligheid, milieu en technische beschikbaarheid.
Naar aanleiding van het beleid en het programma afgezet tegen de huidige situatie ontstaat de vraag: “Is een onderhoudsbeheersysteem gewenst?” Bij de meeste bedrijven die iet of wat inzitten met een goed productieverloop, zal het antwoord “ja” luiden. Wanneer een onderhoudsbeheersysteem gewenst is moet de volgende vraag worden gesteld: “Welk systeem is voor ons het meest geschikt?” En vervolgens: “Hoe dient de implementatie worden aangepakt en hoe gaan we er mee aan de slag?”
De invoering van een onderhoudsbeheersysteem brengt een veranderingsproces met zich mee. Acceptatie binnen de organisatie is dus zeer belangrijk. Er dient dan ook voldoende aandacht te worden besteed aan de organisatie van de invoering, de registratie, het toegankelijk maken en het rapporteren van belangrijke zaken.

Stappenplan
Om goed aan het werk te gaan met een onderhoudsbeheersysteem, moet men een aantal stappen doorlopen, zoals:
1. Projectteam/verantwoordelijke aanstellen
Gedurende het gehele traject is het verstandig om met een projectteam te werken. Dit team dient een afspiegeling te zijn van diegenen die met het systeem zullen gaan werken. Betrokkenheid is van wezenlijk belang. De wensen en behoeften van alle betrokkenen dienen vooraf duidelijk te zijn. Bovendien bevordert betrokkenheid de acceptatie binnen de organisatie.
2. Systeemkeuze
Voor wat betreft de systeemkeuze kan men best een vijftal stappen doorlopen:
A/ Behoeften
De keuze van een softwarepakket is afhankelijk van een aantal factoren. Ten eerste dient gekeken te worden naar de behoeften die de onderhoudsdienst met het systeem wil vervullen. Het zou zonde zijn een duur en uitgebreid pakket aan te schaffen, wanneer er bijvoorbeeld alleen behoefte is aan installatiebeheer, werkorderbeheer en planning van de werkzaamheden. Aan de andere kant is het ook zonde een te eenvoudig pakket aan te schaffen wanneer de toekomstige behoeften ook liggen op het gebied van uitgebreide rapporten en zaken als projectmanagement. De behoeften bepalen de gewenste functionaliteit. De gewenste functionaliteit bepalen op hun beurt welke pakketten in aanmerking komen. Hier is met een modulair pakket wel mogelijk om eenvoudig (en goedkoop) te beginnen en steeds een stukje uit te bouwen naarmate men daar aan toe is.
B/ Aansluiting op andere systemen
Een tweede vraag die gesteld moet worden is wat de reeds gebruikte systemen binnen de onderneming zijn. Het kan wenselijk zijn dat systemen met elkaar kunnen communiceren. Denk hierbij aan gebouwbeheer of logistieke systemen.
C/ Het aantal en de aard van de gebruikers
Het aantal gebruikers en de aard van de gebruikers bepalen mee de keuze. Hoe meer gebruikers, des te meer het systeem moet kunnen. De aard van de gebruikers speelt tevens een belangrijke rol. Wie gaan er mee werken? Dat kunnen onderhoudsmensen zijn, productiemedewerkers, stafleden of allemaal tegelijk. De ene gebruiker heeft alleen toegang nodig tot het melden van storingen, de nadere dient bijvoorbeeld ook voorraden bij te houden en planningen te maken en weer een ander wil rapportages oproepen als managementinformatie. Hoe meer verschillende soorten gebruikers er zijn, des te verstandiger het is om met autorisaties te werken. Dat wil zeggen dat elke gebruiker slechts in zijn relevante onderdeel van het systeem kan komen. Dat is voor de gebruiker gemakkelijk en je voorkomt dat mensen verkeerde handelingen doen die niet bij hun taakomschrijving horen. In bovenstaand geval is er dus behoefte aan een systeem dat inderdaad autorisaties biedt.
D/ Het beschikbare budget
Een vanzelfsprekende factor is het beschikbare budget binnen de onderneming. Het budget bepaalt de grenzen van de mogelijkheden. Het is echter verstandig om taakstellend te werk te gaan. Eerst dient men te kijken wat er nodig is, vervolgens welke kosten hieraan verbonden zijn. De praktijk is vaak andersom. Men kijkt hoeveel geld er beschikbaar is en wat men daarvoor kan kopen.
E/ Het gewenste serviceniveau
De invoering van een onderhoudsbeheersysteem omvat meer dan alleen de aanschaf van de software. Hulp bij de implementatie, ondersteuning (helpdesk), opleidingen, onderhoudscontracten en nazorg zijn doorslaggevende zaken bij het succesvol doorvoeren van de automatisering. Het ene bedrijf heeft bij voorbaat reeds meer kennis in huis dan het andere. Hoe minder kennis er in huis is, des te belangrijker het is een leverancier te kiezen die het hele traject optimaal kan verzorgen.
3. Implementatie en opleiding
Na de aanschaf volgt de implementatie. Ook bij de implementatie is een projectteam van evident belang. In samenwerking met de leverancier zal eerst de huidige situatie als uitgangspunt genomen worden. Vervolgens kan de software worden geïnstalleerd, waarna de testfase volgt. Wanneer alles goed verloopt kunnen er (indien nodig) zaken op maat gemaakt worden naar aanleiding van specifieke behoeften. Als de basisgegevens zijn ingevoerd en de gebruikers opgeleid zijn en vertrouwd met het systeem, dan kunnen de operationele gegevens worden ingevoerd. Het systeem kan in gebruik worden genomen. Gefaseerd kunnen steeds nieuwe modules in gebruik genomen worden. Opleiding is een cruciaal onderdeel om als gebruiker goed met het systeem uit de voeten te kunnen. De betere leverancier biedt opleidingen voor verschillende gebruikersgroepen en verschillende onderdelen, uiteenlopend van basisopleiding tot opleidingen voor gevorderden. Ook wanneer men met het systeem werkt zijn er mogelijkheden tot verdieping of verbreding van de kennis.
4. Werken met systemen, ondersteuning en upgrades
Het systeem draait nu, en ongetwijfeld zullen er in het begin onduidelijkheden of problemen opduiken. Wanneer de goede leverancier gekozen is, zal deze ondersteuning kunnen leveren bij vraagstukken waar mee geworsteld wordt. Daarnaast zal de technologie niet stil blijven staan en zal de leverancier het systeem verbeteren naar aanleiding van klantspecifieke wensen. Ook zullen er nieuwe functionaliteiten ontwikkeld worden. De mogelijkheid bestaat om een onderhoudscontract aan te gaan met de leverancier zodat upgrades doorgevoerd kunnen worden en de ondersteuning gemakkelijker (lees voordeliger) toegankelijk is.
5. Evaluatie
Na verloop van tijd zal blijken wat de baten van het systeem zijn. In eerste instantie is er altijd sprake van een investering in tijd en geld. Op termijn zullen bij goed gebruik de voordelen blijken zoals die in het begin van dit artikel beschreven zijn. Is dit niet het geval, dan moet worden bekeken of er op de juiste wijze van het systeem gebruik gemaakt wordt en of het systeem dat doet wat de leverancier beloofd heeft. Normaliter zal echter blijken dat de onderhoudsdienst een instrument in handen heeft gekregen waarmee ze de performance kan verbeteren en waarmee duidelijk de toegevoegde waarde van het onderhoud getoond kan worden. ‘Performance killers’ en ‘cost drivers’ kunnen worden geëlimineerd en de effectiviteit van het onderhoud zal toenemen. Uit de evaluatie kan blijken dat er behoefte is om verder te professionaliseren en uit te breiden naar nieuwe modules en functionaliteiten.
M.M.

Système de gestion de l’entretien
L’utilité et l’introduction

Une des grandes erreurs de notre époque est de transposer des questions qui sont en fait pratiques en problèmes purement techniques. Il y a quelque trente ans, le philosophe allemand Jürgen Habermas y faisait déjà allusion, mais, handicapé par son style particulièrement maladroit, ses points de vue sont restés limités à la fine fleur de l’élite universitaire. Dommage, car il s’agit tout de même d’un point de vue important.

Sa thèse était, et est toujours, que grâce au triomphe des sciences naturelles modernes et les technologies basées sur celles-ci, il y a une forte tendance qui porte à considérer chaque problème moral, politique, économique comme quelque chose que l’on pourrait résoudre par une approche technique. Le slogan étant ‘rendre gérable’. Dans cette approche, vous allez donc le plus loin possible pour évincer les discussions morales et vous veillez surtout à ‘avoir le problème sous contrôle’. Il s’agit donc en fait de tenir le moins possible compte de l’objectif de votre action. Concentrez-vous davantage sur l’efficacité de vos moyens. Je pense que cette même philosophie a quelques points communs avec tout ce qui concerne l’entretien et certainement lorsqu’on utilise les systèmes Computer Aided Maintenance management (CAMM)

Pourquoi des systèmes de gestion de l’entretien?
Le marché des systèmes de gestion de l’entretien est en pleine expansion. Les bureaux d’études parlent d’une croissance mondiale dans le domaine des logiciels de maintenance de l’ordre de dizaines de pourcents. Il y a quelques raisons à cela. Dans la vie des entreprises, auprès des services publics et aussi au sein des soins de santé, l’entretien doit être de plus en plus efficace. Les services techniques et facilitaires doivent, en principe, tenir compte de facteurs internes et externes. Par facteurs internes, nous entendons une augmentation de l’efficacité, une diminution des temps morts, une réduction des coûts et l’augmentation du temps de travail. Par contre, les facteurs externes concernent essentiellement les directives en matière de sécurité et d’environnement et les certifications/résultats à obtenir.
Chaque entreprise ou institution veut diminuer ses coûts et améliorer les performances, ce n’est pas nouveau. Les développements technologiques font en sorte que les services techniques sont confrontés avec des machines et des pièces de plus en plus différentes, tandis que les pièces demandent relativement moins d’entretien Pour rendre les processus plus accessibles et mieux prévoir l’entretien, on constate un glissement de l’entretien correctif au préventif. En outre, il y aussi les exigences en matière d’enregistrement des données de l’entretien, afin de satisfaire aux normes pour obtenir certains certificats et pour pouvoir présenter des données nécessaires pour répondre aux directives environnementales et de sécurité.
Comme les entreprises prennent de plus en plus conscience de la nécessité et des avantages d’un bon entretien, la gestion de l’entretien se professionnalise de plus en plus. Des changements structurels peuvent entraîner des améliorations structurelles. Pour cela, il faudra toutefois investir en temps et en argent. Un bon système permet un entretien plus efficace et un meilleur enregistrement. Seul un tel système peut fournir à tous les niveaux d’une organisation des informations directes et précises. L’utilisation d’un bon système peut entraîner des avantages considérables : réduction des temps morts, maîtrise des frais d’entretien, utilisation plus efficace de la capacité, enregistrement optimal, optimalisation de la gestion du magasin, vue directe sur les travaux, etc.

Fournisseur interne
Les services d’entretien et autres services techniques sont de plus en plus souvent assurés par des fournisseurs internes d’entretien, qui comptent les frais aux départements pour qui l’entretien a été effectué. Autrefois, les services techniques ‘trinquaient’ souvent. Grâce au bon enregistrement des pannes, heures et frais, il est possible, aujourd’hui, de dire avec précision où se trouvent les points noirs d’un processus, que signifie le service d’entretien pour le département et, enfin, quelles économies peuvent être réalisées. Une bonne collaboration entre la production est évidemment souhaitable. Les deux départements ont, en fait, le même objectif, obtenir un produit fini impeccable. Toutefois, la production est souvent considérée comme le département qui gagne de l’argent, tandis que l’entretien, celui qui en coûte.
C’est là, toute l’importance d’un bon système de gestion de l’entretien pour le service d’entretien. La tenue manuelle de l’historique de l’entretien, des plans, de l’annonce des pannes, de l’enregistrement des frais, la tenue des stocks, et ainsi de suite, sont à peine réalisables. Sans oublier les rapports et la représentation graphique des plannings. Un système professionnel, facile à commander est donc la solution. Moyennant un tel système, les résultats sont mesurables et ils peuvent être prouvés. Une meilleure connaissance garantit de meilleures performances et la valeur ajoutée du service d’entretien peut clairement être démontrée aux divers départements et à des niveaux plus élevés dans l’organisation.

Optimalisation
Pour optimaliser l’entretien, il faut mettre une bonne politique d’entretien en place. Il s’agit de la description des objectifs, des moyens, du budget et de la période de validité du tout.
Ensuite, il faut formuler un programme d’entretien. Celui-ci est notamment basé sur les exigences en matière de sécurité, d’environnement et des disponibilités techniques.
Suite à la politique et au programme tracés dans la situation actuelle, se pose la question : «Un système de gestion de l’entretien est-il souhaitable ?» Dans la plupart des entreprises, soucieuses du bon déroulement de la production, la réponse sera «oui». Lorsqu’un système de gestion de l’entretien est souhaité, il faut se poser la question suivante : «Quel est le système le mieux adapté à notre entreprise ?» Et ensuite : «Comment l’implémenter et comment l’utiliser ?»
L’introduction d’un système de gestion de l’entretien entraîne des changements. L’acceptation au sein de l’organisation est de ce fait très importante. Il faut donc consacrer suffisamment d’attention à l’organisation de l’introduction, à l’enregistrement, à l’accessibilité et au rapportage d’éléments importants.

Etapes
Pour bien travailler avec un système de gestion de l’entretien, il faut procéder par étapes
1. Constituer une équipe de projet/nommer un responsable
Tout au long du trajet, il est bon de travailler avec une équipe de projet. Cette équipe doit être le reflet de ceux qui devront travailler avec le système. L’implication est donc très importante. Les souhaits et les besoins de toutes les personnes concernées doivent être d’emblée très clairs. En outre, l’implication facilite l’acceptation au sein de l’organisation.
2. Choix du système
Pour le choix du système, il est conseillé de passer par cinq étapes :
A/ Besoins
Le choix d’un logiciel dépend de plusieurs facteurs. Premièrement, il faut savoir quels besoins le service d’entretien souhaite remplir avec le système. Il serait dommage d’investir dans un kit onéreux et complet si, par exemple, il ne faut qu’une gestion d’installation, d’ordre de travail et de planning des travaux. D’autre part, il serait aussi dommage d’acquérir un kit trop simple, tandis que les besoins futurs se trouvent aussi dans le domaine de la rédaction de rapports plus complets et des tâches de management de projet. Les besoins déterminent la fonctionnalité souhaitée, qui à son tour détermine quels kits entrent en ligne de compte. Un package modulaire permet dans ce cas de commencer simplement (et à moindre frais) et développer progressivement, au fur et à mesure des besoins.
B/ Raccordement aux autres systèmes
Une seconde question qui doit être posée est de savoir quels systèmes l’entreprise utilise déjà. Il peut être souhaitable que les systèmes puissent communiquer entre eux. Songez à la gestion des bâtiments ou aux systèmes logistiques.
C/ Le nombre et la nature des utilisateurs
Le nombre d’utilisateurs et leur nature déterminent aussi le choix. Plus il y aura d’utilisateurs, plus le système devra avoir de capacité. La nature des utilisateurs joue également un rôle important. Qui va utiliser le système ? Il peut s’agir du personnel d’entretien, du personnel de production, des membres de la direction ou tous ensemble. L’un utilisateur n’a accès qu’au signalement de pannes ou défaillance, l’autre, par exemple, devra tenir les stocks et dresser des plannings, un autre encore voudra retrouver des rapports comme information pour la direction. Plus il y aura d’utilisateurs différents, plus il faudra pouvoir travailler avec des accès. Cela signifie que chaque utilisateur n’aura accès qu’à la partie qui l’intéresse dans le système. Pour l’utilisateur c’est une facilité et vous évitez ainsi que certaines personnes fassent des manipulations erronées qui ne font pas partie de leur tâche. Dans le cas ci-dessus, il faut un système qui fonctionne, en effet, avec des clés.
D/ Budget disponible
Un facteur évident est le budget. Celui-ci détermine les limites à ne pas dépasser. Il est toutefois intelligent de procéder en fonction des tâches. Il faut commencer par voir ce qui est nécessaire et calculer ensuite les frais qui y sont liés. En pratique, on procède souvent inversement. On voit de combien on dispose et ce que l’on peut avoir pour ce montant.
E/ Un niveau de service
L’introduction d’un système de gestion de l’entretien comprend plus que simplement l’acquisition d’un software. Aide à l’implémentation, soutien (help­desk), formations, contrats d’entretien et service après vente sont des éléments décisifs pour automatiser avec succès. Une entreprise peut déjà avoir plus de compétences qu’une autre. Moins il y a de compétences dans l’entreprise, plus il est important de choisir un fournisseur qui peut se charger de tout le parcours.
3. Implémentation et formation
Après l’acquisition, suit l’implémentation. Même au moment de l’implémentation, l’équipe de projet a son importance. Dans une collaboration avec le fournisseur, la situation actuelle sera prise comme point de départ. Ensuite, le logiciel sera installé, suivi de la phase de test. Si tout se passe bien, certaines choses peuvent être réalisées sur mesure (si nécessaire, et selon les besoins spécifiques). Lorsque les données de base sont introduites et que les utilisateurs sont formés et familiarisés avec le système, les données opérationnelles peuvent être introduites. Le système peut ensuite entrer en service. Par phase, de nouveaux modules peuvent toujours être mis en service. La formation est un élément crucial pour permettre à l’utilisateur de se débrouiller au mieux avec le système. Les fournisseurs sérieux proposent une formation pour divers groupes d’utilisateurs et diverses parties, allant de la formation de base, aux formations plus avancées. Même lorsqu’on travaille avec le système, il est possible d’approfondir et de perfectionner ses connaissances.
4. Travailler avec le système, soutien et mises à niveau
Le système fonctionne et immanquablement, il y aura, au début, des choses qui ne seront pas claires ou des problèmes. Si vous avez choisi un bon fournisseur, celui-ci vous fournira le support nécessaire en cas de problèmes. Par ailleurs, la technologie progresse et le fournisseur améliorera lui-même le système, en fonction des désirs et des besoins spécifiques du client. De nouvelles fonctionnalités seront développées. Il est aussi possible de signer un contrat d’entretien avec le fournisseur de manière à mettre le système régulièrement à niveau et de rendre le support plus accessible (lire plus avantageux).
5. Evaluation
Au bout d’un certain temps, les avantages du système apparaîtront. Premièrement, il est toujours question d’investissement en temps et en argent. A terme, les avantages, tels qu’ils ont été décrits au début de cet article, apparaîtront, si le système est utilisé à bon escient. Si ce n’est pas le cas, il faut voir si le système a été utilisé correctement et s’il réalise ce que le fournisseur a promis. Normalement, il apparaîtra que le service d’entretien a reçu un outil lui permettant d’améliorer ses performances et de valoriser l’entretien. ‘Performance killers’ et ‘cost drivers’ peuvent être éliminés et l’efficacité de l’entretien augmentera. L’évaluation peut permettre de découvrir qu’il faut encore plus professionnaliser et développer de nouveaux modules et fonctionnalités. <<
M.M.