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WPA Mobile
Draadloos communiceren voor orderbehandeling op afstand
version française
WPA Mobile biedt een draadloos systeem aan voor de orderafhandeling voor
de technische buitendienst. Dit betekent dat uw technicus ook
opdrachten/orders kan ontvangen wanneer hij actief is in buitendienst. Dit
is mogelijk via een PDA of laptop die rechtstreeks in verbinding staat met
het ERP-systeem bij het bedrijf.
Zodra een opdracht/order afgewerkt is, kan hij
registreren hoeveel werkuren en welke vervangstukken hij nodig had. Deze
informatie wordt dan teruggezonden naar het ERP-systeem. De technicus kan
ook automatisch onderhoudsverslagen opstellen, de handtekening van de
klant ontvangen, een navigatiesysteem gebruiken en nog veel meer. De
administratiewerknemer op het kantoor beschikt over een planner die een
grafisch overzicht in real time biedt van de technici in buitendienst en
de status van alle orders. Het originele concept voor het
WPA-softwaregamma richtte zich in het begin voornamelijk in het oplossen
van specifieke problemen van diensten op het vlak van loodgieterij,
elektriciteit en bouw. Tegenwoordig helpt het een groot aantal bedrijven
om hun werkprocedures te verbeteren en hun kosten te verminderen. De
WPA-software werd ontwikkeld in nauwe samenwerking met Microsoft.
Positief effect op het eindresultaat
De aangeboden oplossing is gebaseerd op een leasing contract waarmee WPA
Mobile zorgt voor hosting, data-zekerheid, updates, enz, en de software
kost 42 euro per gebruiker per maand. Volgens de fabrikant genieten de
gebruikers/klanten van een snelle return op hun investering en kunnen ze
de eerste twaalf maanden al besparingen realiseren, want:
§ Elektronisch factureren bespaart elke onderhoudstechnicus ongeveer een
half tot één uur per dag aan papierwerk. Dat komt overeen met een
jaarlijkse besparing van 5.000 € per onderhoudstechnicus.
§ Een betere voorraad- en inventaris-controle kan in totaal nog een extra
1 à 2% winst opleveren.
§ Een betere cashflow, want de technicus kan de klant ter plaatse zijn
factuur overhandigen. Hierdoor wordt de facturatiecyclus met minstens 10
dagen versneld en heeft het bedrijf meer geld beschikbaar.
§ WPA verlicht het administratieve werk en zorgt voor een snellere
boekhouding, betere loonadministratie en facturatie. Gemiddeld spaart u
ca. 7 minuten per order uit.
§ Het maakt een beter magazijnbeheer mogelijk, waardoor er middelen
vrijkomen en de logistieke planning verbetert.
§ Betere planning, sneller overzicht van productie- en werkprocedures, en
hogere verkoopcijfers.
§ Betere dienstverlening: uw klant zal precies weten welke diensten hij
krijgt en wanneer.
De techniek
De WPA Mobile is ontwikkeld in een Microsoft-omgeving en is
hardware-onafhankelijk. De oplossingen zijn ontwikkeld op het
.NET-platform van Microsoft en kunnen met andere technologieën zoals
Microsoft Office geïntegreerd worden. De mobiele producten zijn
toekomstgericht ontwikkeld op basis van het Microsoft Mobile Platform dat
gebruik maakt van 3G-apparatuur en andere geplande standaarden in de
mobiele en PDA-technologie. De installatie van de WPA-oplossingen gebeurt
snel en vlot dankzij de “Click-Once”-technologie; even makkelijk als het
invoeren van een hyperlink. Maakt u gebruik van ERP-systeemintegratie, dan
kan dit makkelijk met behulp van standaarden zoals
XML-bestands-overdracht, SQL-overdracht of web-diensten. <<
Martin Skou
Kader:
Case: Danvan
Danvan, dat aan plantenkwekerijen besproeiingssystemen verkoopt, inclusief
service, besloot eind 2003 om een mobiel servicesysteem van WPA Mobile in
gebruik te nemen. Beslissend bij de keuze was het feit dat het om een
Microsoft-gebaseerd standaardsysteem was, dat in de meeste
boekhoudsystemen kon worden geïntegreerd.
“Onze liquiditeit is nu optimaal omdat alles meteen in het systeem wordt
verwerkt, en niet veel later, omwille van een vergetelheid i.v.m. de
arbeidsformulieren of omdat deze verdwenen waren,” zegt Bo Joergensen. De
firma hoeft geen massa’s papier meer te verwerken en ook de mogelijkheden
om fouten te begaan worden vermeden omdat de administratie en het magazijn
niet meer met onduidelijke handschriften en slordige papiertjes hoeven te
worstelen. Via PDA’s kunnen de monteurs altijd in contact komen met het
hoofdkantoor en het boekhoudsysteem, waar ze zich ook mogen bevinden in
het land. Lars Steffensen is een van de 12 monteurs van Danvan die de
technologie onder de knie heeft: “Het grootste voordeel van WPA bestaat
erin dat we niet veel meer hoeven te schrijven. De behandeling van de
orders is, überhaupt veel makkelijker geworden.”
Draadloze terminals
De monteurs beschikken in hun servicewagens over de draadloze terminals.
Daar krijgen ze hun taken toebedeeld, of ze kiezen ze zelf uit. Bovendien
krijgen ze alle noodzakelijke informatie omtrent de taak elektronisch
doorgespeeld. Het materiaal en tijdsgebruik wordt voortdurend
geregistreerd terwijl de monteur werkt en, wanneer het order is
uitgevoerd, wordt de informatie direct naar het boekhoudsysteem
doorgestuurd, en de factuur kan meteen worden uitgeschreven. De snelle
facturering verbetert niet alleen de liquiditeit van Danvas, de klanten
zijn ook tevreden. “De klanten willen graag meteen op de hoogte zijn van
hun kosten en daarom zo vlug mogelijk de factuur ontvangen”, zegt Bo
Jørgensen. Hij voegt eraan toe dat de snelle registratie bij het afsluiten
van de maand een beter overzicht geeft van de werken die nog niet zijn
beëindigd.
Juiste oplossing
Het hoofd van de administratie, Steen Markussen, zegt: “Dat was de juiste
oplossing tegen de juiste prijs. Het kon makkelijk in ons ERP-systeem
worden geïntegreerd. Het systeem heeft een geschikt formaat, en we voelen
ons de hele tijd visueel in contact. WPA berekende ook snel een prijs voor
het systeem, in tegenstelling tot een concurrerend aanbod, dat overigens
niet in ons boekhoudsysteem kon worden geïntegreerd.”
Danvan had er bijna een jaar aan besteed om de juiste oplossing te vinden.
“Het was belangrijk voor ons dat het een standaard oplossing was, die
overzichtelijk was in verband met integratie en support. De combinatie van
Lundberg Data en WPA was een goede zaak. Alles wordt op de voet gevolgd”,
aldus Bo Jørgensen.
Danvan is gestart met twee werknemers die het systeem gebruikten. Na een
maand was het de beurt aan de tien andere werknemers. De cursus werd op
vrijdagnamiddag gegeven en tijdens het weekend kregen de monteurs de
kleine handcomputers mee naar huis. “Ze kregen te horen dat ze niets
konden in de war sturen, waar ze ook op drukten... en zo werd er met de
machientjes gespeeld”, herinnert zich Bo Joergensen. En hij besluit: “Na
zowat drie maanden was iedereen met de uitrusting vertrouwd en kon het
systeem optimaal functioneren.” «
WPA Mobile
La communication sans fil pour traiter les commandes à distance WPA Mobile propose un système sans fil permettant le traitement des ordres
pour le service technique extérieur. Cela signifie que votre technicien
peut recevoir des missions/commandes lorsqu’il est actif en service
extérieur également. C’est possible via un PDA ou un laptop directement
connecté au système ERP de l’entreprise. Dès qu’une mission/commande est terminée, il peut enregistrer le nombre
d’heures et les pièces de rechange dont il a eu besoin. Ces informations
sont alors renvoyées au système ERP. Le technicien peut également rédiger
automatiquement des rapports d’entretien, recevoir la signature du client,
utiliser un système de navigation et bien d’autres choses. Au bureau,
l’employé administratif dispose d’un calendrier offrant un aperçu
graphique en temps réel des techniciens en service extérieur et du statut
de tous les ordres. Au début, le concept original de la gamme logicielle
WPA était destiné essentiellement à résoudre des problèmes spécifiques
liés à des services au niveau de la plomberie, de l’électricité et de la
construction. Aujourd’hui, il aide un grand nombre d’entreprises à
améliorer leurs procédures de travail et à réduire leurs frais. Le
logiciel WPA a été conçu en étroite collaboration avec Microsoft.
Un effet positif sur le résultat final
La solution proposée est basée sur un contrat de leasing selon lequel WPA
Mobile assure l’hébergement, la sécurité des données, les mises à jour,
etc. Le logiciel coûte 42 euros par utilisateur par mois. D’après le
constructeur, les utilisateurs et les clients bénéficient d’un retour sur
investissement rapide et peuvent réaliser des économies dès les douze
premiers mois, car :
§ La facturation électronique permet à chaque technicien d’entretien de
gagner environ une demi-heure à une heure de paperasserie chaque jour.
Cela équivaut à une économie annuelle de 5.000 € par technicien
d’entretien.
§ Un meilleur contrôle des stocks et de l’inventaire permet un gain total
supplémentaire d’1 à 2 %.
§ Un meilleur cash-flow, car le technicien peut remettre ses factures sur
place. Cela accélère d’au moins 10 jours le cycle de facturation et met
plus d’argent à la disposition de l’entreprise.
§ WPA allège le travail administratif et permet une comptabilité plus
rapide, une meilleure administration des coûts et une meilleure
facturation. Vous économisez en moyenne 7 minutes par ordre.
§ Le système permet une gestion plus efficace du magasin, ce qui libère
des moyens et améliore le planning logistique.
§ Meilleur planning, aperçu plus rapide des procédures de production et de
travail et chiffres de vente en hausse.
§ Offre de services améliorée : votre client sait précisément quels
services il reçoit et quand.
Considérations techniques
Le WPA Mobile a été conçu dans un environnement Microsoft et ne dépend
d’aucun matériel. Les solutions ont été développées sur la plateforme .NET
de Microsoft et peuvent être intégrées à d’autres technologies comme
Microsoft Office. Les produits mobiles sont orientés vers le futur et
basés sur la Microsoft Mobile Platform qui utilise une solution technique
3G et d’autres standards prévus dans la technologie mobile et PDA.
L’installation de solutions WPA se fait rapidement et sans problème grâce
à la technologie “Click-Once”. C’est aussi facile que la saisie d’un
hyperlien. Si vous utilisez l’intégration système ERP, vous pouvez
facilement recourir à des standards comme le transfert de fichiers XML, le
transfert SQL ou les services basés sur le web.
Martin Skou
Encadré:
Dans la pratique : Danvan
Danvan, une entreprise vendant des systèmes de pulvérisation avec service
aux pépinières, a décidé fin 2003 de mettre en œuvre un système de service
mobile WPA Mobile. L’aspect décisif dans ce choix a été le fait qu’il
s’agissait d’un système standard basé sur Microsoft, qui peut être intégré
dans la plupart des systèmes comptables.
« La situation de nos liquidités est aujourd’hui optimale parce que tout
est traité dans le système directement, et non plus beaucoup plus tard
parce qu’un formulaire de travail a été oublié ou a disparu », observe Bo
Jørgensen. L’entreprise ne doit plus traiter des tonnes de papier et les
probabilités de commettre des erreurs sont également réduites parce que
l’administration et le magasin ne doivent plus se débattre avec des
écritures illisibles et des papiers chiffonnés. Sur leur PDA, les monteurs
restent en permanence en contact avec le siège et le système comptable, où
qu’ils se trouvent dans le pays. Lars Steffensen, un des 12 monteurs de
Danvan, maîtrise cette technologie : « Le principal avantage du WPA est
que nous ne devons plus beaucoup écrire. Le traitement des ordres est donc
devenu bien plus facile. »
Terminaux sans fil
Dans leur voiture de service, les monteurs disposent d’un terminal sans
fil. Ils y reçoivent ou y choisissent leurs tâches. En outre, ils
obtiennent, sous forme électronique, toutes les informations
indispensables relatives à leur tâche. Les matériels et le temps utilisé
sont enregistrés en permanence alors même que le monteur travaille.
Lorsque l’ordre a été exécuté, les informations sont envoyées directement
au système comptable et la facture peut être rédigée immédiatement. Cette
facturation rapide améliore les liquidités de Danvan mais satisfait aussi
les clients. « Les clients souhaitent savoir directement ce qu’ils vont
devoir payer et donc recevoir la facture le plus vite possible », déclare
Bo Jørgensen. Et il ajoute que l’enregistrement rapide lors de la clôture
du mois permet d’obtenir un meilleur aperçu des travaux qui ne sont pas
encore terminés.
La solution juste
Steen Markussen, directeur administratif, assure à son tour : « C’était la
juste solution au juste prix. Elle s’intégrait facilement dans notre
système ERP. Le format du système est adéquat et nous restons à tout
moment en contact visuel. De plus, WPA a remis rapidement son offre de
prix pour le système, contrairement à un concurrent, dont le produit ne
pouvait d’ailleurs pas être intégré dans notre système comptable. »
Danvan a consacré près d’un an à trouver la bonne solution. « Il était
important pour nous que ce soit une solution standard et simple en termes
d’intégration et d’assistance. La combinaison de Lundberg Data et WPA
s’est avérée idéale. Tout est suivi pas à pas », confirme Bo Jørgensen.
Danvan a commencé par familiariser deux travailleurs au système. Au bout
d’un mois, les dix autres s’y sont convertis. La formation a été donnée un
vendredi après-midi, après quoi les monteurs ont emporté leur petit
appareil chez eux pour le week-end.
«On leur a dit qu’ils ne pouvaient rien dérégler, quel que soit le bouton
sur lequel ils appuyaient… Ils ont joué tout le week-end avec leur
machine », se souvient Bo Jørgensen avant de conclure : « Au bout
d’environ trois mois, chacun s’était familiarisé avec l’appareil et le
système fonctionnait de façon optimale.» «
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