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Verhuismanagement
Van planning naar interactie
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Bedrijven hebben verschillende redenen om te verhuizen: een uitbreiding,
reorganisatie of een betere locatie zijn enkele daarvan. De meeste bedrijven
kiezen voor een professioneel verhuisbedrijf die alle kennis in huis heeft en
voor alles zorg draagt. Een bedrijfsverhuizing omvat namelijk talrijke aspecten
die veel kennis en ervaring vereisen.
Bedrijfsverhuizingen en (her)inrichtingsprojecten zijn meestal tijdrovend en
ingewikkelder dan men denkt. Of het nu gaat om een klein of groot bedrijf, een
interne of externe verhuizing: de coördinatie is voor veel bedrijven zeer
intensief en neemt meer tijd in beslag dan vooraf werd verwacht. Hoe beter men
zich voorbereidt en het huisvestingsproces begrijpt, des te groter is de kans op
een geslaagde operatie. Er komen echter vele vragen op uw pad, die niets met uw
kernactiviteiten te maken hebben en waarop u geen direct antwoord heeft. M.a.w.
het wiel, om de verhuizing efficiënt en doeltreffend plaats te laten vinden,
moet bij elke organisatie opnieuw uitgevonden worden. Maintenance Magazine had
een gesprek over dit onderwerp met Ing. L. Spronken, algemeen directeur en Bart
Kinat, sales manager van Convoi Belgium N.V.
Planning en coördinatie
Volgens onze gesprekpartners is een geruisloze verhuizing zonder een te
grote belasting van de organisatie best mogelijk. L. Spronken: “Het
bedrijfsleven is voortdurend in beweging en bedrijven die uit hun jasje dreigen
te groeien en besluiten uit te breiden of een nieuwe vestiging te openen, missen
vaak de mensen en middelen om dit efficiënt en doeltreffend te laten
plaatsvinden. Het gevolg is veel ergernis, tijdnood en ad hoc beslissingen.
Hoeveel beter zou dit lopen wanneer het verhuistraject gecoördineerd zou worden
door (externe) adviseurs die gespecialiseerd zijn in verhuismanagement. Goed
verhuismanagement is voor ons een helder advies, gestructureerde aanpak en een
goed begeleiding.” Grofweg gaat het met verhuizen vaak zo: de directie heeft een
beslissing genomen en de gebouwenbeheerder of facility manager (indien die al
aanwezig is) mag de verhuizing regelen. Echter, een verhuizing kan lastig zijn
en gezien worden als een grote druk op de schouders van de (onervaren)
verantwoordelijke. Eén van de redenen is, dat veranderen van locatie of
bedrijfshuisvesting een paar stappen verder gaat dan het verkassen van allerlei
spullen van gebouw naar gebouw B. L. Spronken: “De keuze van de
verhuismaterialen is afhankelijk van een aantal factoren: gaat het om een
interne of een externe verhuizing, zijn er beperkingen in het (nieuwe) pand
waarmee rekening gehouden moet worden, moet het personeel doorkunnen blijven
werken tijdens de verhuizing, zijn het alleen kantoormeubelen of is er ook een
machinepark te verhuizen, enz. Na de evaluatie van de te verhuizen inventaris
kan men een keuze maken uit de verschillende soorten verhuismaterialen. Het is
dan ook onontbeerlijk een projectverantwoordelijke aan te stellen die
verantwoordelijk is voor het opstellen van een draaiboek en een uitgebreide
checklist die – op maat gemaakt – gekoppeld wordt aan een tijdsbalk. Daarnaast
is het ook aangewezen om een methodiek te hanteren, waarin het verhuis- en
(her)inrichtingsproject efficiënt en overzichtelijk doorlopen wordt. De
opdrachtgever heeft hierdoor de mogelijkheid het verloop van het gehele proces
te volgen.” En Bart Kinat vervolgt: “Iets waar wij heel sterk in geloven is de
integrale aanpak. Hoe vroeger het verhuisbedrijf bij het project wordt
betrokken, hoe beter. Het is nog steeds min of meer gebruikelijk dat een bedrijf
zelf de verschillende partijen bij elkaar zoekt, te beginnen met de makelaar en
vervolgens een binnenhuisarchitect of projectinrichter, aannemer en
verhuisfirma. Vraag is veelal wie het ‘overall’ projectmanagement voor zijn
rekening neemt? Doet de opdrachtgever dat zelf dan is het ook duidelijk waar
alle eventuele ‘ellende’ terechtkomt als er iets fout gaat. Daarom ook is het
aan te raden met één projectleider te werken – en dat kan de verhuisfirma zijn –
die het hele project coördineert. Deze moet er voor zorgen dat de verschillende
fasen, van het eerste programma van eisen tot de daadwerkelijke oplevering van
een project, vloeiend in elkaar overlopen. Voor de klant betekent dit niet
alleen een besparing van tijd en geld, maar ook een waarborging van de
kwaliteit.” In het kader van een verhuizing is het volgens onze gesprekpartners
ook onnatuurlijk om niet aan de veranderingen van de facilitaire diensten te
denken. Naast de huisvesting verandert immers ook de wijze van o.a. de
beveiliging, de schoonmaakt, het technisch beheer, enz. De secundaire processen
ondervinden de grootste gevolgen van de verhuizing. Al in het voortraject moet
er over deze verandering worden nagedacht. De keuze van het meubilair en de
stoffering van de nieuwe ruimten kunnen bijvoorbeeld van grote invloed zijn op
het benodigde schoonmaakbudget. En de keuze van veel ramen in het nieuwe gebouw,
zorgt voor veel lichtinval, maar ook voor een aangepaste verlichting en
moeilijkere klimaatbeheersingsprocessen. Daarnaast is ook de verhuizing een
verzameling van secundaire processen, die in de organisatie werkzaam zijn, en
die men moet voorzien.
Verhuizen en maintenance support
Een kantoorverhuizing is één ding, het verhuizen van een productieplant is
van een ander kaliber. Hier is het veelal van belang dat het productieproces van
het betreffende bedrijf zo min mogelijk verstoord mag worden. De kwaliteit van
dergelijke verhuis wordt dan ook bepaald door een gedegen voorbereiding. Veel
gespecialiseerde verhuisbedrijven beschikken dan ook over een gespecialiseerde
maintenance support afdeling die de klant actief ondersteunen. Hierbij kan
gedacht worden aan het uit- en inhijsen van apparaten, machines en leidingen in
een bestaande installatie welke dienen te worden vervangen of gereviseerd,
opnieuw installeren en aanschakelen van verhuisde machines, enz. Onze
gesprekpartners: “Voor het verhuizen van machines is kennis van zaken vereist.
Veelal is het een combinatie van omvang, gewicht en nauwkeurigheid waarmee de
verhuizer te maken krijgt, en in sommige gevallen samen met de technische dienst
het opnieuw productie klaarmaken van de machines. Het is daarom noodzakelijk dat
voor elke verhuizing van machines apart wordt geïnventariseerd. Per machine
moeten de kenmerken worden vastgelegd en beoordeeld hoe de verhuizing uitgevoerd
kan worden. In de voorbereiding is het aangewezen dat de projectmanager, samen
met de klant, de leverancier van de machine(s) en mogelijke ondersteunende
toeleveranciers in het proces betrekt. Hierdoor ontstaat een samenspel tussen de
verschillende partijen waarbij de klant en zijn wensen centraal staan, zodat hij
weer snel ‘in business’ is.” Om dergelijke support en de vereiste kwaliteit te
kunnen bieden moet het gecontacteerde verhuisbedrijf dan wel een reeks
specialismen in huis hebben. Zo moet er, naast de beschikking van de nodige
materialen zoals speciale (elektrische) hijskranen, hefsystemen, speciale
vijzelsets en andere tirfors, ook kennis in huis zijn op het gebied van
bouwkunde, mechanica, elektrotechniek, machinebouw, enz. En onze gesprekpartners
besluiten: “Door een combinatie van expertise, analytisch vermogen, engineering,
projectmanagement, vakmanschap, uitrusting en ervaring, kan een gespecialiseerd
verhuisbedrijf meer zijn dan een bedrijf dat alleen maar wat spullen overbrengt
van A naar B.”
Nazorg
Verhuizen, verbouwen of een nieuw bedrijfspand? Het zijn activiteiten en
werkzaamheden die niet tot uw corebusiness behoren. Veelal worden deze
(sub-)werkzaamheden toegewezen aan uw eigen medewerkers wiens kerntaken en
specialisme juist gericht zijn op uw kernactiviteit. Het gevolg is dat deze zich
dan niet meer kunnen bezighouden met de eigen werkzaamheden. Die werkzaamheden
worden dan opgeschort tot ‘na de verhuizing of verbouwing’. Wat betekent dit
voor uw organisatie? Extra kosten die vaak niet direct te herleiden zijn. Door
het inzetten van uw eigen medewerkers duurt het uitvoeringstraject en in het
bijzonder de nazorg langer omdat u er van uitgaat dat als de verhuizing of
verbouwing heeft plaatsgevonden er ‘gewoon weer gewerkt’ kan worden. Ervaring
leert echter dat na de verhuizing of verbouwing hierdoor een aantal zaken niet
of onvoldoende afgewikkeld zijn. <<
Hubert Lahaut
Gestion de
déménagement
Du planning à l’interaction
Les sociétés déménagent pour diverses raisons, notamment dans le cadre d’une
extension, d’une réorganisation ou encore pour une meilleure situation. La
plupart des sociétés optent pour une société de déménagement professionnelle qui
dispose du savoir-faire nécessaire et se charge de tout. Un déménagement
d’entreprise comprend en effet de nombreux aspects qui réclament de grandes
connaissances et une solide expertise.
Les déménagements et les projets de (ré)aménagement d’entreprise sont
généralement fastidieux et plus complexes qu’on ne se l’imagine. Qu’il s’agisse
d’une petite ou d’une grande entreprise, d’un déménagement interne ou externe,
la coordination est une tâche très intensive pour de nombreuses sociétés et
prend plus de temps qu’on ne se l’imaginait. Meilleure sera la préparation et la
compréhension du processus de logement, plus grande sera la chance de réussir
l’opération. Vous serez toutefois confronté à de nombreuses questions qui n’ont
rien à voir avec vos activités principales et auxquelles vous ne pourrez
apporter de réponse directe. En d’autres termes, si vous voulez assurer un
déménagement efficace, vous devrez réinventer la roue. Maintenance Magazine
s’est entretenu à ce sujet avec Ing. L. Spronken et Bart Kinat, respectivement
directeur général et sales manager de Convoi Belgium S.A.
Planning et coordination
Selon nos interlocuteurs, il est toutefois possible de déménager en toute
quiétude sans trop surcharger l’organisation. «La vie de l’entreprise ne cesse
de bouger et les sociétés qui craignent de se retrouver à l’étroit et décident
de s’étendre ou d’ouvrir un nouveau site, manquent souvent d’hommes et de moyens
pour gérer cette opération efficacement» remarque L. Spronken. «Cela engendre de
nombreux soucis, un manque de temps et des décisions ad hoc. Cela irait
nettement mieux si le processus de déménagement était coordonné par des
conseillers (externes), spécialisés dans la gestion de déménagement. Une bonne
gestion du déménagement consiste pour nous en des conseils clairs, une approche
structurée et un bon accompagnement.» Le déménagement se résume souvent à la
situation suivante: la direction a pris une décision et le gestionnaire des
bâtiments ou le facility manager (s’il existe déjà) peut gérer le déménagement.
Un déménagement peut toutefois se révéler pénible et constituer une lourde
charge sur les épaules du responsable (inexpérimenté). Cela s’explique notamment
par le fait que le changement de site ou le déménagement d’une entreprise
implique plus que le simple transfert d’objets d’un bâtiment à l’autre. «Le
choix du matériel de déménagement dépend de plusieurs facteurs» explique L.
Spronken. «S’agit-il d’un déménagement interne ou externe, le (nouveau) site
comporte-t-il des restrictions dont il faut tenir compte, le personnel doit-il
pouvoir continuer à travailler durant le déménagement, faut-il uniquement
déménager les meubles de bureau ou également le parc de machines… ? Après avoir
évalué l’inventaire à déménager, on peut opérer un choix parmi différents types
de matériel de déménagement. Il est indispensable de désigner un responsable
projet qui assumera la responsabilité de la rédaction sur mesure du scénario et
de la check-list en y associant un planning précis. Il est également recommandé
de respecter une méthodologie assurant le déroulement efficace et synoptique du
projet de déménagement et de (ré)aménagement. Le client a ainsi la possibilité
de suivre le bon déroulement de tout le processus.» Et Bart Kinat de poursuivre
«Nous croyons sincèrement en l’approche intégrale. Plus tôt la société de
déménagement est impliquée dans le projet, mieux cela vaut. Aujourd’hui, nous
avons encore l’habitude qu’une société rassemble elle-même les différentes
parties, à commencer par l’agent immobilier, suivi d’un architecte d’intérieur
ou d’un aménageur de projet, d’un entrepreneur et d’une société de déménagement.
La question qui se pose généralement est de savoir qui se charge de la gestion
‘globale’ du projet? Si le client s’en charge lui-même, on sait clairement qui
écopera de toutes les ‘misères’ en cas de problème. Voilà pourquoi il est
conseillé de travailler avec un seul chef de projet – par exemple la société de
déménagement – qui coordonne l’ensemble du projet. Ce chef de projet doit
veiller à ce que les différentes phases, du premier programme d’exigences
jusqu’à la réception effective du projet, se déroulent correctement. Cela
représente non seulement un gain de temps et d’argent pour le client mais aussi
une garantie de qualité.» Dans le cadre d’un déménagement, il est également
contre nature, selon nos interlocuteurs, de ne pas penser aux changements au
niveau des services facilitaires. Outre le logement, il faut également tenir
compte du changement de méthode de protection, de nettoyage, de gestion
technique… Les processus secondaires sont ceux qui subissent les principales
conséquences d’un déménagement. Il faut déjà y penser dès la phase préliminaire.
Le choix du mobilier et de l’ameublement des nouveaux espaces peut fortement
influer sur le budget nécessaire au nettoyage. Si l’on opte pour de nombreuses
fenêtres dans le nouveau bâtiment, l’incidence de lumière sera importante, ce
qui exigera un éclairage adéquat et des processus de climatisation plus
complexes. Le déménagement est aussi un rassemblement de processus secondaires
qui sont efficaces dans l’organisation et qu’il faut prévoir.
Déménagement et support à la maintenance
Le déménagement d’un bureau est une chose, le déménagement d’une usine de
production en est une autre, d’un tout autre calibre. Il importe de perturber au
minimum le processus de production de la société en question. La qualité d’un
tel déménagement est alors déterminée par une bonne préparation. De nombreuses
sociétés de déménagement spécialisées disposent d’un département spécialisé de
support à la maintenance qui soutient activement le client. Pensons par exemple
aux appareils, machines et conduites qui doivent être démontés d’une
installation pour être remplacés ou révisés, à l’installation et la connexion
des machines déménagées… «Le déménagement des machines requiert un solide
savoir-faire» précisent nos interlocuteurs. «Le déménageur est souvent confronté
à une combinaison de volume, de poids et de précision. Dans certains cas, il
doit aider le service technique à rendre les machines à nouveau prêtes à
produire. Il est dès lors nécessaire d’établir un inventaire distinct pour
chaque déménagement de machines. Les caractéristiques de chaque machine doivent
être établies et il faut évaluer comment réaliser le déménagement. Durant la
préparation, il est recommandé que le chef de projet et le client impliquent
dans le processus le fournisseur de la (des) machine(s) et d’éventuels autres
sous-traitants concernés. Cela crée un esprit d’équipe entre les différentes
parties axé sur le client et ses souhaits afin qu’il puisse rapidement se
replonger dans son ‘business’. Afin de pouvoir offrir un tel support et la
qualité requise, la société de déménagement contactée doit pouvoir se targuer de
plusieurs spécialités. Outre la disposition du matériel nécessaire comme des
grues de levage (électriques) spécifiques, des systèmes de levage, des ensembles
de vérins et d’autres tirfors, elle doit pouvoir faire preuve d’un savoir-faire
en matière d’architecture, de mécanique, d’électrotechnique, de construction de
machines… Et nos interlocuteurs de conclure: «En combinant expertise, pouvoir
analytique, ingénierie, gestion de projet, professionnalisme, équipement et
expérience, une société de déménagement spécialisée peut faire plus que
simplement transférer des affaires du point A vers le point B.»
Suivi
Déménager, transformer ou construire un nouveau site? Ces activités ne font
pas partie de votre métier de base. Ces (sous-)activités sont souvent confiées à
vos propres collaborateurs dont les tâches principales et les spécialités sont
précisément axées sur votre métier de base. Ils ne peuvent dès lors plus
s’occuper de leurs propres tâches qui sont repoussées ‘après le déménagement ou
la transformation’. Quelles en sont les conséquences pour votre entreprise? Des
frais supplémentaires difficilement compressibles. En recourant à vos propres
collaborateurs, le délai d’exécution et le suivi se prolongent puisque vous
partez du principe qu’après le déménagement ou la transformation, le travail
reprend tout simplement son cours. L’expérience nous montre toutefois que, de ce
fait, plusieurs choses ne sont pas ou insuffisamment terminées après le
déménagement ou la transformation. <<
Hubert Lahaut
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