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Van den Bosch Transporten
Weinig administratie, veel informatie
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In de wereld van het transport is de kwaliteit en de betrouwbaarheid van
het materieel van doorslaggevend belang. Er gelden vanuit de
opdrachtgevers terecht hoge eisen. Met name bij het vervoer van
chemicaliën moet men er op kunnen vertrouwen dat het materieel altijd in
topconditie verkeert. Om hieraan te kunnen voldoen heeft Van den Bosch
Transporten alle technische faciliteiten in eigen huis.
Van den Bosch behoort tot de grotere ondernemingen in het wegtransport. De
onderneming heeft meerdere vestigingen in Nederland, België en Duitsland
en valt te typeren als een toonaangevende en uiterst moderne logistiek
dienstverlener. Het bedrijf vervoert natte en droge bulklading en zowel
food- als nonfoodproducten. Voorbeelden van vervoerde productcategorieën
zijn alcohol, glucose, chocolade, suikers, zetmelen, veevoeder,
graansoorten en melk. Naast vervoer houdt men zich ook bezig met opslag,
distributie, voorraadbeheer en ompakwerkzaamheden. Er wordt ook maximaal
aandacht besteedt aan het inwendig en uitwendig reinigen van het
materieel, met inachtneming van het milieu. Dit wordt bewerkstelligd
middels een ultramodern cleaning station.
Op de hoofdvestiging in Erp bevindt zich een grote onderhoudswerkplaats en
een eigen carrosseriehal. In de onderhoudswerkplaats worden alle
transportmiddelen in een optimale conditie gehouden. De monteurs zorgen
voor preventief onderhoud en reparaties. Wettelijke keuringen worden
uitgevoerd door eigen keurmeesters.
In het carrosseriebedrijf wordt veel aandacht besteed aan het ontwikkelen
en optimaliseren van laad- en lostechnieken. Nieuw materieel wordt
voorzien van het juiste equipement en reparaties en renovatiewerkzaamheden
vinden in eigen beheer plaats. Het carrosseriebedrijf is uitgerust met een
straalcabine voor stralen en scoperen. In de spuitcabine krijgen nieuwe en
gebruikte voertuigen hun laklaag en de reclameafdeling zorgt ervoor dat de
voertuigen en hun opbouw de naam Van den Bosch of het logo van de
opdrachtgever fraai uitdragen.
“We kunnen nagenoeg alles zelf”
Het in 1964 opgerichte familiebedrijf heeft bijna 800 personeelsleden in
dienst. 50 van deze personeelsleden zijn werkzaam binnen de technische
dienst, waarvan zo’n 30 bij het carrosseriebedrijf en 20 in de werkplaats,
ook wel het garagebedrijf genoemd. De mannen van de technische dienst
zorgen er voor dat de 500 trekkers, 800 opleggers en 800 containers in
optimale staat verkeren.
Eindverantwoordelijke voor het functioneren van de TD is het hoofd
technische dienst: “We kunnen nagenoeg alles zelf. Alle preventieve acties
doen we zelf, zoals de keuringen, jaarbeurten en de doorsmeerbeurten. Ook
alle reparaties doen we zelf. Om dit alles goed aan te kunnen sturen
gebruiken we Ultimo Maintenance Management. Alle bedrijfsmiddelen zijn in
Ultimo geregistreerd.”
Er is hierbij een indeling gemaakt naar objectsoort, te weten: Trekkende
voertuigen, Getrokken voertuigen, Containers, Personenauto’s, Overig &
vastgoed. Er kunnen allerlei relevante gegevens worden vastgelegd
waaronder: objectnummer, objectomschrijving, kenteken, chassisnummer,
chassistype, kilometerstand, bouwjaar, fabrikant, leverancier, einde
garantie, kleurstellingen, appendages en losaansluiting. Daarnaast is het
mogelijk meerdere afbeeldingen vast te leggen.
Afbeeldingen
“Zet tien eenheden naast elkaar. Er is er niet één hetzelfde. Een
afbeelding vastleggen is zeer handig, want het draagt er toe bij dat een
storing makkelijker eerstelijns is op te lossen. De monteur aan de
telefoon kan aan de hand van een afbeelding gericht aanwijzigen geven aan
de chauffeur en deze vaak op eenvoudige wijze verder helpen. Daarnaast
hebben wij alle kentekenbewijzen ingescand en aan de objecten gekoppeld.
Wanneer wij afbeeldingen willen verzenden kunnen we de relevante
afbeeldingen in Ultimo aanduiden en door de menu optie ‘verstuur email’
aan te klikken worden deze afbeeldingen als attachment verzonden.”
Het goed gestructureerd plannen van preventief onderhoud, zoals keuringen
en smeerbeurten, is zeer belangrijk. “We moeten voldoen aan allerlei
keuringen, zoals APK keuringen, maar ook keuringen met betrekking tot het
vervoer van gevaarlijke stoffen en foodproducten. Deze keuringen hebben
onder meer betrekking op de technische staat, de hygiëne, de veiligheid,
de opbouw, de inrichting en de vloeistofdichtheid van het materieel. De
Rijksdienst Wegverkeer komt tweemaal per week bij ons in huis met het oog
op de keuringen. Het feit dat ze bij ons komen in plaats van dat wij naar
hen moeten, spaart ons tijd en kosten en maakt ons meer flexibel. Alle
keuringen en smeerbeurten worden met behulp van Ultimo gepland en in
Ultimo geregistreerd. De weekplanningen en de specifieke dagplanningen
kunnen eenvoudig worden weergegeven en uitgedraaid. De verschillende
keuringen kennen verschillende intervallen. Sommige keuringen vinden eens
in de zoveel tijd plaats, andere keuringen op basis van het aantal
afgelegde kilometers. Daarom is er speciaal een interface gerealiseerd die
er voor zorgt dat de kilometerstanden steeds automatisch in Ultimo
geactualiseerd worden vanuit het Tankbestand.”
Positiebepaling
Op korte termijn wordt nog een andere zeer praktische functionaliteit in
gebruik genomen. Er wordt door middel van een interface met het
boordcomputersysteem een voorziening getroffen, zodat men in Ultimo de
geografische locatie van het object kan zien. “Dit betekent, dat je kunt
zien dat een wagen bijvoorbeeld in Rotterdam bij de haven staat te lossen.
Dit betekent dus dat de wagen zich niet in Erp op het parkeerterrein
bevindt en dat er geen onderhoud kan plaatsvinden. Er kan aan de andere
kant ook gefilterd worden op de wagens die in Erp moeten staan en nog
onderhoud nodig hebben.”
Van den Bosch heeft tevens de speciale menu-optie ‘Reparatie
storingsdienst’. Meldingen van wagens die onderweg pech hebben worden hier
ingevoerd. Naast het probleem wordt ook de locatie vastgelegd. Per object
is vastgelegd welke servicedienst moet worden gebeld in geval van een
storing. Er kan met behulp van Ultimo worden bepaald of de chauffeur naar
een vestiging van de dealer in de buurt moet, of dat de dealer naar de
locatie toe moet komen, of dat er iemand van Van den Bosch zelf
ingeschakeld moet worden. Ook kan worden vastgelegd of de planner is
ingelicht, wat van groot belang is om de klant tijdig te kunnen
informeren.
Email koppeling
Een andere handige functionaliteit heeft betrekking op een email koppeling
ten behoeve van de werkplaats. “Chauffeurs kunnen vanuit hun wagen een
melding per email verzenden naar de werkplaats. Op de werkplaats wordt dit
email bericht met één druk op de knop omgezet in een werkopdracht binnen
Ultimo. Hierdoor liggen de werkbonnen bij wijze van spreken al klaar als
de wagen het terrein op komt en alleen de afhandeling hoeft nog handmatig
te worden ingevoerd. Met betrekking tot de afhandeling boekt het
garagebedrijf uren en materialen op de werkorders. Die invoer willen we
ook gaan vereenvoudigen door straks gebruik te gaan maken van een aan
Ultimo gekoppelde barcodescanner.”
“Ons doel is om met zo min mogelijk administratieve handelingen, zoveel
mogelijk informatie vergaren om verantwoorde beslissingen te nemen en
adequaat onderhoud te plegen. Niet in de laatste plaats om te zorgen voor
kostenbeheersing en het kunnen geven van kostentransparantie.”
“Het gebruik van Ultimo levert ons ontzettend veel voordelen op en het
prettige vind ik dat je in een handomdraai een rapport hebt en dat de
administratieve handelingen zijn vereenvoudigd. Je moet er natuurlijk wel
eerst veel energie in steken voordat de voordelen gaan renderen. Om kosten
transparant te maken en eventueel te kunnen reduceren, moet er nauwgezet
met het systeem gewerkt worden.”
Draagvlak
Naast het hoofd technische dienst en de projectleider hebben de chefs, de
magazijnmannen en de monteurs toegang tot het systeem. “De wisselwerking
tussen garage en carrosserie is belangrijk. Het is dus van groot belang
dat ze van elkaar kunnen zien wat er gepland staat. Er kan bijvoorbeeld
bij beiden een werkorder voor een bepaalde wagen gepland staan. De
werkplaats en de carrosserie bevinden zich in verschillende gebouwen, maar
via Ultimo is er goed inzicht in elkaars werkzaamheden zodat de planning
op elkaar kan worden afgestemd. Men heeft bij het inloggen de keuze om
alleen de garage, alleen de werkplaats of alles te zien.”
Van den Bosch gebruikt een Citrix omgeving om Ultimo makkelijk en met een
hoge performance te distribueren op het netwerk. Dat is voor de geplande
uitbreidingen meteen een voordeel. “Nu gebruiken we Ultimo alleen in Erp,
maar het moet meer en meer uitgebouwd gaan worden over de hele
organisatie. Dat gaat zeker gebeuren, want het belang wordt op waarde
geschat. Er is niet alleen een draagvlak in de werkplaats, maar ook bij
het middle management en bij de directie.”
Ultimo Maintenance Management wordt geleverd door ISH, een succesvolle
aanbieder van onderhoudsmanagement programma’s. Directeur Jaap van
Seventer: “Onze kracht is dat we brancheonafhankelijke software leveren.
We leveren aan de industrie, aan de logistieke sector, aan defensie, aan
ziekenhuizen, overheidsinstellingen en kantooromgevingen. Nu het in de
industrie minder ging, hebben we onze groei met name behaald in de
overheidssector, bij ziekenhuizen en kantooromgevingen. Het aandeel van de
industrie blijft overigens groot. Wij kunnen deze verschillende markten
bedienen door de flexibiliteit van de software en de expertise van onze
consultants.”
Met dank aan de heer E. Noordermeer, Marketing&Sales Manager ISH
Van den Bosch Transporten
Peu d’administration, maximum d’informations
Dans le monde du transport, la fiabilité et la qualité du matériel sont
deux facteurs décisifs. Les clients posent, à juste titre, de très grandes
exigences. Dans le transport de produits chimiques, il faut pouvoir être
sûr que le matériel reste toujours en parfait état. Pour répondre à ces
exigences, Van den Bosch Transporten dispose en interne de toutes les
facilités techniques.
Van den Bosch figure parmi les entreprises de transport routier les plus
importantes. L’entreprise compte plusieurs sites aux Pays-Bas, en Belgique
et en Allemagne. Elle peut être considérée comme un prestataire logistique
d’avant-garde, qui fait autorité dans son secteur. La société transporte
des chargements en vrac, humides et secs, ainsi que des produits
alimentaires et non alimentaires, par exemple de l’alcool, du glucose, du
chocolat, du sucre, de l’amidon, du fourrage, des céréales et du lait.
Outre le transport, elle se charge aussi du stockage, de la distribution,
de la gestion de l’entrepôt et des activités d’emballage. Elle porte une
grande attention au nettoyage interne et externe du matériel, dans le plus
grand respect de l’environnement. Elle utilise à cette fin une station de
nettoyage ultra moderne.
Le site principal d’Erp abrite un grand atelier d’entretien et un hall de
carrosserie. L’atelier d’entretien veille à ce que tous les moyens de
transport soient en parfait état. Les mécaniciens se chargent de l’entretien
préventif et des réparations. Les contrôles techniques légaux sont
réalisés par des contrôleurs internes. Le service de carrosserie attache
beaucoup d’importance au développement et à l’optimisation des techniques
de chargement et de déchargement. Le nouveau matériel est doté de
l’équipement adéquat et les réparations et activités de rénovation sont
gérées en interne. Le service de carrosserie est équipé d’une cabine de
sablage et de schoopage. Les véhicules nouveaux et usagés reçoivent une
couche de peinture au pistolet dans la cabine de peinture tandis que le
département publicité s’assure que le nom Van den Bosch ou le logo du
client ressorte bien sur les véhicules.
“Nous pouvons quasiment nous charger de tout”
L’entreprise familiale, créée en 1964, emploie quelques 800 personnes. 50
de ces personnes travaillent au service technique, 30 parmi elles dans le
service de carrosserie et 20 à l’atelier, également appelé garage. Le
personnel du service technique s’assure que les 500 tracteurs, les 800
semi-remorques et les 800 conteneurs soient en parfait état.
“Nous pouvons quasiment nous charger de tout” remarque le chef du service
technique, à qui incombe la responsabilité finale du fonctionnement. “Nous
effectuons toutes les actions préventives telles que les contrôles, les
entretiens annuels et les graissages. Nous assurons aussi les réparations.
Nous utilisons à cet effet Ultimo Maintenance Management. Tous les moyens
de production sont enregistrés dans Ultimo.”
Une répartition est faite selon le type d’objet, à savoir : véhicules de
traction, véhicules tirés, conteneurs, voitures, autres et immobilier.
Différentes données pertinentes peuvent être définies, par exemple le
numéro de l’objet, la description de l’objet, le numéro d’immatriculation,
le numéro de châssis, le type de châssis, le kilométrage, l’année de
construction, le fabricant, le fournisseur, la fin de garantie, les choix
de couleurs, les accessoires… Il est également possible d’y accrocher
plusieurs illustrations.
Illustrations
“Placez dix unités les unes à côté des autres. Pas une ne sera la même. Le
recours aux illustrations est très pratique car celles-ci permettent de
résoudre plus facilement une panne en première ligne. A l’aide de l’illustration,
le mécanicien peut donner par téléphone des indications ciblées au
chauffeur et l’aider très simplement. Nous avons également scanné tous les
certificats d’immatriculation, que nous avons reliés aux objets. Lorsque
nous voulons envoyer des illustrations, nous pouvons cocher les
illustrations pertinentes. En cliquant sur le menu ‘Envoyer un e-mail’,
ces illustrations sont envoyées par courriel.”
La planification bien structurée de l’entretien préventif, qui comprend
entre autres les contrôles et graissages, est très importante. “Nous
devons répondre à toutes sortes de contrôles, comme les contrôles APK,
mais aussi à des contrôles relatifs au transport de matières dangereuses
et de produits alimentaires. Ces contrôles portent notamment sur l’état
technique, l’hygiène, la sécurité, la construction, l’aménagement et l’étanchéité
du matériel au liquide. Le Service de la sécurité routière de l’Etat passe
chez nous deux fois par semaine dans le cadre des contrôles. Le fait qu’ils
viennent chez nous nous évite ces déplacements et nous fait gagner
beaucoup de temps et d’argent. Cela nous rend ainsi plus flexibles. Tous
les contrôles et graissages sont planifiés et enregistrés dans Ultimo. Les
plannings hebdomadaires et les plannings journaliers spécifiques peuvent
être affichés et imprimés très simplement. Les divers contrôles sont
effectués à des intervalles différents. Certains contrôles ont lieu tous
les x temps, d’autres dépendent du nombre de kilomètres parcourus. Une
interface spéciale a été développée pour actualiser automatiquement les
kilométrages dans Ultimo à partir du fichier Réservoir.”
Définition de la position
La société va bientôt mettre en service une autre fonctionnalité très
pratique. Au moyen d’une interface avec l’ordinateur de bord, il sera
possible de visualiser dans Ultimo la position géographique du véhicule.
« Nous pouvons par exemple voir qu’un camion est en train de décharger au
port de Rotterdam. Cela signifie qu’il ne se trouve pas sur le parking d’Erp
et qu’il est impossible de procéder à son entretien. Il est également
possible de rechercher les véhicules présents à Erp qui nécessitent un
entretien. »
Van den Bosch dispose aussi d’une option de menu spéciale ‘Service de
dépannage – réparation’. C’est là que sont introduits les avis de
véhicules tombés en panne sur la route. Le problème et la position y sont
mentionnés. Pour chaque objet, le service de dépannage à avertir en cas de
panne est déterminé. Ultimo permet de déterminer si le chauffeur doit se
rendre chez le revendeur le plus proche, si le revendeur doit se rendre
sur place ou, encore s’il faut envoyer un mécanicien de Van den Bosch. On
peut également déterminer s’il y a lieu d’avertir le planificateur, ce qui
est très important pour pouvoir prévenir le client à temps.
Connexion par e-mail
La connexion par courriel avec l’atelier constitue une autre
fonctionnalité très pratique. “Les chauffeurs peuvent envoyer à partir de
leur véhicule un message par courriel à l’atelier. Là-bas, il sera
converti, par simple pression sur un bouton, en un ordre de travail dans
Ultimo. Les bons de travail sont pour ainsi dire déjà prêts au moment où
le véhicule rentre à Erp. Seul son traitement final doit encore être
introduit manuellement. En matière de traitement final, le garage
comptabilise les heures et le matériel sur les ordres de travail. Nous
voulons également simplifier cette saisie par l’utilisation d’un scanner
de codes-barres relié à Ultimo.”
“Notre objectif consiste à réduire au minimum les opérations
administratives, à rassembler un maximum d’informations pour prendre des
décisions éclairées et à effectuer un entretien adéquat. Nous visons aussi
une maîtrise et transparence totales des coûts.”
“Ultimo nous procure d’innombrables avantages. Il nous fournit un rapport
en un tournemain. Les opérations sont, elles aussi, fortement simplifiées.
Il faut naturellement y consacrer beaucoup d’énergie au départ avant de
pouvoir en tirer profit. Si l’on veut rendre les coûts transparents et
éventuellement les réduire, il faut utiliser le système de façon
méticuleuse.”
Support général
Outre le chef du service technique et le chef de projet, les responsables
et le personnel de l’entrepôt ainsi que les mécaniciens peuvent également
accéder au système. “L’interaction entre le garage et le service de
carrosserie est cruciale. Il est donc primordial qu’ils puissent voir ce
que l’autre a planifié. Tous deux peuvent par exemple avoir planifié un
ordre de travail pour un certain véhicule. L’atelier et le service de
carrosserie se trouvent dans des bâtiments différents mais grâce à Ultimo,
ils ont une vue exacte sur leurs activités réciproques et peuvent ainsi
parfaitement harmoniser leurs plannings. Au moment de se connecter, l’utilisateur
peut choisir de visualiser seulement le garage, l’atelier ou le tout. »
Pour distribuer Ultimo aisément et avec grande performance sur le réseau,
Van den Bosch utilise un environnement Citrix. Ceci constitue d’emblée un
avantage pour les extensions planifiées. “Aujourd’hui, nous utilisons
Ultimo uniquement à Erp mais il devrait être étendu beaucoup plus à toute
l’organisation. Cela se fera certainement car son importance est évaluée à
sa juste valeur. La solution est non seulement soutenue par l’atelier mais
aussi par le middle management et la direction.”
Ultimo Maintenance Management est développé par ISH, un célèbre
fournisseur de programmes de gestion d’entretien. “Notre force réside dans
la fourniture de logiciels non dédicacés à un secteur” note le directeur
Jaap van Seventer. “Nous fournissons nos produits à l’industrie, au
secteur logistique, à la défense, aux hôpitaux, aux organismes publics et
aux environnements de bureau. Maintenant que l’industrie est en régression,
nous avons réalisé notre croissance entre autres dans le secteur public,
les hôpitaux et les environnements de bureau. La part de l’industrie reste
toutefois importante. Nous pouvons servir ces différents marchés grâce à
la flexibilité du logiciel et à l’expertise de nos consultants. »
Avec nos remerciements à Monsieur E. Noordermeer, Marketing&Sales Manager
ISH
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