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Computerondersteund onderhoudsbeheer
Strategisch luik
version française
Fabrieken en machines moeten onderhouden worden – dat is een waarheid als een
koe. Stilvallende productieprocessen kunnen heel wat geld opslorpen en dan gaan
we nog even voorbij aan de veiligheidsaspecten. Maar in een uitgebreid
industrieel complex is ‘onderhoud’ geen eenvoudige zaak. Maar enkel met
onderhoudsmanagement komt een bedrijf er niet. Er moet een stapje verder gezet
worden. Goede informatiesystemen kunnen hier een oplossing bieden.
Een bedrijf zoals Recticel in Wetteren, met zo’n 800 werknemers, waarvan er 80
in de onderhoudsdienst werken, is dan ook niet over één nacht ijs gegaan bij
zijn keuze voor zijn onderhoudsinformatiesysteem. Dat zij hebben gekozen voor de
onderhoudssoftware van Apipro is dan ook een doordachte keuze. “Een optimaal
gebruik van de bestaande uitrusting veronderstelt wel teams die zich specifiek
bezighouden met het onderhoud ervan. Om die activiteit zo efficiënt mogelijk uit
te voeren, moet ze op een strikte doch overzichtelijke manier beheerd worden. De
komst van Apipro Maintenance Management software – die overigens al werd
gebruikt bij Recticel Bedding in Geraardsbergen – bood onze onderhoudsdienst de
mogelijkheid meer structuur aan te brengen en overzichtelijker en efficiënter te
werken”. Aan het woord is ingenieur Gert Stalpaert, Plant maintenance and
engineering manager
Onderhouds- management
Gert Stalpaert en zijn medewerkers merkten pas bij de aanschaf van hun
onderhoudspakket wat ze de afgelopen jaren allemaal gemist hadden en welke
onnodige en tijdrovende (administratieve) werkzaamheden ze al die jaren hadden
verricht. “We hadden in het verleden slechts de mogelijkheden te sorteren op
soort werk en in het geven van welke onderhoudstechnicus het werk moest
uitvoeren. Nu met Apipro zijn de grenzen in principe onbegrensd, zeker als je
weet dat wij met dit systeem ook het facilitair gebeuren beheren. Ook is het
mogelijk om een veel betere historie op te bouwen van de storingen en het
uitgevoerde preventief onderhoud. Sinds de invoering van ons onderhoudspakket is
het correctief onderhoud met 25 à 30% gedaald”, aldus Gert Stalpaert. Het
duidelijke overzicht, flexibiliteit en verbetering van de planning is voor Gert
Stalpaert op dit moment verreweg het grootste winstpunt van de nieuwe software.
“Wij kunnen onze medewerkers nu veel beter aansturen. En dat scheelt veel tijd
en ergernis”. Ook over de inzet van de mensen van Apipro heeft Gert Stalpaert
niets dan lof. “Het implementeren van het systeem en het overzetten van de oude
gegevens verliep prima en ook qua opleiding en ondersteuning hebben we niets te
klagen”.
Het uiteindelijke doel is zoals altijd het verbeteren van de service aan de
(interne) klant en het in de hand houden van de kosten.
Plant reliability
Onderhoudsbeheer betekent in grote mate het verhogen van de ‘plant
reliability’ door het introduceren van preventieve acties, en het maximaal
ombuigen van ongeplande, stoptijd behoevende activiteiten, in geplande
onderhoudstaken. Nochtans is het meestal nog zo dat de meeste
onderhoudsactiviteiten ongepland zijn. Een belangrijk element daarbij is dat de
tijd die verstrijkt tussen een machinestilstand en het terug ‘up and running’
brengen van de installatie, zeer sterk afhankelijk is van een efficiënt
installatiebeheersysteem, ondersteund door een doeltreffend magazijn en
inkoopbeheer. Anderzijds bestaat er vanzelfsprekend binnen het bedrijf een
wereld buiten het vizier van het onderhoudsbeheersysteem. Vanuit dit standpunt
dient er eveneens een link te bestaan tussen het onderhoudsbeheersysteem, het
productiebeheersysteem en, natuurlijk, het financiële systeem. M.a.w. een
omvangrijk en performant systeem dat zorgt voor alle nodige functionaliteit.
Gert Stalpaert: “Het systeem is nu zo’n drie jaar in dienst, en ik kan zeggen
met goed gevolg. Wij zijn gestart met het standaardpakket, aangepast met enkele
specifiek voor ons geschreven software. Een bepaalde calibratie was voor ons
heel belangrijk”. En Guy De Graeve, algemeen directeur van Apipro vervolgt: “Een
aantal bedrijven hebben reeds hun vertrouwen geschonken aan ons systeem voor een
oplossing voor geautomatiseerd onderhoudsbeheer. Al onze programmapakketten zijn
open, modulair en krachtig. Ze laten zich gemakkelijk integreren in de meest
recente standaarden en berusten op de meest spitsvondige technologieën. Het
product is bovendien volledig modulair en aanpasbaar voor elke soort
onderneming. Bovendien is een interface mogelijk met alle verschillende
ERP-programma’s die op de markt te vinden zijn. Zo is er bij Recticel een link
gemaakt met de hier gebruikte SAP software. Het hier geïnstalleerde programma is
ook zodanig opgebouwd dat iedere werknemer toegang heeft tot het systeem, met
die beperking dat hij alleen dat kan inzien wat hem aanbelangt”.
Structuur
Bedrijven gebruiken dergelijke software om mensen en middelen beter te
plannen, stilstand in het productieproces te verminderen, hun voorraad te
optimaliseren en het inkoopproces te stroomlijnen. Door gebruik te maken van een
goed systeem kunnen bedrijven hun onderhoudsgerelateerde kosten met ettelijke
procenten verlagen. En onze gesprekpartners vervolgen: “Zoals reeds gezegd biedt
het Apipro-pakket alle functionaliteiten om het onderhoud binnen de onderneming
te structureren en te organiseren. Het is eenvoudig te bedienen en brengt
complexe processen terug tot eenvoudige deelprocessen. Het steunt op een
client/server-technologie, waarbij de server meerdere locaties ondersteunt”.
Een dergelijk kader vereist ook een structurele en modelmatige onderbouwing die
kan worden gegeven vanuit de bedrijfszekerheidstechnologie. Dit is te
vergelijken met de procesregeltheorie en de procesoptimalisering, waarbij op
basis van relaties en kwantitatieve gegevens modellen worden opgesteld die de
gebruiker in staat stellen processen te analysen op beschikbaarheid,
onderhoudsinterventies, -uren en –kosten voor verschillende ontwerpalternatieven
en onderhoudsstrategieën. Het basis besturingsmodel wordt in het gebruik
verfijnd door het terugkoppelen van de beschikbaar komende onderhouds- en
productiegegevens. Guy De Graeve: “Apipro is ontworpen voor het ondersteunen van
beslissingen op tactisch en operationeel niveau. Het systeem staat dan ook in
voor het geheel van de uitrustingen en structuren en biedt o.a. een inventaris
van de uitrustingen en wisselstukken en een technische en functionele
boomstructuur, alsook de technische kenmerken van de uitrustingen met
geïntegreerde technische fiches, handleidingen, leveranciers- en
fabricatiegegevens, enz. Daarnaast kunnen door een interventieplan op te
stellen, de werkzaamheden en werkopdrachten worden bepaald. Wanneer een
medewerker dus ’s morgens binnenkomt kan hij, door in zijn bevoegd domein te
komen, direct zien wat hij moet doen, want hij krijgt een perfect overzicht met
alle technische diagnoses met gedetailleerde defectanalyses. Het type opdracht
wordt doorgegeven aan de hand van KPI’s (Key Performance Indiciators). Ook staat
het systeem in voor het gepland onderhoud door een plan en hiërarchische
structuur voor te stellen voor de interventies, een termijnkalender voor de
werkzaamheden of door de beschikbaarheid van de human resources en wisselstukken
te beheren, alsook het preventief onderhoud, en lanceert de werken in functie
van de bedrijfsparameters”. En Gert Stalpaert vervolgt: “Alhoewel het systeem
nog niet zo lang in dienst is, en er nog een paar aanpassingen/aanvullingen
moeten gebeuren, heeft het zijn nut al dubbel en dik bewezen. In de ‘nieuwe’
organisatie wordt de directe verantwoordelijkheid van de werkzaamheden
gedelegeerd naar de verantwoordelijken van de diverse diensten. Ik zou kunnen
stellen dat mijn functie een beetje is geïncorporeerd in een ‘bedrijfsbureau’,
waardoor ik op een totaal ander niveau kan gaan opereren”.
Deze ‘nieuwe’ organisatie, waarbij de planning wordt losgekoppeld van de directe
uitvoering, leidt volgens Gert Stalpaert tot een sterke verbetering van de
efficiency en de kwaliteit. En hij besluit: “De sterkere automatisering, de
steeds dwingender eisen van de (interne) klant, de hardere concurrentie…, dragen
er toe bij dat het onderhoudsgebeuren veel kritischer voor de bedrijfsactiviteit
is geworden. Een degelijk inzicht in de impact van onderhoud is dan ook
onontbeerlijk geworden. Goed onderhoud betekent middelen vrij maken voor
materialen en personeel en garandeert een hogere betrouwbaarheid en
beschikbaarheid van de installaties. En omdat het door ons gebruikte pakket
transparant is, kan men het mee gebruiken om voor de onderhoudstechnici de
redenen voor een specifieke keuze te verklaren. Op die wijze kan men hen
motiveren deel te nemen in het verbeteringsproces door van hun observaties
gebruik te maken”. <<
Gestion de la
maintenance assistée par ordinateur
Un volet stratégique
Dire que les usines et les machines doivent être entretenues est une
lapalissade. Les processus de production qui s’arrêtent peuvent se révéler très
coûteux, sans parler des aspects de sécurité. Dans un vaste complexe industriel,
la maintenance n’est pas une tâche aisée. La gestion de la maintenance ne suffit
pas. Il faut plus. Des systèmes d’information adéquats peuvent apporter une
solution.
La société Recticel à Wetteren occupe 800 employés dont 80 au service de
maintenance. Elle n’a pas choisi en un jour son système d’information de la
maintenance. Le choix du logiciel de maintenance d’Apipro est un choix mûrement
réfléchi. “L’utilisation optimale d’un équipement existant suppose des équipes
qui s’occupent spécifiquement de sa maintenance. Afin que cette tâche soit
effectuée le plus efficacement possible, elle doit être gérée de manière stricte
mais synoptique. Le logiciel Apipro Maintenance Management – qui est d’ailleurs
déjà utilisé par Recticel Bedding à Grammont – a permis à notre service de
maintenance de mieux structurer ses activités et de travailler plus efficacement
et de manière plus synoptique.” Tels sont les propos de l’ingénieur Gert
Stalpaert, Plant maintenance and engineering manager.
Gestion de la maintenance
Après l’acquisition du progiciel de maintenance, Gert Stalpaert et ses
collaborateurs ont pris conscience de tout ce qu’ils ont raté ces dernières
années et des nombreuses tâches (administratives) inutiles et fastidieuses
qu’ils ont effectuées pendant tout ce temps. “Dans le passé, nous avions
uniquement la possibilité de trier selon le type de travail et d’introduire le
nom du technicien de maintenance devant effectuer le travail. Aujourd’hui, avec
Apipro, les possibilités sont illimitées, surtout quand on sait que le système
nous permet aussi de gérer l’aspect facilitaire. Nous pouvons élaborer un
meilleur historique des pannes et de la maintenance préventive effectuée. Depuis
l’introduction de notre logiciel de maintenance, la maintenance corrective a
diminué de 25 à 30%” remarque Gert Stalpaert. La clarté de l’aperçu, la
flexibilité et l’amélioration du planning sont à ce jour, pour lui, les
principaux acquis du nouveau logiciel. “Nous pouvons beaucoup mieux diriger nos
collaborateurs. Et cela fait une grande différence en termes de temps et de
soucis.” Gert Stalpaert n’a que des mots élogieux à l’égard du personnel
d’Apipro. “L’implémentation du système et le transfert des anciennes données se
sont déroulés sans aucun problème. Quant à la formation et au support, nous
n’avons absolument aucun reproche à formuler.» L’objectif final est, comme
toujours, l’amélioration du service au client (interne) et la maîtrise des
coûts. «Aux yeux de certains, le service de maintenance ne fait jamais bien.
Soit il est trop cher, soit la maintenance préventive interrompt trop souvent
les processus… Cependant, ces mêmes personnes prétendront que les pannes sont
dues à une mauvaise maintenance. Grâce à l’intégration d’Apipro et à une
organisation plus décentralisée, le niveau de qualité que nous pouvons fournir
cloue littéralement le bec à toute éventuelle critique.”
Fiabilité de l’installation
La gestion de la maintenance signifie en grande mesure l’augmentation de la
‘fiabilité de l’installation’ par l’introduction d’actions préventives et la
conversion maximale des activités non planifiées, requérant un temps d’arrêt, en
tâches de maintenance planifiées. Pourtant, la plupart des activités de
maintenance sont généralement encore non planifiées. Il est important de noter à
cet égard que le temps écoulé entre un arrêt machine et la remise en service de
l’installation dépend fortement de l’efficacité du système de gestion de
l’installation, soutenu par une gestion efficace de l’entrepôt et des achats. Il
existe naturellement dans l’entreprise un monde en dehors du système de gestion
de la maintenance. Sachant cela, il faut également prévoir un lien entre le
système de gestion de la maintenance, le système de gestion de la production et
naturellement, le système financier. En d’autres termes, il faut un système
performant et d’envergure qui assure les fonctionnalités nécessaires. “Nous
utilisons le système depuis environ trois ans et les résultats sont positifs»
remarque Gert Stalpaert. «Nous avons démarré avec le progiciel standard,
agrémenté de quelques spécificités écrites spécialement pour nous. Nous
attachions beaucoup d’importance au calibrage.” Et Guy De Graeve, directeur
général d’Apipro, de poursuivre: “Plusieurs sociétés ont déjà fait confiance à
notre système pour asseoir une solution de gestion automatisée de la
maintenance. Tous nos progiciels sont ouverts, modulaires et puissants. Ils
s’intègrent facilement dans les standards les plus récents et s’appuient sur les
technologies les plus sophistiquées. Le produit est en outre entièrement
modulaire et adaptable à tout type d’entreprise. Il est possible de l’interfacer
avec tous les logiciels ERP disponibles sur le marché. Recticel a par exemple
établi un lien avec le logiciel SAP qu’elle utilise. Le programme que nous avons
installé ici est conçu de telle sorte que chaque employé peut accéder au
système. Il ne peut toutefois consulter que les points qui le concernent.”
Structure
Les sociétés utilisent des logiciels de ce type pour mieux planifier le
personnel et les moyens, réduire les arrêts durant le processus de production,
optimiser le stock et rationaliser le processus d’achat. En utilisant un bon
système, les sociétés peuvent baisser de plusieurs pour-cent les frais liés à
leur maintenance. Et nos interlocuteurs de poursuivre: “Comme nous l’avons dit,
le progiciel Apipro offre toutes les fonctionnalités pour structurer et
organiser la maintenance au sein de l’entreprise. Il se commande simplement et
traduit les processus complexes en processus partiels simplifiés. Il s’appuie
sur une technologie client/serveur, le serveur soutenant plusieurs sites.» Un
tel cadre exige aussi une base structurelle et modélisée pouvant être élaborée à
partir de l’ingénierie de la fiabilité. Nous pouvons comparer cela à la théorie
de régulation de processus et à l’optimisation de processus. Des modèles sont
établis sur la base de relations et de données quantitatives. Ils permettent à
l’utilisateur d’analyser des processus sous l’angle de la disponibilité et des
interventions, heures et frais de maintenance pour différentes alternatives de
conception et stratégies de maintenance. Le modèle de commande de base est
affiné dans son utilisation par le retour d’information des données de
maintenance et de production rendues disponibles. “Apipro est conçu pour
soutenir les décisions au niveau tactique et opérationnel. Le système se charge
de l’ensemble des équipements et structures et offre entre autres un inventaire
des équipements et pièces de rechange, une structure arborescente technique et
fonctionnelle ainsi que les caractéristiques techniques des équipements avec
fiches techniques intégrées, manuels, données des fournisseurs et de
fabrication…” remarque Guy De Graeve. “Le développement d’un plan d’intervention
permet de définir les activités et ordres de travail. Le collaborateur qui
arrive le matin peut, en entrant dans son domaine, voir immédiatement ce qu’il
doit faire car il dispose d’un aperçu parfait reprenant tous les diagnostics
techniques et les analyses de défaut détaillées. L’ordre de travail est transmis
à l’aide de KPI (Key Performance Indicators). Le système se charge aussi de la
maintenance planifiée en présentant un plan et une structure hiérarchique pour
les interventions, un calendrier des échéances pour les activités ou en gérant
la disponibilité des ressources humaines et pièces de rechange, ainsi que la
maintenance préventive. Il lance les travaux en fonction des paramètres de
l’entreprise.” Et Gert Stalpaert de poursuivre: “Bien que le système ne soit pas
en service depuis bien longtemps et qu’il mérite encore quelques
adaptations/compléments, il a déjà largement prouvé son utilité. Dans la
‘nouvelle’ organisation, la responsabilité directe des activités est déléguée
aux responsables des divers services. Je pourrais dire que ma fonction est un
peu incorporée dans un ‘bureau d’entreprise’, ce qui me permet d’opérer à un
tout autre niveau.» Cette ‘nouvelle’ organisation, qui détache le planning de
l’exécution directe, induit, selon Gert Stalpaert, une forte amélioration de
l’efficacité et de la qualité. Et de conclure: «L’automatisation exacerbée, les
exigences toujours plus contraignantes du client (interne), la concurrence plus
acerbe… ont rendu la maintenance plus critique pour l’activité de l’entreprise.
La bonne compréhension de l’impact de la maintenance est dès lors devenue
indispensable. Pour assurer une bonne maintenance, il faut libérer des moyens
pour du matériel et du personnel. Une bonne maintenance garantit une meilleure
fiabilité et disponibilité des installations. Et puisque le logiciel que nous
utilisons est transparent, on peut également l’employer pour expliquer les
raisons d’un choix spécifique aux techniciens de maintenance. De la sorte, nous
pouvons les motiver à participer au processus d’amélioration en exploitant leurs
observations.” <<
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