Periodieke voorraadanalyse
Geen overbodige luxe!

version française

Elk bedrijf wordt de dag van vandaag geconfronteerd met de voorraadproblematiek. Enerzijds zijn voorraden duur en moeten ze tot een minimum herleid worden, anderzijds kunnen tekorten leiden tot netelige situaties. Wanneer goederen niet of niet voldoende in voorraad zijn op het moment dat ze zijn vereist, komt het tijdig leveren aan de klant in het gedrang. Ten gevolge daarvan kan het bedrijf klanten, goodwill en imago verliezen. Bovendien zal het te maken krijgen met heel wat bijkomstige kosten, zoals extra planning, extra transport etc.

Het probleem is dus tweevoudig. Enerzijds dienen voldoende voorraden als buffer te worden aangelegd om risico en onzekerheid in de vraag en de levertermijn in te dekken (Just-In-Time is immers niet altijd mogelijk!). Anderzijds dient de voorraad zo laag mogelijk te worden gehouden omdat dit aanzienlijke kosten en vaak ook organisatorische problemen met zich meebrengt; opslag van goederen vereist ruimte, toezicht, controle, energie, alsook kapitaal. Bovendien kunnen producten in voorraad na enige tijd verouderd, beschadigd, bedorven of simpelweg irrelevant worden.

Optimaal voorraadbeheersysteem
Ondanks moderne hulpmiddelen zijn in een bedrijf vaak nog onnodig hoge voorraden aanwezig. Deze kunnen te wijten zijn aan een slechte organisatie, een gebrekkige informatie, slechte relaties met de leveranciers, een gebrek aan een efficiënte planning, enz. Een regelmatige grondige analyse van de voorraadsituatie is dus geen overbodige luxe, maar een noodzaak!
Een goede voorraad- en bestelpolitiek houdt in dat een optimaal voorraadbeheerssysteem wordt nagestreefd, zodat op elk moment aan de vraag kan worden voldaan, terwijl de totale kosten zo laag mogelijk worden gehouden. Er mogen dus geen of zo weinig mogelijk stockbreuken optreden zodat een zo goed mogelijke servicegraad kan worden gewaarborgd.
Een optimaal voorraadbeheersysteem bevat daarom twee onderdelen:
§ het voorspellen van de verwachte vraag
§ het bepalen van het ideale bestelsysteem
Het eerste onderdeel houdt in dat – o.b.v. de verbruiken uit het verleden – de vraag in de toekomst kan worden geschat (samen met de nodige statistische parameters). Het tweede onderdeel betreft zowel de beslissing ‘wanneer’ moet worden besteld (bestelpunt), als ‘hoeveel’ moet worden besteld (bestelhoeveelheid).

Het onderzoek
In het kader van een ondernemingsproject / eindverhandeling van een laatstejaarsstudente Industrieel Ingenieur aan Groep T Leuven Engineering School werd in een West-Vlaamse afdeling van een wereldwijd operationeel bedrijf onderzoek uitgevoerd naar de huidige voorraad ‘hulpstoffen’ met het oog op een reductie ervan. Dit onderzoek werd uitgevoerd in het kader van de beperking van het werkkapitaal in de betreffende afdeling van de onderneming. Het vermoeden heerste dat de huidige voorraden te hoog waren en dat daarop kon worden bespaard. Om die reden werd een analyse gedaan van de huidige voorraad hulpstoffen, door het uitvoeren van een Pareto analyse. Een Pareto analyse – ook ABC analyse genoemd – is een van de meest toegepaste technieken in het voorraadbeheer en heeft als doel inzicht te krijgen in de samenstelling van de aanwezige voorraden. Het deelt de artikelen op volgens verbruikswaarde en verbruiksfrequentie, zodat onmiddellijk duidelijk wordt welke artikelen de grootste bijdrage leveren in de waarde van de voorraad en de omzet. Het resultaat is een onderverdeling van de producten in verschillende klassen. Per klasse worden de artikelen gekenmerkt door specifieke eigenschappen: gemiddelde verbruikswaarde, verbruiksfrequentie, kostprijs, ... Aangezien niet alle artikelen even significant zijn voor de waarde van de voorraad, is het van belang niet elke artikelklasse op de dezelfde manier te benaderen. Een goed voorraadbeheer voor de meest significante categorieën zal het meeste invloed hebben op een reductie van de voorraad. Om die reden wordt elke klasse door een specifiek theoretisch voorraadmodel benaderd. Dergelijke voorraadmodellen zijn in de literatuur uitgebreid beschreven. Het toepassen van een goede voorraad- en bestelpolitiek op de verschillende productcategorieën, zal kunnen leiden tot een reductie van de aanwezige voorraad.

Resultaten
Uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat een kleine groep artikelen (20%) verantwoordelijk is voor een groot deel van de voorraadwaarde (85%). Het optimaliseren van de voorraadpolitiek voor deze artikelen zal het meest bijdragen tot een reductie van de totale voorraadkost.
In de betreffende afdeling wordt het merendeel van de artikelen momenteel vaak in veel te grote hoeveelheden aangekocht. Dit blijkt de hoofdoorzaak te zijn van de hoge voorraden. Echter niet alleen wordt tevéél besteld, vaak worden de artikelen ook te láát besteld. Dit kan leiden tot stockbreuken. Wat eveneens opvallend is, is dat de werkelijke levertermijnen vaak – veel tot weinig – afwijken van de contractueel vooropgestelde. Ten slotte blijkt ook een deel van de artikelen niet meer gebruikt te worden en als het ware ‘dode stock’ te zijn. Deze dode stock bleek 12% van het aantal artikelen te omvatten, of 5% van de huidige voorraadwaarde.

Aanbevelingen
Veel bedrijven hebben of maken geen tijd om een dergelijke voorraadanalyse uit te voeren, of hebben er geen besef van dat de huidige voorraden eventueel – al dan niet drastisch – zouden kunnen worden gereduceerd/geoptimaliseerd door het doorvoeren van een aantal kleine of grote veranderingen of door het toepassen van een betere strategie. De voorraadsystemen die momenteel worden gehanteerd, zijn in veel bedrijven vaak gebaseerd op de jarenlange ervaring en de gewoonte van het personeel. Door deze manier van werken kunnen er stockbreuken optreden. Een ander gevolg is dat er voor heel wat producten – soms onnodig – grote voorraden aanwezig zijn. Hoge voorraden leiden tot hoge kosten en het innemen van ruimte! Artikelen verouderen, bederven, raken in onbruik, worden vervangen, ...
Voor elke onderneming zou een dergelijk onderzoek bijgevolg sterk aan te raden zijn. De verantwoordelijken van het betreffende bedrijf waren verrast door de bekomen resultaten. Men was zich niet bewust van een aantal van de gemaakte bevindingen. In het onderzoek werden vervolgens een aantal concrete voorstellen en aanbevelingen gedaan tot een verbeterde voorraad- en bestelpolitiek.
Het is vaak sterk aan te raden (opnieuw) met de leveranciers te onderhandelen, zowel omtrent kleinere bestelhoeveelheden, als omtrent correctere levertermijnen. Eventuele prijsstijgingen ten gevolge van kleinere aankoop- en transporthoeveelheden dienen hierbij in rekening te worden gebracht. Ook kunnen de mogelijkheden van leveren ‘op afroeporder’ worden bekeken, waarbij de betreffende bestelling bij de leverancier als stock wordt opgeslagen. Naast de bestelhoeveelheden dienen ook de bestelpunten te worden herzien. Vaak worden artikelen te laat besteld, wat kan resulteren in stockbreuken. Het bestelpunt dient zodanig te worden gekozen dat aan de verwachte vraag tijdens de levertermijn kan worden voldaan. Om de variatie in de vraag en in de levertermijn in te dekken, kan een extra veiligheidsvoorraad of buffer worden aangelegd. Deze is een afweging van de extra voorraadkosten ten opzichte van de kosten van stockbreuk en is mede afhankelijk van de gewenste servicegraad naar de klant. Voor kritische producten is het aan te raden een voldoende hoge buffervoorraad aan te houden.
Vervolgens dient een bedrijf nauwgezet de aanwezigheid van ‘dode stock’ of in onbruik geraakte artikelen op te volgen. Uit het onderzoek blijkt dat in een onderneming vaak aanzienlijke hoeveelheden artikelen in stock zijn opgeslagen die in de toekomst niet meer worden gebruikt. Deze nemen niet alleen beschikbare ruimte in beslag maar leiden eveneens tot onnodige kosten. Mogelijke oplossingen om deze te verwijderen zijn: gebruiken in een andere afdeling, intern of extern verkopen, opgebruiken of in het slechtste geval als afval.
Daarnaast wordt ook de samenwerking tussen verschillende afdelingen of vestigingen van een bedrijf sterk aangemoedigd. Niet alleen het samen aankopen en samen transporteren van gemeenschappelijke artikelen, maar ook ‘pooling’ – het gemeenschappelijk opslagen van de voorraad – kan bijdragen tot een lagere stock. Ook standaardisatie van de producten kan leiden tot een kleiner aantal artikelen en vervolgens tot een reductie van de voorraad.
Het is ten slotte belangrijk op elk moment een duidelijk zicht te hebben op de aanwezige voorraad. Daartoe dienen de verbruik- en aankoopgegevens systematisch te worden geregistreerd, bijvoorbeeld aan de hand van verbruikbons of een barcodesysteem. <<
Ing. Siska Hanssen,Dr. Geert Waeyenbergh (promotor)Groep T Leuven Engineering School

Analyse périodique des stocks
Ce n’est pas un luxe superflu !

Aujourd’hui, chaque entreprise est confrontée à la problématique de stockage. D’une part, les stocks coûtent chers et ils doivent donc être réduits au minimum, d’autre part, les ruptures de stocks peuvent entraîner des situations fâcheuses. En effet, lorsque les marchandises manquent ou ne sont pas stockées en quantités suffisantes au moment où elles sont nécessaires, il devient quasiment impossible de fournir le client dans les délais. Conséquence : l’entreprise peut perdre des clients, le bon-vouloir et son image. En outre, elle sera confrontée à des frais supplémentaires, comme un planning supplémentaire, du transport non prévu, etc.

Le problème est donc double. D’une part, il faut suffisamment de stocks comme tampon afin de couvrir les risques et l’insécurité de la demande et des délais de livraison (Just-In-Time n’est, en effet, pas toujours possible). D’autre part, les stocks doivent être tenus le plus bas possible, parce qu’ils entraînent des coûts considérables et peuvent aussi provoquer des problèmes d’organisation: l’entreposage de marchandises demande de l’espace, de la surveillance, des contrôles, de l’énergie et conséquemment aussi du capital. En outre, au bout de quelque temps, certains produits entreposés peuvent être périmés, abîmés, avariés ou simplement devenus sans importance.

Système de gestion optimale des stocks
Malgré les aides modernes, certaines entreprises disposent toujours de stocks inutilement élevés. Ceux-ci peuvent être dus à une mauvaise organisation, une information défaillante, de mauvaises relations avec les fournisseurs, un manque de planning efficace, etc. Une analyse régulière et approfondie de la situation des stocks n’est donc pas un luxe superflu, mais une nécessité. Une bonne politique de stockage et de commande implique la mise en place d’un système de gestion optimale des stocks, afin de pouvoir répondre à tout moment à la demande, tandis que les coûts totaux restent les plus faibles possibles. Il ne peut donc pas y avoir de rupture de stocks, ou le moins possible, afin d’assurer un service le meilleur possible.
Un système de gestion optimale des stocks comprend deux éléments
§ Prévoir la demande
§ Déterminer le système de commande idéal.
Le premier élément implique que – sur base des consommations du passé – les demandes pour l’avenir puissent être estimées (avec les paramètres statistiques nécessaires). Le second élément comprend aussi bien la décision de ‘quand’ il faut commander (point de commande) que ‘combien’ il faut commander (quantités à commander).

L’analyse
Dans le cadre d’un projet d’entreprise / travail de fin d’étude d’une étudiante de dernière année Ingénieur Industriel du Groupe T à l’Ecole d’Ingénieurs de Leuven, une étude a été effectuée sur les stocks ‘d’additifs’ dans le département d’une entreprise mondiale, située en Flandre Occidentale, dans le but de les réduire. Cette étude a été effectuée dans le cadre de la restriction du capital de fonctionnement du département concerné de l’entreprise. On pouvait supposer que les stocks actuels étaient trop élevés et qu’il devait être possible de faire des économies à ce niveau. Pour cette raison, il y a eu une analyse des stocks actuels d’additifs, en effectuant une analyse Pareto. Une analyse Pareto – aussi appelée analyse ABC – est une des techniques les plus appliquées dans la gestion des stocks. Elle a pour objectif de donner une meilleure vue sur la composition des stocks présents. Elle répartit les articles selon la valeur d’utilisation et la fréquence d’utilisation, afin qu’il soit immédiatement clair quels articles contribuent le plus à valoriser le stock et le chiffre d’affaires. Le résultat est une subdivision des produits en différentes classes. Par classe, les articles sont caractérisés par des propriétés spécifiques : valeur d’utilisation moyenne, fréquence d’utilisation, prix de revient,… Comme tous les articles n’ont pas autant d’importance pour la valeur du stock, il est important de ne pas approcher chaque classe d’articles de la même manière. Une bonne gestion des stocks pour les catégories les plus significatives aura le plus d’influence sur la réduction des stocks. Pour cette raison, chaque classe est analysée par un modèle de stock théorique spécifique. De tels modèles de stocks ont été décrits largement dans la littérature. L’application d’une bonne politique de stockage et de commande sur les différentes catégories de produits pourrait mener à la réduction des stocks présents.

Résultats
Les résultats de l’étude font apparaître qu’un petit groupe d’articles (20%) représente une grande part de la valeur du stock (85%). L’optimalisation de la politique de stockage pour ces articles contribuera le plus à une réduction du coût total du stockage.
Dans le département concerné, la plupart des articles sont souvent achetés en quantités beaucoup trop importantes. Il semblerait que ce soit la raison principale des quantités importantes de stock. Non seulement, les commandes sont trop importantes, souvent les articles sont aussi commandés trop tardivement, ce qui peut entraîner des ruptures de stocks. Ce qui était également frappant est que les délais de livraison dévient – peu ou beaucoup – des délais convenus contractuellement. Enfin, une partie des articles semble ne plus être utilisées et est donc considérée comme ‘morte’. Il est apparu que ce stock mort représentait 12% du nombre d’articles soit 5% de la valeur du stock actuel

Recommandations
De nombreuses entreprises n’ont pas le temps ou ne prévoient pas de temps pour effectuer une telle analyse de stock ou elles ne réalisent pas que les stocks actuels pourraient éventuellement être réduits/optimalisés - de manière draconienne ou non - en effectuant quelques petits ou grands changements ou en appliquant une meilleure stratégie. Les systèmes de stockages, utilisés actuellement dans de nombreuses entreprises, sont fréquemment basés sur des années d’expérience et sur les habitudes du personnel. Cette manière de travailler peut entraîner des ruptures de stocks. Une autre conséquence est que pour de nombreux produits – parfois inutiles – il y a d’importantes réserves. D’importants stocks occasionnent des coûts importants et occupent de la place. Les articles vieillissent et sont donc périmés, s’avarient, deviennent inutilisables, sont remplacés, …
Pour chaque entreprise, une telle étude serait donc fortement conseillée. Les responsables de l’entreprise concernée ont été surpris par les résultats obtenus. On n’était pas conscient de certains constats. Dans l’étude, plusieurs propositions et recommandations concrètes ont été faites afin d’améliorer la politique de stockage et de commandes.
Il est souvent fortement conseillé de renégocier avec les fournisseurs, aussi bien au niveau des quantités moindres à commander, qu’au niveau des délais de livraisons corrects. D’éventuelles augmentations de prix, suite aux quantités inférieures achetées et transportées doivent également être prises en considération. Il faut aussi envisager la possibilité de livrer sur commande, et dans ce cas la commande concernée est entreposée comme stock chez le fournisseur. Outre les quantités à livrer, il faut également revoir les points de livraison. Souvent certains articles sont commandés trop tard, ce qui résulte en ruptures de stock. Le point de livraison doit être choisi de manière à ce que la demande puisse être satisfaite dans les délais.Afin de couvrir les variations et les délais de livraison, un stock de sécurité supplémentaire ou stock tampon peut être instauré. Ceci est une réflexion au niveau du pour et du contre, entre les frais de stockage supplémentaires et les frais de ruptures de stock, et cela dépend également du degré de service que l’on souhaite apporter au client. Pour les produits critiques, il est conseillé de prévoir un stock tampon suffisant.
Ensuite, une entreprise doit suivre de près la présence d’un ‘stock mort’ ou de produits non utilisés. De l’étude, il ressort aussi que dans une entreprise des quantités considérables d’articles sont entreposés qui ne pourront plus être utilisés à l’avenir (périmés, avariés,…). Ceux-ci prennent non seulement de la place disponible, mais ils entraînent également des frais inutiles. Des solutions possibles pour les éviter : les utiliser dans un autre département, les vendre en interne ou à l’extérieur, les utiliser ou dans le plus mauvais cas, les mettre au rebut.
Par ailleurs, la collaboration entre les différents départements ou sites d’une même entreprise est fortement encouragée. Non seulement les achats collectifs et le transport de produits communs, mais aussi le ‘pooling’ – l’entreposage commun de marchandises – peuvent contribuer à diminuer les stocks. La standardisation des produits peut également entraîner une diminution du nombre d’articles et donc des stocks.
Enfin, il est aussi important d’avoir, à tout moment, une vue claire sur le stock présent. Pour cela, les données d’utilisation et d’achats doivent systématiquement être enregistrées, par exemple, à l’aide de bons d’utilisation ou d’un système de codes barres.<<
Ing. Siska Hanssen,Dr. Geert Wayenbergh (promoteur)Groep T Leuven Engineering School