Matty Zadnikar (CEO Z-Group) over
de drie hoofddoelen van het ‘Shutdown VGM-Plan’

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Eén van de meest essentiële onderdelen van een shutdown-operatie is VGM: Veiligheid, Gezondheid en Milieu. Daarom moet als één van de eerste onderdelen van de scopingfase een VGM-plan worden opgesteld. Een plan dat nauw aansluit bij de veiligheidsvoorschriften die de plant-owner/operator hanteert. Een gesprek met Matty Zadnikar, CEO van de Z-Group, over de drie hoofddoelen van dit plan.

Een belangrijk en bijna noodzakelijk hulpmiddel om alles te kaderen is dus een VGM-plan, meer specifiek een VGM-plan voor shutdowns, in analogie met het coördinatieboek. De inhoud van een dergelijk veiligheids-, gezondheids- en milieuplan en de aandachtspunten voor grote onderhoudswerken moeten heel gedetailleerd worden weergegeven. Een degelijk, voorbereid VGM-plan met éénduidige instructies, gedegen werkvoorbereidingen, goede opleidingen en concrete afspraken rond coördinatie, maakt deel uit van een projectmatige aanpak en leidt tot succesvolle onderhoudswerken.

VGM-plan
Volgens Matty Zadnikar, CEO van de Z-Group, een Europese specialist in turnaround safety management voor petrochemische plants en elektriciteitscentrales heeft een shutdown VGM plan drie hoofddoelen: het zichtbaar maken van de shutdown organisatiestructuur met betrekking tot VGM; het vastleggen van de VGM taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle bij de shutdown betrokken medewerkers (zowel opdrachtgever als contractors) en het omschrijven van de specifieke VGM risisco’s en de daarvoor benodigde maatregelen. “In het VGM plan moeten mijn inziens ondermeer de volgende items worden opgenomen: de organisatie met betrekking tot VGM, voorlichtings- en communicatiestructuur (noodplan, medische voorzieningen, ongevalpreventie, veiligheidsuitrustingen, enz.), overlegstructuur, aanduiding veiligheidsvoorschriften ten aanzien van specifieke werksituaties, toezicht en controle en de veiligheidsrapportage. Dit alles is samengevat tot een apart hoofdstuk in het shutdown handboek. Het omvat onder andere de doelstelling van het VGM-beleid, de uitwerking van de hiervoor genoemde items en checklists met betrekking tot de te volgen procedures. Hoe beter de scoping- en de voorbereidingsfase zijn uitgevoerd, hoe soepeler de uitvoeringsfase zal verlopen. Dat neemt niet weg dat de uitvoeringsfase een uiterst complex en intensief project is, waarbij ieder onverwacht probleem een domino-effect teweeg kan brengen. Echter, een turnaround mag nog zo goed voorbereid zijn, altijd moet de mogelijkheid open blijven om op het laatste moment in te grijpen. Last-minute oplossingen kunt u nooit goed voorzien met een netwerk van derden-leveranciers. Precies daarom houden we alle kernfuncties voor een veiligheidsoperatie in eigen huis, en moeten we voortdurend klaar staan om zelfs op het laatste nippertje het verschil te maken tussen stilstand en vooruitgang. Een ultieme procesbeheersing is dan ook van het allergrootste belang. Voortdurende rapportages, monitoring en analyses en het geven van een directe feedback via een gedragsobservatieprogramma spelen hierbij een elementaire rol”.

Beladen begrip
Veiligheid is een beladen begrip, waarop je als manager soms moeilijk vat krijgt. Zo is het een dogma dat een veilige(r) shutdown meer kost en langer duurt, maar dit hoeft echt niet zo te zijn. Matty Zadnikar: “Veiligheid is relatief. Vraag je aan iemand of zijn fabriek veilig is, dan luidt steevast het antwoord ja. Maar vraag je vervolgens of je je kind van drie op het bedrijfsterrein alleen kunt laten, dan wordt dat toch dringend afgeraden”. Dat laatste is goed verklaarbaar. Matty Zadnikar “Op een bedrijf ben je alleen veilig als je weet waarmee je bezig bent. En als je je bewust bent, van de context waarin dat gebeurt. Een monteur moet daarom weten welke chemicaliën er tijdens normaal bedrijf in een systeem zitten, ook al komt hij daar als het goed is niet mee in aanraking.  Om grip te krijgen op de veiligheid worden systematisch alle zaken die de veiligheid op een plant kunnen beïnvloeden in kaart gebracht. Vervolgens wordt bezien welke dingen je het gemakkelijkste zou kunnen verbeteren. Gezien het voorgaande is het niet verbazingwekkend dat daar onder meer een tailor-made veiligheidstraining bij kan komen. Maar er kunnen ook minder voor de hand liggende zaken uit de analyse voorkomen, zoals het belang van betrokkenheid op managementniveau van de aannemer”. Uit een in 2003 gehouden enquête over goed leiderschap bij turnarounds, noemden de toen ondervraagde managers, dat zijzelf meestal werken volgens procedures en instructies. Het ging volgens hen bij leiderschap vooral om het eigen gedrag van de leidinggevende manager. Om een gedragscode die op zich niet ingewikkeld is, maar wel vraagt om consistentie. Belangrijk punt daarbij is, het duidelijk maken van verwachtingen. Maar ook praten over veiligheidsgedrag, het zelf kwetsbaar opstellen en leren van fouten zijn onderdeel van deze gedragscode. Andere punten waar een leidinggevende op moet letten zijn het aanspreken op veiligheidsgedrag, werken volgens procedures of instructies, belonen van veilig gedrag en bestraffen van onveilig gedrag. “Sturen op veilig gedrag kenmerkt zich door het geven van de hoogste prioriteit aan veiligheid en door het bekend zijn van de veiligheidsdoelstellingen van het bedrijf. Teams die eigen veiligheidsdoelstellingen hebben en sturen op het realiseren van die doelstellingen zijn ook kenmerkend voor sturen op veilig gedrag,” besluit Matty Zadnikar.

Onderhoudswerkzaamheden en veilig werken
Om een shutdown tot een goed einde te brengen moet men in meerdere markten en disciplines thuis zijn. Een hoge mate van flexibiliteit is een absolute noodzaak om snel in te kunnen spelen op snel wijzigende situaties. Maar tegelijkertijd moet een fabrieksstop evengoed gebaseerd zijn op een strak geleid projectorganisatiemodel met specialisten in de ‘drivers seat’, die voorzien worden van de beste materialen en management ondersteuningsmiddelen. Dit stelt de opdrachtgever in staat om zich te focussen op zijn primaire proces, terwijl anderen zorg dragen voor de planning en de uitvoering van de stop, en wel binnen het budget, met hoge kwaliteitsnormen, zonder ongevallen en met minimale productiederving. Matty Zadnikar: “Iedere shutdown en de daarbij horende veiligheidsmaatregelen zijn weer anders, er bestaat geen standaardoplossing voor. Maar in een goed geleide organisatie hebben de verschillende verantwoordelijken ook diverse tools tot hun beschikking om veilig gedrag te stimuleren. Zo moet er in werkoverleggen aandacht worden besteed aan veilig gedrag. Medewerkers moeten goed weten wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Managers kunnen risico’s vooraf inschatten. Zij kunnen afdwingen dat werkzaamheden worden uitgevoerd volgens procedures en instructies. Veiligheidsrondes kunnen bijdragen aan het verbeteren van veiligheidsgedrag, enz.”. De verwachtingen op veiligheidsniveau zijn gegroeid van ‘voorkomen van een letsel’, via ‘controle op schadeverlies’ tot ‘risico management’. Dit kan je alleen maar verwezenlijken door een gepaste bedrijfsattitude. De bedrijfsattitude van onze gesprekspartner heeft drie uitgangspunten: een VGM-beleid blijft niet beperkt tot adviezen geven, veiligheid is geen democratisch recht en mag geen keuze zijn (autoritaire stellingname), VGM-beleid kan enkel effectief en efficiënt gerealiseerd worden indien alle betrokken partijen over hun activiteiten heen handelen. Veiligheid moet ook genesteld zijn in de verschillende fasen van een projectontwikkeling en er moet een voortdurende alertheid heersen als het gaat om het inschatten van risico’s. Matty Zadnikar: “Veel incidenten ontstaan in routinesituaties. Het is juist belangrijk om in die situaties te anticiperen op risico’s. Wij mensen zijn daar soms te nonchalant in. Ons denken is ons doen altijd een stap vooruit en dat maakt dat we soms te snel willen handelen. Als veiligheidsverantwoordelijken mogen we niet te snel tevreden zijn over het niveau dat we al hebben bereikt. Wij moeten meer doen dan alleen de ‘cruise control’ instellen. De omgeving en de situatie veranderen en vragen om aanpassingen. Wij moeten continu op zoek zijn naar mogelijkheden om het nog beter te doen. Dat vraagt aandacht, creativiteit en scherpzinnigheid. In dat licht is het cruciaal dat een veiligheidsverantwoordelijke zich kwetsbaar wil en kan opstellen. Daar hoort ook het systematische analyseren van mogelijke (bijna) incidenten bij”. <<
Hubert Lahaut

Transformations et sécurité
Le comportement de sécurité doit être permanent

Nous voulons tous travailler dans les conditions les plus sûres. Pourtant, ce n’est pas toujours évident. Chaque année, de nombreux arrêts de production sont confrontés à toutes sortes d’accidents (de travail). La sécurité, la santé et l’environnement sont des points essentiels d’une opération d’arrêt. Raison pour laquelle il faut avant tout établir un plan de sécurité, santé et environnement lors de la phase d’étude. Un plan qui respecte scrupuleusement les prescriptions de sécurité du propriétaire/opérateur de l’installation.

Le plan de sécurité, santé et environnement constitue un outil important et quasi indispensable pour encadrer le tout. Il s’agit plus précisément d’un plan de sécurité, santé et environnement pour les arrêts, en analogie avec le livre de coordination. Le contenu d’un tel plan et les points d’attention lors des grands travaux de maintenance doivent y être détaillés. Un plan pareil, correctement préparé, avec des instructions claires, des préparations de travail correctes, de bonnes formations et des accords concrets quant à la coordination, fait partie d’une approche par projet et assure la réussite des travaux de maintenance.

Plan de sécurité, santé et environnement
Selon Matty Zadnikar, CEO de Z-Group et spécialiste européen en gestion de la sécurité des transformations d’installations pétrochimiques et de centrales électriques, un plan de sécurité, santé et environnement pour les arrêts poursuit trois objectifs principaux: rendre la structure d’organisation de l’arrêt visible en matière de sécurité, santé et environnement ; définir les tâches de sécurité, santé et environnement, les compétences et les responsabilités de tous les collaborateurs impliqués dans l’arrêt (tant le client que les entrepreneurs) et enfin, décrire les risques de sécurité, santé et environnement spécifiques et les mesures nécessaires. “Le plan de sécurité, santé et environnement doit à mon sens reprendre les points suivants: l’organisation relative à la sécurité, la santé et l’environnement, la structure d’information et de communication (plan d’urgence, équipements médicaux, prévention des accidents, équipements de sécurité…), la structure de concertation, l’indication des prescriptions de sécurité par rapport à des situations de travail spécifiques, la surveillance, le contrôle et le rapport de sécurité. Le tout est résumé en un chapitre distinct dans le manuel de l’arrêt. Ce chapitre comprend notamment l’objectif de la politique de sécurité, santé et environnement, l’élaboration des points cités ci-dessus et des check-lists relatives aux procédures à suivre. Plus la phase d’étude et de préparation sera bien réalisée, plus la phase d’exécution se déroulera en souplesse. Cela n’empêche pas la phase d’exécution d’être un projet excessivement complexe et intensif, où chaque problème inattendu peut avoir un effet de dominos. Néanmoins, une transformation a beau être très bien préparée, il doit toujours subsister la possibilité de pouvoir intervenir au dernier moment. Les solutions de dernière minute ne peuvent jamais être totalement prévues avec un réseau de fournisseurs tiers. C’est précisément pour cette raison que nous gardons en interne toutes les fonctions principales pour une opération de sécurité et que nous devons continuellement être prêts à faire la différence, même au dernier moment, entre l’arrêt et la reprise. Il est dès lors primordial de maîtriser parfaitement le processus. Des rapportages, un monitoring et des analyses continus, un feedback direct via un programme d’observation du comportement … autant d’éléments qui jouent un rôle fondamental à cet égard.”

Une notion complexe à aborder
La sécurité est une notion difficile à aborder, sur laquelle vous avez parfois peu de prise en tant que manager. Le dogme selon lequel un arrêt (plus) sûr coûte plus cher et dure plus longtemps n’est pas immuable, il peut en être autrement. “La sécurité est une notion toute relative” explique Matty Zadnikar. “Si vous demandez à quelqu’un si son usine est sûre, vous aurez toujours comme réponse ‘oui’. Si vous demandez ensuite si vous pouvez laisser courir votre enfant de trois ans seul sur le site, on vous le déconseillera vivement.” 
Cela s’explique facilement. “Dans une société, vous évoluez seulement en toute sécurité si vous savez ce que vous faites. Et si vous êtes conscient du contexte dans lequel cela se fait. Un monteur doit donc savoir quels produits chimiques interviennent dans un processus lors de son fonctionnement normal, même s’il n’entre pas en contact avec ceux-ci. Pour bien comprendre la sécurité, il faut systématiquement inventorier tous les aspects pouvant influencer la sécurité dans une usine. Ensuite, vous devez vérifier ce qui pourrait être amélioré le plus facilement. Vu ce qui précède, il n’est pas étonnant qu’une formation sur mesure en sécurité fasse partie des points soulevés. Cependant, l’analyse peut aussi faire ressortir des choses moins évidentes, comme l’importance de l’implication du management de l’entrepreneur.” D’après une enquête menée en 2003 sur le bon leadership lors des transformations, les différents managers interrogés ont précisé qu’ils travaillaient généralement dans le respect des procédures et instructions. Selon leurs dires, le comportement du manager dirigeant était un point primordial du leadership. Un code comportemental qui n’est en soi pas compliqué mais qui impose une consistance. Il est essentiel à cet égard de clarifier les attentes. Cependant, parler du comportement de sécurité, se remettre en question et tirer des leçons de ses erreurs font partie du code comportemental. Un dirigeant doit aussi se concentrer sur d’autres points: aborder le comportement de sécurité, travailler selon les procédures ou instructions, récompenser le comportement de sécurité et punir le comportement dangereux. “La stimulation d’un comportement de sécurité se caractérise par l’octroi de la plus grande priorité à la sécurité et la connaissance des objectifs de sécurité de l’entreprise. Les équipes qui ont leurs propres objectifs de sécurité et visent la réalisation de ces objectifs stimulent généralement aussi un comportement de sécurité” conclut Matty Zadnikar.

Travaux de maintenance effectués en toute sécurité
Pour mener à bon terme un arrêt, il faut être familiarisé avec plusieurs secteurs et disciplines. Une grande flexibilité est essentielle pour pouvoir réagir rapidement aux situations qui évoluent vite. Simultanément, un arrêt d’usine doit s’appuyer sur un modèle d’organisation de projet bien mené, piloté par des spécialistes et bénéficiant des meilleurs matériaux et outils de soutien à la gestion. Cela permet au client de se concentrer sur son processus primaire tandis que d’autres se chargent du planning et de l’exécution de l’arrêt, en respectant le budget et des normes de qualité élevées, sans accidents et tout en garantissant une perte de production minimale. “Chaque arrêt et les mesures de sécurité qui vont de pair diffèrent” souligne Matty Zadnikar. “Il n’y a pas de solution standard. Néanmoins, dans une bonne organisation, les différents responsables disposent aussi de divers outils pour travailler en toute sécurité et stimuler le comportement. Lors des concertations, il faut consacrer l’attention nécessaire au comportement de sécurité. Les collaborateurs doivent bien savoir quelles sont leurs tâches, leurs responsabilités et compétences. Les managers peuvent évaluer au préalable les risques. Ils peuvent demander que des travaux soient effectués selon les procédures et les instructions. Les rondes de sécurité peuvent contribuer à améliorer le comportement de sécurité…” Les attentes au niveau de la sécurité sont nées de la ‘prévention d’une blessure’ jusqu’à la ‘gestion des risques’, en passant par le ‘contrôle des dommages’. Pour cela, il faut absolument adopter une attitude d’entreprise adéquate. L’attitude d’entreprise de notre interlocuteur a trois principes de départ: une politique de sécurité, santé et environnement ne se limite pas à donner des conseils, la sécurité n’est pas un droit démocratique et ne peut pas être un choix (prise de position autoritaire), la politique de sécurité, santé et environnement peut seulement être réalisée de manière efficace si toutes les parties concernées agissent au-delà de leurs activités. La sécurité doit aussi être présente dans les différentes phases d’un développement de projet. Il faut rester continuellement en alerte lorsqu’il s’agit d’évaluer les risques. “De nombreux incidents surviennent dans des situations de routine. Il est important d’anticiper les risques dans ces situations. Nous sommes parfois trop nonchalants. Nos actions devançant toujours notre réflexion, nous agissons parfois trop vite. En tant que responsables de la sécurité, nous ne pouvons pas nous satisfaire trop vite du niveau que nous avons déjà atteint. Nous devons faire plus que simplement enclencher le ‘cruise control’. L’environnement et la situation changent et réclament des adaptations. Nous devons continuellement rechercher des possibilités pour agir encore mieux. Cela demande de l’attention, de la créativité et de la perspicacité. A cet égard, il est crucial qu’un responsable de la sécurité veuille et puisse se remettre en question. L’analyse systématique des éventuels incidents en fait aussi partie.” <<
Hubert Lahaut