|
Onderhoudsbeheersystemen
Steeds professioneler
version française
CAMM-systemen kunnen het onderhoudsgebeuren zodanig automatiseren dat de gekende
werkfiches voor preventief en correctief onderhoud quasi probleemloos op het
juiste moment uit de printer rollen. Al even automatisch kan een systeem
bijvoorbeeld een suggestie maken tot aankoop van een bepaald onderdeel wanneer
de voorraad onder de minimum drempel is beland. Maar het is niet omdat de
middelen ter beschikking staan, dat ze ook optimaal worden gebruikt.
Het is al jaren de doelstelling van alle ontwikkelaars van
onderhoudsbeheersystemen om gebruikers precies de nodige ‘tools’ in handen te
geven om op basis van vergaande informatie, continu hun kennis bij te schaven en
het onderhoudsproces te optimaliseren. Er zijn genoeg mooie voorbeelden van
productiebedrijven en andere instellingen die er wel degelijk in geslaagd zijn
of slagen, economische winsten te realiseren door een doelgerichte strategie van
continue verbetering”. Aan het woord zijn Jaap van Seventer en Ewout
Noordermeer, respectievelijk Managing Director en Marketing & Sales Manager van
ISH.
Groeimarkt
ISH is geen onbekende in de onderhoudswereld. Sinds zijn start in 1988 heeft
deze softwareontwikkelaar zich met zijn onderhoudspakketten Ultimo en Minimo –
met ruim 450 klanten in uiteenlopende branches in België en Nederland –
ontwikkeld tot één van de leidende spelers in beide landen. Jaap van Seventer:
“Vroeger werkte onze organisatie, die momenteel zo’n veertig medewerkers telt,
vanuit Nederland. Sinds twee jaar hebben we nu ook een vertegenwoordiger in
België, en dat werpt duidelijk zijn vruchten af. De markt voor
onderhoudsbeheersystemen is nog steeds groeiende – de laatste vijf jaar hebben
we een groei gekend van 20 à 40 procent per jaar – en het ziet er niet naar uit
dat deze tendens op zijn einde loopt. Integendeel, want niet alleen de
bedrijfswereld ziet het nut in van dergelijke onderhoudspakketten, ook binnen de
overheid, gemeenten en gezondheidszorg is er meer en meer behoefte aan efficiënt
ondersteund onderhoud”. Een dergelijk kader vereist een structurele en
modelmatige onderbouwing die kan worden gegeven vanuit een bepaalde
bedrijfszekerheidstechnologie. Deze is in zekere zin vergelijkbaar met de
procestechnologie en de procesoptimalisering, waarbij op basis van relaties en
kwantitatieve gegevens modellen worden opgesteld die de gebruikers in staat
stellen processen te analyseren op (product-)beschikbaarheid,
onderhoudsinterventies, -uren, -kosten, enz., voor verschillende
ontwerpalternatieven en onderhoudsstrategieën. Het basis besturingsmodel wordt
in het gebruik verfijnd door het terugkoppelen van de beschikbaar komende
onderhouds- en productiegegevens. Ewout Noordermeer: “Onderhoudsfuncties
worstelen vaak met kosten en (h)erkenningsproblemen, doordat zij soms geen
duidelijke plaats hebben in de bedrijfsstructuur. Zeker in een tijdperk van
business re-engineering en outsourcing hebben zij een eigen afgeleide van het
ondernemingsplan nodig om hun waarde in het bedrijf aan te tonen. Om onderhoud
te optimaliseren dient er dus een goed onderhoudsbeleid te worden opgesteld. Het
betreft een omschrijving van de doelstellingen, middelen, budget en tijdsperiode
waarover deze zaken gelden. Vervolgens dient er een adequaat
onderhoudsprogramma, al dan niet op maat van het bedrijf, geformuleerd te
worden, waarin zowel kostenbeheersing, technische beschikbaarheid als veiligheid
en milieu zijn in verwerkt”.
Ultimo/Minimo
Ultimo Maintenance Management profileert zich als een zeer compleet
onderhoudsbeheersysteem terwijl Minimo vooral geschikt is voor kleine(re)
toepassingen. De software onderscheidt zich door openheid en flexibiliteit, door
middel van de meegeleverde Ultimo Customization Tool. Deze taalonafhankelijke
software is aanpasbaar aan de omgeving van de gebruiker en toegankelijk via een
gebruikersvriendelijke en overzichtelijke Windows interface met een duidelijke
menustructuur en heldere buttons. Via de verkenner worden de gewenste menu’s en
schermen snel gevonden. Verder wordt de software gekenmerkt door rustige
schermen.
Jaap van Seventer: “Het meest uitgebreide onderhoudsbeheersysteem van ISH is dus
Ultimo Maintenance Management. Ondanks het feit dat dit een heel uitgebreid
pakket is, wordt de applicatie door onze gebruikers toch als zeer
gebruiksvriendelijk ervaren. Onze gebruikers ervaren ook dat het programma
vanuit de onderhoudspraktijk is ontwikkeld waarbij veel aandacht is besteedt aan
de acceptatie op de werkvloer. Minimo is een iets eenvoudiger systeem dat zich
meer richt naar kleine en middelgrote bedrijven, die toch een efficiënt
onderhoudsbeheersysteem in huis willen hebben. Zoals zijn ‘grotere’ broer bezit
het systeem alle basisfuncties voor het beheer van de stamgegevens, installaties
en werkstroom, zodat men alle gegevens zoals uren, kosten, enz., op een
eenvoudige manier kan registreren”. En Ewout Noordermeer vervolgt: “Beide
systemen bieden een breed scala aan standaardrapportages waardoor de gebruiker
op ieder moment kan beschikken over de nodige operationele informatie en de
gewenste managementinformatie. Ook kan men, via een eigen dashboard de nodige
KPI’s (Key Performance Indicators) monitoren. Een ander, niet te onderschatten,
voordeel van Ultimo zijn de uitbreidingsmogelijkheden. Zo kan men bijvoorbeeld
het pakket, via de module gebouwenbeheer, uitbreiden tot het volledige
facilitair beheer van een gebouwencomplex. Ook is een sleutel- en een IT
beheermodule beschikbaar. En indien gewenst kan de klant het door hem gebruikte
pakket aanpassen met behulp van de Ultimo Customization Tool wanneer hij dat
nodig acht. Hij heeft onze toestemming daarvoor niet nodig”.
ROI
Maintenance mag voor het hoger management dan al niet het meest opwindende
aspect zijn van het productiegebeuren, het is goed op weg om één van de, zoniet
de voornaamste, bedrijfsprocessen te worden die een directe impact hebben op het
eindrendement. In veel gevallen is onderhoud zowat het enige bedrijfsproces
waardoor nog écht veel geld kan worden bespaard. Een voorbeeld: in termen van
efficiëntie van een plant, zijn de omvang en het ontwerp van de fabriek zonder
meer determinerende factoren. Helaas zijn dit niet direct variabelen waaraan je
onbeperkt kunt sleutelen. Andere onbeheersbare factoren zijn bijvoorbeeld de
grondstofprijzen, die door vraag en aanbod worden vastgelegd, of zelfs de
verkoopprijzen, die meer dan vroeger worden bepaald door de aanwezige
concurrentie en minder door kostprijsoverwegingen. Maintenance daarentegen kan
nog echt meetbare mogelijkheden bieden voor een hogere Return On Investment van
het bestede budget.
Jaap van Seventer: “Aangezien bedrijven zich meer en meer bewust worden van de
noodzaak en de te behalen voordelen van goed ondersteund onderhoud, wordt het
onderhoudsbeheer ook voortdurend professioneler, maar daarom niet ingewikkelder.
Integendeel…, door een eenvoudige en overzichtelijke wijze van vastleggen van
bijvoorbeeld een bedrijfs- en/of onderhoudsproject krijgt men extra inzicht bij
het maken van keuzes op het gebied van onder andere vervangen versus
onderhouden. Het eindresultaat is meer efficiëntie en terugdringing van de
kosten. Bij goed gebruik wordt de performantie van de installaties met ettelijke
procenten verbeterd en het aantal ongeplande stops alsook de onderhoudskosten,
gevoelig verlaagd”. Hoewel preventief onderhoud op zich essentieel is, zal geen
enkel bedrijf er in slagen dit op te zetten zonder een efficiënte planning. En
zonder preventief onderhoud slipt de onderhoudsdienst automatisch in correctief
(of brandweer-)onderhoud. Uit de praktijk blijkt dat het uiterst moeilijk is,
een verbetering te realiseren in onderhoud, stock, aankoop, …, zonder dat
preventief gepland onderhoud een ratio van tachtig procent gepland en twintig
procent correctief (of reactief) onderhoud bereikt. De reden is eenvoudig.
Primo, bij gebrek aan tijd kun je geen zaken veranderen als het onderhoudsteam
continue in brandweermodus staat. En secundo, correctief onderhoud is zeer duur.
De kostenverhouding tussen ongepland en gepland werk kan variëren van 2:1 tot
zelfs 5:1. En onze gesprekpartners besluiten: “Bij een goed gebruik van een
onderhoudsbeheersysteem kan men er voor zorgen dat preventief onderhoud op de
voorgrond komt, en dat men kan beschikken over betere management en operationele
informatie. Het goed beheren van bijvoorbeeld de wisselstukken met het systeem
kan zorgen, samen met alle andere voordelen, voor een goede Return On Investment
met het onderhoudsbeheersysteem. Bij de aankoop en goed gebruik van Ultimo is de
investering ruimschoots terugverdiend binnen 2 à 3 jaar”.
Hubert Lahaut
Systèmes
de gestion de l’entretien
De plus en plus professionnel
Les systèmes CAMM permettent d’automatiser tout ce qui entoure l’entretien au
point que les fiches de travail connues pour l’entretien préventif et correctif
sortent de l’imprimante pour ainsi dire sans problèmes, au bon moment. Tout
aussi automatiquement, un système peut par exemple émettre une suggestion pour
l’achat de telle ou telle pièce, lorsque le stock a atteint son seuil minimum.
Mais ce n’est pas parce que nous disposons de moyens qu’ils sont utilisés de
manière optimale.
Depuis des années, c’est l’objectif des développeurs de systèmes de gestion de
l’entretien de donner précisément les ‘outils’ nécessaires aux utilisateurs,
afin d’améliorer leurs connaissances et d’optimaliser le processus d’entretien,
et ce sur base d’une information bien documentée. Il existe suffisamment de
beaux exemples d’entreprises de production et d’autres institutions qui ont
réussi ou qui réussissent à réaliser des bénéfices économiques grâce à une
stratégie ciblée de l’amélioration continue". Nous écoutons Jaap van Seventer et
Ewout Noordermeer, respectivement Managing Director et Marketing & Sales Manager
d’ISH.
Marché en plein essor
ISH n’est pas inconnu dans le monde de l’entretien. Depuis ses débuts en
1988, ce développeur de logiciels a grandi, jusqu’à devenir un des opérateurs
principaux en Belgique et aux Pays-Bas, grâce à ses kits de logiciels
d’entretien Ultimo et Minimo – avec plus de 450 clients, dans les secteurs les
plus divers. Jaap van Seventer: "Autrefois, notre organisation, qui compte
actuellement une quarantaine de collaborateurs, opérait au départ des Pays-Bas.
Depuis deux ans, nous avons aussi un représentant en Belgique, et cela porte
réellement ses fruits. Le marché pour les systèmes de gestion de l’entretien
poursuit sa progression – au cours des cinq dernières années, nous avons
enregistré une progression de 20 à 40 pc par an – et il semble bien que cette
tendance se poursuive. Au contraire, car non seulement le monde des entreprises
perçoit l’utilité de ces logiciels d’entretien, mais même les autorités, les
communes et les soins de santé sont de plus en plus intéressés par un entretien
et une maintenance efficaces". Un tel cadre exige des fondements structurels et
établis selon des modèles, pouvant venir d’une certaine technologie de sécurité
d’entreprise. D’une certaine manière, c’est comparable à la technologie de
processus et à l’optimalisation des processus, pour lesquels des modèles sont
élaborés sur base des relations et données quantitatives, permettant aux
utilisateurs d’analyser les processus selon la disponibilité (des produits), les
interventions de maintenance, les heures passées à la maintenance et leurs coûts
etc. pour différentes alternatives de projet et stratégies d’entretien. Le
modèle de base de la commande est affiné dans son utilisation, en recoupant les
données disponibles des entretiens et de la production à venir. Ewout
Noordermeer: "Les fonctions d’entretien se battent souvent contre les coûts et
les problèmes de reconnaissance, parce qu’ils n’occupent parfois pas une place
nette au sein de la structure de l’entreprise. Certainement à l’époque du
‘business-re-engineering’ et de la sous-traitance, ils ont besoin de leur propre
dérivé du plan d’entreprise pour prouver leur valeur au sein de l’entreprise.
Pour optimaliser l’entretien, il faut donc élaborer une bonne politique
d’entretien. Il s’agit de la description des objectifs, des moyens, du budget et
de la durée de validité. Ensuite, il faut formuler un programme d’entretien
adéquat, sur mesure ou non, pour l’entreprise. Ce programme doit inclure aussi
bien la maîtrise des coûts, la disponibilité technique que la sécurité et
l’environnement".
Ultimo/Minimo
Ultimo Maintenance management se profile comme un système complet de gestion
de l’entretien, tandis que Minimo est plutôt adapté à des applications (plus)
petites. Le logiciel se distingue par son ouverture et sa flexibilité, grâce au
‘Ultimo Customization Tool’. Ce logiciel, indépendant d’une langue, peut être
adapté à l’environnement de l’utilisateur et il est accessible via une interface
Windows conviviale et synoptique, avec une structure de menus clairs et de
boutons lumineux. Via l’explorateur, les menus et écrans désirés apparaissent
rapidement. En outre, le logiciel est caractérisé par des écrans paisibles. Jaap
van Seventer : "Le système de gestion de l’entretien le plus vaste d’ISH est
donc Ultimo Maintenance Management. Malgré le fait qu’il s’agisse d’un kit très
vaste, nos utilisateurs estiment cette application très conviviale. Ils
constatent aussi que le programme a été développé à partir de la pratique de
l’entretien, avec une attention toute particulière pour l’acceptation sur le
terrain. Minimo est un système plus simple, qui s’adresse plutôt aux petites et
moyennes entreprises, qui souhaitent avoir un système de gestion de l’entretien
efficace. Comme son frère ‘aîné’, le système est équipé de toutes les fonctions
de base pour la gestion des données souches, installations et courants de
travail, permettant ainsi d’enregistrer toutes les données (heures, coûts, etc…)
de manière simple". Ewout Noordermeer poursuit : "Les deux systèmes offrent une
large gamme de rapportages standard, ce qui fait que l’utilisateur peut disposer
à tout moment des informations opérationnelles nécessaires et des informations
souhaitées sur le mangement. Il est aussi possible de surveiller les KPI
nécessaires (Key Performance Indicators), via son propre tableau de bord. Les
nombreuses possibilités d’extensions sont un autre avantage d’Ultimo à ne pas
sous-estimer. Par exemple, il est possible d’étendre le package à la gestion
facilitaire complète d’un complexe immobilier, via le module de gestion des
bâtiments. Un module clé et un module de gestion IT sont aussi disponibles. Si
le client le souhaite, il peut adapter le package qu’il utilise à l’aide de
Ultimo Customization Tool, lorsqu’il estime que c’est nécessaire. Il n’a pas
besoin de notre autorisation pour cela."
ROI
La maintenance peut être ou non l’aspect le plus excitant de l’entretien
pour la direction générale, elle est en bonne voie de devenir un des processus
d’entreprise très important, si pas le plus important qui a un impact direct sur
le rendement final. Dans de nombreux cas, l’entretien est à peu près le seul
processus d’entreprise permettant de faire des économies considérables.
L’ampleur et la conception d’une usine, sans plus de facteurs déterminants sont
un exemple en termes d’efficacité d’un site. Malheureusement, il ne s’agit pas
tout à fait ici de variables auxquelles on peut bricoler de façon illimitée.
D’autres facteurs qu’on ne peut pas maîtriser sont par exemple les prix des
matières premières, qui sont fixés par l’offre et la demande, ou même les prix
de vente, qui, plus qu’autrefois, sont déterminés par la concurrence sur le
marché et moins par des considérations de coûts. La maintenance, par contre,
peut encore offrir des possibilités mesurables pour un retour sur investissement
plus important du budget consacré. Jaap van Seventer : "Chaque entreprise ou
institution désire réduire ses frais et améliorer les performances. Comme les
entreprises prennent de plus en plus conscience de la nécessité et des avantages
à tirer d’un entretien bien soutenu, la gestion de l’entretien se
professionnalise de plus en plus, sans se compliquer davantage. Au contraire,
grâce à la manière simple et synoptique de fixer, par exemple, un projet
d’entreprise et/ou d’entretien, on a une meilleure vue pour faire ses choix
entre soit remplacer ou entretenir. Le résultat est que l’on obtient plus
d’efficacité et une réduction des coûts. En cas d’un bon usage, les performances
des installations sont augmentées de plusieurs pourcentages et le nombre
d’arrêts non prévus, ainsi que les frais d’entretien diminuent sensiblement".
Bien que l’entretien préventif soit, en soi, essentiel, aucune entreprise ne
réussira à le mettre en place sans un planning efficace. Et sans entretien
préventif, le service entretien glisse automatiquement vers l’entretien
correctif (ou pompier). En d’autres termes, les pierres d’achoppement d’un
entretien efficace sont l’entretien préventif et le planning des ordres de
travail. La pratique nous apprend qu’il est très difficile d’améliorer
l’entretien, les stocks, les achats, …. sans que l’entretien préventif planifié
atteigne un ratio de quatre-vingts pc d’entretien planifié et vingt pc
d’entretien correctif (ou réactif). La raison est simple. Premièrement, par
manque de temps, vous ne pouvez rien changer si l’équipe d’entretien se trouve
en mode ‘pompier’. Deuxièmement, l’entretien correctif est très coûteux. Le
rapport entre le travail non planifié et le travail planifié peut varier de 2:1
jusque même 5:1. Et nos interlocuteurs concluent : "En cas de bon usage d’un
système de gestion d’entretien, on peut veiller à ce que l’entretien préventif
soit mis en évidence. A ce moment, on aura un meilleur management et des
informations opérationnelles. La bonne gestion par le système, par exemple des
pièces de rechange, peut, avec tous les autres avantages, garantir un bon retour
sur investissement avec le système de gestion de l’entretien. A l’achat et lors
d’un bon usage d’Ultimo, l’investissement est amplement regagné entre 2 à 3
ans". <<
Hubert Lahaut
|
