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CMMS (Van Genechten)
draagt bij aan
efficiëntieverbetering version française
Dat de inzet van een Computerized Maintenance Managementsysteem (CMMS)
zijn vruchten af kan werpen leert de praktijksituatie ons bij Van
Genechten-Biermans in Turnhout, fabrikant van vouwdozen. Door positieve
ervaringen met computerized maintenance wil de verpakkingsgigant het
systeem ook invoeren in andere plants in diverse Europese landen. Core business van Van Genechten-Biermans is de fabricage van uiteenlopende
verpakkingen voor producenten of leveranciers van consumentengoederen.
Grondstof van de verpakking is karton. Naast reguliere kartonverpakkingen
worden ook micro-golf-verpakkingen gemaakt. Naast de hoofdzetel in
Turnhout heeft Van Genechten plants in Nederland (1), Frankrijk (3),
Duitsland (2), Polen (1) en Rusland (1). Ondanks de grootte van de totale
groep is het bedrijf nog steeds een familiebedrijf.
Overstap
Na acht jaar gewerkt te hebben met een CMMS besloot Van Genechten-Biermans
in 2006 over te stappen naar een ander CMMS: Ultimo Maintenance Management
van Ultimo Belgium BVBA. “Naast ons in eigen beheer ontwikkelde ERP
systeem, Fenics genaamd, wilden we in het nieuwe CMMS, naast het
voorraadbeheer met inkoop, ook de workflow van de technische dienst
onderbrengen. Mede door een reorganisatie van onze technische dienst was
bij ons het moment daar om dit laatste ook onder te brengen in het CMMS,”
vertelt Maintenance Manager Krist Janssen. “In een tweede fase zal ook ons
facilitaire gebeuren worden ondergebracht in het systeem. Het systeem laat
namelijk een “upgrade” naar een Computerized Facility Managementsysteem
toe.”
Gevraagd naar de rol die het CMMS speelt binnen de organisatie antwoordt
Krist Janssen: “Belangrijke input voor het systeem zijn de stamgegevens.
Zo zijn onze installaties, artikelen, afdelingen, magazijnen,
kostenplaatsen en dergelijke ingevoerd. Met deze informatie, die we
overzichtelijk kunnen structureren, voeden we de processen die we met het
systeem willen ondersteunen. We bestellen artikelen in de module
voorraadbeheer en inkoop, we registreren uitgiftes uit de magazijnen, we
hebben onderhoudshistoriek aan installaties en productielijnen
inzichtelijk en we voeren correctief en preventief onderhoud uit aan de
hand van de werkorders uit het systeem. Het is een meer dan compleet
systeem voor onze technische dienst.” Krist Janssen vervolgt: “Ook hebben
we de module Projectenbeheer in ons bezit, waarmee we projecten,
bijvoorbeeld de vervanging van een installatie, in duidelijk afgebakende
deelprojecten kunnen opsplitsen. Elk deelproject voorziet ons van de
juiste werkorders en daarnaast vind ik het persoonlijk prettig dat we
boekhoudkundig projecten over een langere termijn kunnen uitsmeren.”
Acceptatie
De ingebruikname van het CMMS is vlot verlopen. Samen met een consultant
van Ultimo heeft een werkgroep alle nodige stappen hiertoe doorlopen. Na
het bepalen van de over te nemen data uit het oude CMMS zijn de
conversieprocedures overlopen. Vervolgens zijn de gegevens klaargezet in
enerzijds een Accessbestand en anderzijds in Exceltabellen. De consultant
zorgde hierna voor de daadwerkelijke conversie. “Voor ons was belangrijk
dat de gebruikers van het systeem direct betrokken werden bij de
ingebruikname. We hebben procedures voor werken met het systeem uitgedacht
en deze ingevoerd. Doordat het systeem gebruiksvriendelijk is en we
autorisaties hebben doorgevoerd is het systeem snel geaccepteerd. Door
autorisaties zien medewerkers alleen de voor hen relevante informatie, dat
is bevorderlijk voor het overzicht.”
Inzicht in kosten en verbetering
Over de voordelen van het gebruik van een CMMS is Krist Janssen duidelijk:
“Door diverse rapporten uit het systeem krijgen we een goed inzicht in de
kosten van het werk van de technische dienst. Daardoor kun je eindelijk op
basis van werkelijk gemaakte kosten gefundeerde beslissingen nemen. Verder
wil ik opmerken dat het werk efficiënter verloopt. Door het gebruik van
het systeem vindt er een betere werkverdeling plaats, zodat werkzaamheden
vlotter verlopen. Werkzaamheden kunnen vlot worden ingepland in functie
van beschikbare mensen en, niet onbelangrijk, in functie van
productienoden. Het uitvoeren van preventief onderhoud en modificaties kan
beter worden opgevolgd.” Op de vraag of Krist Janssen niet bang was voor
een star systeem, antwoordt hij als volgt: “Dat is nou juist niet het
geval. Ons CMMS heeft als belangrijk voordeel dat de consultant of de
gebruiker zelf een belangrijke invloed op de inrichting van het systeem
kan uitoefenen. Middels een standaard meegeleverde tool kunnen we zelf
schermen en velden in de applicatie aanpassen en kunnen we eigen rapporten
maken. Als een collega een bepaalde verandering wenst aan het systeem, dan
kan aan zijn wens in een handomdraai worden voldaan, er uiteraard steeds
rekening mee houdende dat je binnen de vooraf bepaalde structuren van het
systeem blijft. Onze werkwijzen zijn dus medebepalend voor de inrichting
van het systeem.”
Uitrol binnen Europa
Mede dankzij de efficiëntieverbetering is de gedachte ontstaan om het
systeem ook in de andere plants in te zetten. Om te beginnen in de plants
in Frankrijk, vervolgens in de andere landen. “Een collega van mij is
inmiddels druk bezig met de voorbereidingen voor de uitrol naar Frankrijk.
Het scheelt dat de software al in het Frans geleverd kan worden,” besluit
Krist Janssen. <<
Roy van Huffelen, Ultimo Belgium
CMMS (Van Genechten)
contribue à améliorer l’efficacité L’expérience pratique acquise à Turnhout par Van Genechten-Biermans, un
fabricant de boîtes pliables, nous apprend que la mise en œuvre d’un
système de Computerized Maintenance Management (CMMS) porte bel et bien
ses fruits. Fort de son expérience positive de la maintenance
informatisée, le géant de l’emballage veut aujourd’hui importer ce système
dans ses autres usines dans différents pays européens. L’activité de base de Van Genechten-Biermans est la fabrication
d’emballages très divers pour les producteurs ou fournisseurs de biens de
consommation. La matière première utilisée est le carton. A côté des
emballages en carton traditionnels, l’entreprise fabrique également des
emballages pour micro-ondes. Hormis son siège social situé à Turnhout, Van
Genechten exploite des usines aux Pays-Bas (1), en France (3), en
Allemagne (2), en Pologne (1) et en Russie (1). Malgré sa taille, le
groupe est resté une entreprise familiale.
Sauter le pas
Après avoir travaillé pendant huit ans avec un CMMS, Van
Genechten-Biermans a décidé en 2006 de passer à un autre CMMS : Ultimo
Maintenance Management d’Ultimo Belgium SPRL. « Hormis le système ERP que
nous avons développé nous-mêmes et baptisé Fenics, nous voulions que le
nouveau CMMS intègre à côté de la gestion des stocks et des achats le flux
de travail du service technique. Nous procédions à cette époque à une
réorganisation de notre service technique. Le moment était donc tout
trouvé pour intégrer ce dernier aussi dans le CMMS », explique Krist
Janssen, Maintenance Manager. « Dans un deuxième temps, notre volet
facilitation sera également intégré au système. Le système permet en effet
une “mise à jour” vers un système de Computerized Facility Management. »
Lorsqu’on lui demande quel rôle le CMMS joue au sein de l’organisation,
Krist Janssen répond : « Les données maîtresses constituent un input
important pour le système. C’est ainsi que nos installations, articles,
départements, magasins, centres de coûts et autres ont été introduits dans
le système. Avec ces informations, que nous pouvons structurer de façon
claire, nous alimentons les processus que nous souhaitons supporter avec
le système. Nous commandons des articles dans le module gestion des stocks
et achats, enregistrons les sorties des magasins, disposons d’un
historique de l’entretien des installations et lignes de production et
exécutons des entretiens correctifs et préventifs sur la base des ordres
de travail fournis par le système. C’est un système plus que complet pour
notre service technique. » Krist Janssen poursuit : « Nous possédons
également un module Gestion de projet, qui nous permet de scinder un
projet, par exemple le remplacement d’une installation, en sous-projets
clairement délimités. Chaque sous-projet nous fournit les bons ordres de
travail. Personnellement, je trouve également intéressant de pouvoir
échelonner des projets comptables sur le long terme. »
Acceptation
La mise en service du CMMS s’est déroulée sans accroc. Avec un consultant
d’Ultimo, un groupe de travail a passé en revue toutes les étapes
nécessaires. Après la détermination des données à reprendre de l’ancien
CMMS, les procédures de conversion ont été passées en revue. Ensuite, les
données ont été préparées d’une part en fichiers Access et d’autre part en
tableaux Excel. Le consultant s’est ensuite chargé de la conversion
effective. « Pour nous, il était important que les utilisateurs du système
soient directement impliqués dans la mise en service. Nous avons conçu des
procédures permettant de travailler avec le système et les avons
introduites. Comme le système est convivial et comme nous avons défini les
autorisations, il a été rapidement accepté. Avec ces autorisations, les
collaborateurs ne consultent que les informations qui sont importantes
pour eux. C’est bénéfique pour la clarté de l’ensemble. »
Aperçu des coûts et améliorations
Krist Janssen est catégorique en ce qui concerne les avantages offerts par
l’utilisation d’un CMMS : « Les différents rapports générés par le système
nous donnent une idée précise du coût de fonctionnement du service
technique. Cela nous permet d’enfin prendre des décisions parfaitement
fondées sur la base des coûts effectifs. J’ajouterai aussi que le travail
se déroule de façon plus efficace. L’utilisation du système permet une
meilleure répartition du travail, ce qui facilite le déroulement des
activités. Les travaux peuvent être programmés sans effort en fonction de
la main-d’œuvre disponible et, ce qui n’est pas inintéressant, en fonction
des besoins en matière de production. L’exécution des entretiens
préventifs et des modifications peut être mieux suivie. » A la question de
savoir s’il n’avait pas peur d’un “star system”, Krist Janssen répond :
« Ce n’est précisément pas le cas. Un avantage important de notre CMMS est
que le consultant ou l’utilisateur même peut jouer un rôle décisif dans la
configuration du système. En partant d’un outil standard fourni, nous
pouvons adapter nous-mêmes les écrans et champs dans l’application et
pouvons générer des rapports propres. Si un collègue souhaite apporter un
changement donné au système, son désir peut être concrétisé en un
tournemain, sans sortir des structures du système définies au préalable.
Nos méthodes de travail déterminent donc pour une partie la configuration
du système. »
Déploiement en Europe
L’amélioration de l’efficacité a incité à envisager la mise en œuvre du
système dans d’autres usines. D’abord dans les sites français, avant de
passer aux autres pays. « Un de mes collègues est déjà plongé dans les
préparatifs du déploiement en France. Le fait que le logiciel existe déjà
en français constitue à ce titre un atout », conclut Krist Janssen.
Roy van Huffelen, Ultimo Belgium
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