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Mogelijkheden EAM-systeem
In veel bedrijven onvoldoende benut
version française
‘Onderhoudsbeheersystemen ofwel EAM-systemen worden nog te veel gebruikt als
veredeld bonnensysteem of als elektronische kaartenbak. Zonde, zo vinden ir.
Remco Jonker, Partner en ir. Joost Boutkan, Managing Consultant bij
Mainnovation, omdat een EAM-systeem in principe ontwikkeld is als
managementtool. Een hulpmiddel om op een effectieve en efficiënte wijze
onderhoud uit te voeren. In dit artikel meer over belangrijke mogelijkheden van
EAM-systemen en de wijze waarop prestaties gevolgd kunnen worden met behulp van
het VDM-control panel.
“Hoewel door bedrijven veel geïnvesteerd wordt in het implementeren en draaiende
houden van hun EAM-systeem, is het soms schrijnend om te zien wat er in de
praktijk met deze systemen werkelijk wordt gedaan. En dat terwijl er vaak ruim
voldoende mogelijkheden aanwezig zijn”, aldus Jonker.
Miscommunicatie
“Om te kunnen voldoen aan gestelde installatiebeschikbaarheidseisen is het
noodzakelijk om een gedegen preventief onderhoudsplan op te stellen en een
bijbehorend onderhoudsbudget”, zo vertelt Jonker. In de praktijk blijkt echter
dat dit lang niet altijd gebeurt en dat het dus geen geformaliseerd proces is.
Onderhoudsafdelingen worden nog te vaak geconfronteerd met een productieplan
waaraan ze zich eenvoudigweg moeten conformeren. Een productieplan dat opgesteld
is door de productie-afdeling aan de hand van de marktvraag, zonder dat van
tevoren af te stemmen met de onderhoudsafdeling op zijn haalbaarheid wordt nog
te vaak over het hoofd gezien. Er is dus niet nagegaan in hoeverre aan de
gevraagde beschikbaarheids-,kwaliteits- en betrouwbaarheidseisen kan worden
voldaan en hoeveel budget er benodigd is voor de preventieve
onderhoudsactiviteiten die nodig zijn om aan deze eisen te kunnen voldoen. Een
extra complicerende factor in sommige bedrijven is dat productie-afdelingen de
gewoonte hebben, afhankelijk van de marktvraag, te schuiven met
productie-aantallen. De onderhoudsafdeling krijgt in zo’n geval te horen dat ze
de geplande preventieve onderhoudstaken maar op een ander, minder druk tijdstip
moeten uitvoeren. En dat terwijl de beschikbaarheids- en betrouwbaarheidseisen
onverminderd van kracht blijven. De meeste problemen die zich voordoen tussen
productie- en onderhoudsafdelingen zijn terug te voeren op een te beperkte
afstemming tussen de beide afdelingen enerzijds en een verschil van inzicht hoe
met de budgetten moet worden omgegaan anderzijds. Een EAM-systeem kan hierbij
ondersteuning bieden.
Afstemming
“Om het eerst genoemde probleem te ondervangen is het belangrijk eenduidige
afspraken te maken en duidelijk uit te spreken wat je van elkaar verwacht”, zo
vertelt Boutkan. Dit moet een dialoog zijn tussen de beide afdelingen en niet
langer meer éénrichtingsverkeer. Met andere woorden de productie-afdeling geeft
nauwkeurig aan wat ze verwachten van de onderhoudsafdeling en de
onderhoudsafdeling koppelt terug wat de mogelijkheden zijn. Zodra beide
afdelingen een akkoord hebben bereikt, dan wordt dit vastgelegd in een ‘service
level agreement’ (SLA) ofwel een samenwerkingsovereenkomst tussen interne
afdelingen. Essentieel bij het opstellen van een SLA is dat er meetbare
afspraken worden gemaakt. Gesproken wordt dus niet over ‘het leveren van
maximale beschikbaarheid’, maar ‘de onderhoudsafdeling garandeert een technische
beschikbaarheid van 95% bijvoorbeeld. De onderhoudsafdeling kan op haar beurt
afspraken maken met productie over tijdslots waarin het onderhoud wordt
uitgevoerd, met als sanctie dat als productie zich niet houdt aan deze afspraken
dat dit een negatief effect kan hebben op de te realiseren eisen. Behalve dat
beide partijen wederzijds dus een verplichting aangaan, ontstaat er door deze
werkwijze ook wederzijds commitment en worden de doelstellingen door beide
partijen gedragen. Sommige onderhoudsbeheersystemen hebben momenteel al een
SLA-module, waarin de gemaakte afspraken kunnen worden vastgelegd (zie figuur 2)
en waarbij gedurende de dagelijkse werkzaamheden gemeten kan worden in hoeverre
voldaan wordt aan deze afspraken. Zowel onderhoud als productie hebben dus
inzicht in de geleverde prestaties. Eén van de EAM-systemen, ondersteunt zelfs
een escalatieprocedure. Het systeem monitort in dat geval de feitelijke situatie
en signaleert, afhankelijk van de gestelde doelen, wanneer tot actie moet worden
overgegaan. Het systeem kan zelfstandig betrokkenen informeren of zelfs
automatisch een werkorder genereren, indien dat nodig is.
Kostenkant
Behalve aan SLA-zijde gaat ook aan de kostenkant vaak niet alles zoals
gepland. Zo heeft productie vaak grootse plannen terwijl het beschikbare budget
beperkt is. In de praktijk blijkt het voor onderhoudsmanagers lastig te zijn om
grip te krijgen op de kosten. In veel gevallen wordt dan ook gebudgetteerd op
basis van historische gegevens en is er geen directe relatie met de geplande
onderhoudsactiviteiten en gemaakte afspraken met productie. Eventuele
afwijkingen van het budget zijn in een dergelijke situatie dan ook maar moeilijk
te voorspellen, omdat het budget geen stuurfunctie heeft, maar gewoon een zak
met geld is waarvan de omvang wordt bepaald door de financiële afdeling. De
uitdaging is om een manier te vinden dat het budget enerzijds is afgestemd op de
te leveren installatieprestatie en anderzijds op de te realiseren financiële
doelstellingen die door het management zijn geformuleerd. Een manier om hier
anders mee om te gaan is installatiegericht budgetteren. Sommige EAM-systemen
ondersteunen dit al. Bij installatiegericht budgetteren worden alle
onderhoudsactiviteiten van de verschillende installaties en/of productielijnen
met behulp van het EAM-systeem gekoppeld aan een budget. Behalve dat dit zeer
overzichtelijk is voor de onderhoudsafdeling, is dit ook in lijn met wat de
financiële afdeling wil zien namelijk budgetteren op basis van activiteiten. Een
valkuil hierbij is dat op een te diepgaand niveau wordt gebudgetteerd, waardoor
er geen overzicht meer is. Jonker: “Bij deze budgetteringswijze is het derhalve
raadzaam om het niveau aan te houden waarop de afspraken in de SLA zijn gemaakt
ofwel het niveau van de productielijnen en/of delen van de productielijnen. Een
aantal EAM-systemen ondersteunt installatiegericht budgetteren (zie figuur 3)
door de verwachte preventieve onderhoudskosten te simuleren, de budgetten te
koppelen aan werkordertypes en installaties en de actuele kosten op te volgen.
Behalve dat beide partijen zich kunnen committeren aan het afgesproken budget,
krijgt een onderhoudsmanager op deze manier ook exact inzicht in waar en op wat
voor soort werk de kosten worden gemaakt.
Reliabilty Engineering
Voor optimalisatie van een preventief onderhoudsplan is het verder
noodzakelijk om de rol van Reliability Engineer (RE) adequaat in te vullen. Deze
perso(o)n(en) heeft/hebben namelijk tot taak om de juiste balans te vinden
tussen preventieve en correctieve onderhoudsactiviteiten, daarbij rekening
houdend met de doelstellingen van het bedrijf, te weten de installatieprestatie,
het beschikbare budget en wettelijke regels en eisen. “Hoewel in de
onderhoudswereld de laatste jaren iedereen erkent dat RE erg belangrijk is,
wordt het nog lang niet binnen alle bedrijven erkent als een kerncompetentie.
Dit heeft alles te maken met het feit dat productie zich nog onvoldoende bewust
is van de toegevoegde waarde van preventief onderhoud en het onvermogen van
onderhoud- om productie van het nut hiervan te overtuigen. Een extra
complicerende factor is bovendien dat er relatief veel RE-tools beschikbaar zijn
op de markt, maar dat de integratie met EAM-systemen vaak lastig is. Zo is met
name het overzetten van installaties, takenbibliotheken en reservedelen
tijdrovend en arbeidsintensief. Bij aanschaf van een EAM-systeem is het daarom
zinvol te letten op het feit dat deze functionaliteit wordt ondersteund of is
geïntegreerd (zie figuur 4). Enerzijds omdat dit een kritische competentie is
vanuit de onderneming en anderzijds omdat dit een substantieel deel is van de
benodigde informatie die zich toch al bevindt in het EAM-systeem”, zo adviseert
Boutkan.
Monitoring
“Wanneer bovengenoemde werkwijzen zijn verankerd in het EAM-systeem dan is
dat beslist een goede basis voor een continu verbeteringsproces. Hierbij dient
wel te worden aangetekend dat dit nog maar het begin is”, zo vertelt Jonker. “Om
adequaat te kunnen sturen op waarde in een organisatie is het namelijk van
essentieel belang om de managementinformatie goed te visualiseren. Daarom is in
Datastream 7i, Maximo en SAP het VDM Control Panel ontwikkeld. Een grafisch
overzicht, waarin de performance van de technische dienst in één oogopslag wordt
getoond en waarin het zoeken naar afwijkingen en oorzaken slechts een kwestie
van een aantal muisklikken is. Zo is in één oogopslag te zien of gemaakte
afspraken in een SLA zijn nagekomen en/of dat ze niet gehaald worden en waarom
niet. Ook kan worden nagegaan of de actuele kosten afwijken van de
gebudgetteerde kosten en waar dat aan ligt. Op de overzichtspagina van het VDM
Control Panel wordt steeds het actuele totaalbeeld getoond met de 10 VDM Key
Performance Indicators (KPI’s) in hun onderlinge samenhang. De streefwaarde (de
norm) voor deze KPI’s is bepaald op basis van gedegen benchmarking en de door de
onderneming haalbaar geachte verbeteringen. Het stellen van de juiste targets
stelt de onderhoudsmanager in staat om direct te sturen op de afwijkingen
(‘management by exception’). Onder iedere KPI op de homepage zit
voorgedefinieerde detailinformatie die de onderhoudsmanager in staat stelt om de
echte onderliggende oorzaken en trends te vinden. Zo kunnen afwijkingen tijdig
worden bijgestuurd en wordt continue verbetering een feit. Hoewel het
EAM-systeem met al deze functionaliteiten nog steeds een elektronische
kaartenbak blijft, is het nu wel een kaartenbak die de onderhoudsmanager
transparante managementinformatie verschaft over zaken die er werkelijk toe
doen. <<
Possibilités des systèmes EAM
Sous-exploités dans bon nombre de sociétés
‘Les systèmes de gestion de maintenance ou systèmes EAM sont encore trop souvent
utilisés comme système de bons perfectionné ou comme bac à cartes électronique.
Dommage, estiment ir Remco Jonker, Partner et ir. Joost Boutkan, Managing
Consultant chez Mainnovation. En effet, un système EAM est en principe développé
comme outil de gestion. Un outil permettant d’effectuer la maintenance de
manière effective et efficace. Dans cet article, nous vous présentons les
principales possibilités des systèmes EAM et la manière dont les performances
peuvent être suivies à l’aide du VDM Control Panel.
«Alors que les sociétés investissent beaucoup dans l’implémentation et le
maintien en service de leur système EAM, il est parfois malheureux de voir ce
qu’elles en font dans la pratique. Et ceci alors que ces systèmes offrent de
nombreuses possibilités» remarque Remco Jonker.
Mauvaise communication
«Afin de pouvoir répondre aux exigences posées en termes de disponibilité de
l’installation, il est nécessaire de rédiger un plan de maintenance préventive
et d’établir un budget de maintenance annexe» explique Remco Jonker. La pratique
montre toutefois que cela ne se fait pas toujours et que le processus n’est pas
formalisé. Les départements de maintenance sont encore trop souvent confrontés à
un plan de production auquel ils doivent tout simplement se conformer. Un plan
de production qui est rédigé par le département de production sur base de la
demande du marché, sans concertation préalable avec le département de
maintenance pour en vérifier la faisabilité. On n’examine donc pas dans quelle
mesure il est possible de rencontrer les exigences de disponibilité, de qualité
et de fiabilité demandées et quel est le budget nécessaire pour répondre à ces
exigences. A cela s’ajoute un facteur qui vient encore compliquer la chose, à
savoir le fait que les départements de production de certaines sociétés ont
l’habitude d’ajuster les quantités de production en fonction de la demande du
marché. Le département de maintenance apprend alors que les tâches de
maintenance préventive planifiées doivent se faire à un autre moment, un moment
où la pression du marché sera plus faible. Et ceci alors que les exigences de
disponibilité et de fiabilité restent inchangées. La majorité des problèmes qui
surviennent entre les départements de production et de maintenance peuvent être
ramenées à un manque de concertation entre les deux départements d’une part et à
une différence de compréhension sur la manière de gérer les budgets d’autre
part. Le système EAM peut apporter un soutien à cet égard.
Concertation
«Afin de rencontrer le premier problème cité, il est important de conclure
des accords univoques et d’exprimer clairement les attentes des uns vis-à-vis
des autres» explique Joost Boutkan. Cela doit relever d’un dialogue entre les
deux départements et non plus d’un message unidirectionnel. En d’autres termes,
le département de production précise clairement ses attentes à l’égard du
département de maintenance et ce dernier explique ce qui est réalisable. Dès que
les deux départements sont arrivés à un accord, celui-ci est arrêté dans un
‘service level agreement’ (SLA) ou accord de collaboration entre les deux
départements internes. Il est essentiel lors de la rédaction d’un SLA de
conclure des accords mesurables. On ne parle donc pas de la ‘livraison d’une
disponibilité maximale’ mais de la ‘garantie par le département de maintenance
d’une disponibilité technique de 95%’, par exemple. Le département de
maintenance peut à son tour conclure des accords avec la production sur des
créneaux horaires durant lesquels il peut effectuer la maintenance, en
brandissant la sanction selon laquelle le non-respect des accords par la
production peut entraîner un effet négatif sur les exigences à réaliser. Hormis
le fait que les deux parties s’imposent ainsi une obligation, cette méthode de
travail implique aussi un engagement mutuel et les objectifs sont soutenus par
toutes deux. Certains systèmes de gestion de maintenance disposent déjà d’un
module SLA dans lequel les accords convenus peuvent être définis (voir figure
2). Durant les activités journalières, il est possible de voir dans quelle
mesure ces accords sont rencontrés. Tant la maintenance que la production ont
donc une vue sur les prestations fournies. Un des systèmes EAM soutient même une
procédure d’escalade. Le système surveille dans ce cas la situation réelle et
signale, en fonction des objectifs fixés, quand il y a lieu de passer à
l’action. Le système peut de lui-même informer les personnes concernées ou même
générer automatiquement un ordre de travail si nécessaire.
Coûts
Outre l’aspect SLA, l’aspect coûts ne s’avère pas non plus toujours idéal.
La production nourrit souvent de grandes ambitions alors que le budget
disponible est réduit. Dans la pratique, les gestionnaires de maintenance ont
des difficultés à maîtriser les coûts. La budgétisation s’appuie dès lors
souvent sur des données historiques sans aucune relation directe avec les
activités de maintenance planifiées ni avec les accords convenus avec la
production. Les éventuels écarts de budget sont difficiles à prévoir dans une
telle situation car le budget n’a pas de fonction de guidage mais se cantonne au
rôle de simple sac d’argent dont l’ampleur est définie par le département
financier. Le défi consiste alors à trouver une manière d’harmoniser le budget à
la prestation d’installation à fournir d’une part et aux objectifs financiers
formulés par le management d’autre part. Une autre manière de procéder consiste
à budgéter en fonction de l’installation. Certains systèmes EAM soutiennent
cette procédure. Dans une budgétisation axée sur l’installation, toutes les
activités de maintenance des différentes installations et/ou lignes de
production sont reliées à un budget à l’aide du système EAM. Outre le fait que
cette méthode est très synoptique pour le département de maintenance, elle est
aussi en ligne avec les aspirations du département financier, à savoir
budgétiser sur la base d’activités. Le piège réside toutefois dans une
budgétisation trop détaillée qui supprime l’aspect synoptique. «Si l’on opte
pour cette méthode de budgétisation, il est conseillé de s’en tenir au niveau
conclu dans les accords de SLA ou au niveau des lignes de production et/ou
parties des lignes de production» souligne Remco Jonker. Plusieurs systèmes EAM
soutiennent la budgétisation orientée installation (voir figure 3) en simulant
les frais de maintenance préventive escomptés, en reliant les budgets à des
types d’ordres de travail et à des installations et en suivant les frais
actuels. Hormis le fait que les deux parties peuvent s’engager sur le budget
convenu, le gestionnaire de maintenance profite aussi de la sorte d’une vue
exacte sur l’endroit et le type de travail où sont engagés les coûts.
Reliability Engineering
Il est par ailleurs nécessaire pour l’optimisation d’un plan de maintenance
préventive de remplir correctement le rôle de Reliability Engineer (RE). Cette
(Ces) personne(s) a (ont) notamment pour tâche de trouver le bon équilibre entre
les activités de maintenance préventive et corrective tout en tenant compte des
objectifs de l’entreprise, à savoir la performance de l’installation, le budget
disponible et les règles et exigences légales. «Bien que chacun dans le monde de
la maintenance admette ces dernières années l’extrême importance de la RE, peu
d’entreprises la reconnaissent comme une compétence de base. Ceci est lié au
manque de conscience de la part de la production de la valeur ajoutée de la
maintenance préventive et à l’impuissance de la maintenance à convaincre la
production de son utilité. En outre, il existe de nombreux outils de RE sur le
marché, mais leur intégration avec les systèmes EAM est souvent pénible. Le
transfert d’installations, de bibliothèques de tâches et de pièces de réserve
est par exemple une tâche longue et fastidieuse. Il est dès lors judicieux, lors
de l’acquisition d’un système EAM, de vérifier le support ou l’intégration de
cette fonctionnalité (voir figure 4). D’une part, parce qu’il s’agit là d’une
compétence critique d’un point de vue entreprise et d’autre part, parce qu’elle
constitue une part substantielle de l’information nécessaire qui se trouve déjà
dans le système EAM» conseille Joost Boutkan.
Surveillance
«L’ancrage dans le système EAM des méthodes de travail citées ci-dessus
constitue certainement une bonne base pour un processus d’amélioration continu.
Il convient toutefois de préciser que ceci n’est qu’un début» observe Remco
Jonker. «Afin de pouvoir guider une organisation de manière adéquate en termes
de valeur, il est primordial de pouvoir bien visualiser l’information de
management. Raison pour laquelle le VDM Control Panel a été développé dans
Datastream 7i, Maximo et SAP. Un aperçu graphique qui montre d’un seul coup
d’œil la performance du service technique. La recherche des écarts et des causes
ne réclame que quelques clics de souris. On peut voir d’un seul coup d’œil si
les accords convenus dans un SLA ont été respectés ou s’ils ne sont pas
atteints, et pour quelle raison. Il est également possible de voir si les frais
actuels s’écartent des frais budgétisés et pour quelle raison. La page d’aperçu
du VDM Control Panel montre toujours l’image globale actuelle avec les 10
indicateurs de performance clés (KPI) du VDM dans leur cohérence mutuelle. La
valeur cible (la norme) de ces KPI est définie sur la base d’un benchmarking
consciencieux et d’améliorations jugées réalisables par l’entreprise. La
définition des bonnes cibles permet au gestionnaire de maintenance de réagir
directement aux écarts (‘management by exception’). Sous chaque KPI sur la page
d’accueil se trouvent des informations détaillées prédéfinies qui permettent au
gestionnaire de maintenance de trouver les véritables causes et tendances
sous-jacentes. De la sorte, les écarts peuvent être corrigés à temps, ce qui
donne vie à l’amélioration continue. Bien que le système EAM doté de toutes ces
fonctionnalités reste un bac à cartes électronique, il fournit au gestionnaire
de maintenance des informations de gestion transparentes sur des aspects qui
peuvent vraiment changer les choses. <<
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